Arm, aber sexy Event: Veranstalten mit kleinem Budget – Unsere Fragen an die Veranstaltungsexpertin aus dem Non-Profit Bereich Lissy Klötzner

eventsofa: Lissy, du bringst deine langjährige Erfahrung im Veranstaltungsmanagement jetzt im Non-Profit Bereich ein. Und hier ist das Budget für Veranstaltungen noch mal geringer. Wie kann man sein Event dennoch zu etwas Besonderem werden lassen? Was sagt deine Erfahrung?

Lissy: Gutes Event trotz kleinem Budget? Teilweise schwierig, aber machbar. Es hängt hier immer sehr stark vom Teilnehmerkreis und deren Erwartungen ab. Ich organisiere derzeit hauptsächlich Veranstaltungen für Sozialarbeiter, da sind die Erwartungen meist recht moderat. Trotz allem haben wir den Anspruch unseren Mitarbeitern eine unvergessliche Veranstaltung zu bieten, um uns für ihr unglaubliches Engagement in dieser Form zu bedanken.

Da es tatsächlich meist sehr schwierig ist eine besondere Veranstaltungslocation für wenig Geld zu finden, erst recht in Berlin, muss man sich viele Gedanken über die inhaltliche Ausgestaltung des Events machen und z.B. mit einer unvergesslichen Moderation oder einem guten „Showact“ punkten. Am Ende ist das „A und O“ Menschen zueinander zu bringen, sie an einem „WIR-Gefühl“ teilhaben zu lassen und sie durch das Event in den Mittelpunkt zu stellen. Das ist auch mit weniger Geld machbar.

Die Erfahrung zeigt auch, dass man am Essen zuletzt sparen sollte, da kann die Location noch so toll sein, wenn das Essen nicht stimmt, ist der gute Gesamteindruck hinüber.

eventsofa: Bei welchen Faktoren lässt sich überhaupt Geld einsparen? Gibt es vielleicht auch so was wie „günstige“ Zeitpunkte im Jahr?

Lissy: Geld sparen lässt sich tatsächlich, wenn man z.B. die Weihnachtsfeier nicht an einem Freitag, sondern unter der Woche durchführt oder wenn man eine Location wählt, die nicht so verkehrsgünstig liegt.

Als gemeinnütziger Verein oder NGO ist es außerdem auch immer sehr hilfreich, offen und transparent zu kommunizieren, dass man nur ein eingeschränktes Budget zur Verfügung hat und dann lässt sich auch bei guten Locations immer noch einmal etwas rausholen.

eventsofa: Wie kommst du an günstige Veranstaltungsorte? Wo sucht man am besten danach?

Lissy: Hier sucht man in der Tat immer wieder die bekannte Stecknadel im Heuhaufen. Zunächst greift man auf seinen Erfahrungsschatz zurück. Neulich habe ich dann versucht über das Berlin Convention Office ein Location-Angebot zu erhalten – für unter 50 Teilnehmer, möglichst günstig – absolut keine Chance, hier habe ich überhaupt keinen Vorschlag bekommen.

Zum Glück ist mir dann eventsofa gleich wieder eingefallen und da wurde ich dann auch sofort fündig, denn eventsofa besticht sowohl durch Quantität als auch durch Qualität bei den angebotenen Locations. Für jeden ist hier etwas dabei, besonders hilfreich sind die Bewertungen von anderen. Oft sehe ich hier sogar schon einen Preis und kann somit gleich einschätzen, ob die Location in Frage kommt oder eher nicht. Absolut genial!

eventsofa: Hast du ein paar Location-Tipps für günstige Veranstaltungsorte für uns?

Lissy: Für eine kleine Klausurtagung, ein Seminar im kleinen Kreis mit bis zu 20 Personen empfehle ich immer wieder gerne das Hotel Fährhaus: Es liegt etwas außerhalb von Berlin, ist aber sehr empfehlenswert, auch mit kleinem Geldbeutel. Ansonsten haben wir auch sehr gute Erfahrungen mit allen drei Locations des Umweltforums Berlin gemacht.

eventsofa: Verrätst du uns zum Schluss etwas über deine bislang günstigste Veranstaltung? Wie hoch war das Budget? Was war das für ein Event und wo hat das ganze stattgefunden?

Lissy: Nun, die günstigste Veranstaltung war definitiv nicht die beste und leider gibt es die Location nicht mehr. Aber eine Veranstaltung, wo das Preis-Leistungs-Verhältnis definitiv gestimmt hat und von der die Mitarbeiter noch heute (nach 3 Jahren) sprechen war eine Schifffahrt an einem lauen Sommerabend mit der „Philippa“ des Anbieters Van Loon:

Kosten: 50,00 EUR brutto pro Person mit tollem mediterranem Buffet, 3-stündiger Schiffstour über Spree und Landwehrkanal und sehr nettem Service-Personal. Getränke kamen noch on top, aber alle Preise auch hier sehr moderat. Da das Schiff sehr nett eingerichtet war, brauchten wir nicht mal in die Deko zu investieren. Wir haben hier eine Mitarbeiterveranstaltung anlässlich unseres 25-jährigen Vereinsjubiläums durchgeführt, mit insgesamt 80 Teilnehmern.

Zugegeben, mit dem Wetter hatten wir einfach riesiges Glück…aber das gehört zu jeder tollen Veranstaltung einfach dazu.

eventsofa: Besten Dank für die Einblicke und deine Location- und Veranstaltungs-Tipps aus der Praxis! Ihr habt noch weitere Fragen? Her damit! Wir freuen uns über eure Beiträge über die Kommentarfunktion.

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