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Insgesamt 185 Gesetze gibt es zum Datenschutz – doch was genau steht drin und was ist das wichtigste dabei? Diese und noch mehr Fragen zur DSGVO beantwortete Jürgen Recha beim vergangenen sofatalk in der Forum Factory. Jürgen Recha ist Profi in dieser Branche und Gründer der Firma interev GmbH, die sich ausschließlich mit diesem Thema befasst und auch den Isaca-Award gewann.

Fakt ist: Auch mit der neuen DSGVO kam nicht viel neues dazu, es wurde vieles nur umformuliert.

Der wichtigste Punkt ist für ihn die Würde des Menschen, bezogen auf den 1. Artikel unseres Grundgesetzes “Die Würde des Menschen ist unantastbar”. Genau das sollte man sich beim Umgang mit Daten, seien sie von Kunden, Mitarbeitern oder anderen, fragen: Ist das, was ich mit diesen Daten mache, würdevoll? Hierbei ist egal, ob es sich um Speicherung, Weitergabe oder sonstige Verwendung handele.

Egal ob 1-Mann-Unternehmen oder Großkonzern – als Unternehmen in der Eventbranche sollte man folgende sieben Schritte befolgen.

Analysieren

Welche personenbezogenen Daten habe ich? Wo sind die Daten? Wer hat darauf Zugriff? Sind diese angemessen abgesichert? Gebe ich diese an Dritte weiter? Wie lange halte ich Sie? Und dies bei meinen Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten. Zu personenbezogenen Daten gehört noch mehr als nur der Name. Personenbezogene Daten sind alle Angaben, durch die eine Person identifiziert und ausfindig gemacht werden kann.  Besonders schützenswert sind alle Angaben, die für die Person zur Gefahr werden können: Konfession, Sexualität, Gesundheit und Religion. Diese Daten dürfen unter keinen Umständen an Dritte gelangen – da dies gegen die Würde des Menschen verstößt. Doch auch bei Lieferanten, Druckerei und Co. sollte man sich fragen: Wie gehen die mit den Daten um, die ich ihnen gebe? Ist das würdevoll? Auch bei Cloud-Servern ist Vorsicht geboten, vor allem wenn die Daten nicht in Deutschland gespeichert werden.

Erkenntnisse aufschreiben

Sobald ich das habe, habe ich auch das Verzeichnis meiner Verarbeitungstätigkeit. Sprich: Welche Daten werden verarbeitet? Wo werden diese verarbeitet? Wofür werden diese genutzt?

Gehe ich würdevoll mit den Daten um?

Diese Kernfrage solltest du dir im dritten Schritt stellen. Ist alles, was ich mit den Daten tue, würdevoll? Und: Ist es im Sinne der Kunden, was ich damit tue?

Umsetzung der Rechte der Betroffenen

In diesem Schritt legst du ein Verfahren fest, wie du mit Auskunft, Widerruf, Berichtigung aber auch dem Löschen von Daten umgehst. Wie lange darfst du Daten speichern? Was ist, wenn ein Kunde um Löschung bittet? All diese Fragen und die Umsetzung der Lösung sind dein vierter Schritt.

Formalismus

Auch im Datenschutz geht es nicht ohne diverse wichtige Formulare und Dokumente. Einige wichtige Formulare solltest du fertig bzw. anderen vorgelegt haben. Diese gibt es z.B. unter www.dsgvo-paket.de als DSGVO-Komplettpaket.

Internetauftritt

Auch die Datenschutzerklärung deines Internetauftritts ist von enormer Wichtigkeit!  Entspricht dieser der aktuellen Rechtsprechung? Gefährlich sind die derzeit weit verbreiteten Generatoren. Eine personifizierte Erstellung durch einen Fachmann ist in dem o.g. DSGVO-Komplettpaket inbegriffen.

Und wenn ich mehr als 9 Personen habe?

Dann lass dir Punkt 1-6 durch den Datenschutzbeauftragten erstellen und kümmere dich um deine Eventfirma.

Abschließend lässt sich sagen, dass es zwar viel zu beachten gibt, die DSGVO aber auch kein Hexenwerk ist. Fakt ist auch, dass 100% Datenschutz nicht funktioniert. Der Schlüssel ist der verantwortungsvolle bzw. würdevolle Umgang mit den Daten. Wenn du die hier genannten sieben Punkte verfolgst und beachtest, machst du auf jeden Fall nichts falsch.

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