Top 5 außergewöhnliche MICE Locations für Hotel Muffel in Hamburg

Hamburg, meine Perle – Die Hansestadt vereint den bezaubernden Flair von Altstadtvillen aus rotem Ziegel mit lieblichen Elementen und klassisch nordischer Ehrlichkeit. Schietwetter und Fischmarkt, beeindruckende Speicherstadt und Wasserblick– Hamburg ist eine Stadt zum Verlieben.

MICE Location Hamburg
So schön kann Hamburg sein! // Bild: Penthouse Elb-Panorama

Und auch Wirtschaft und Kultur boomen in der zweitgrößten Stadt Deutschlands.

Wir stellen Dir hier 5 besonders beeindruckende Locations für Dein MICE Event vor, in denen eine echte Hamburger Seele steckt und die durch Individualität und Charakter statt standardisierter Einheitlichkeit überzeugen.

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Arm, aber sexy Event: Veranstalten mit kleinem Budget – Unsere Fragen an die Veranstaltungsexpertin aus dem Non-Profit Bereich Lissy Klötzner

eventsofa: Lissy, du bringst deine langjährige Erfahrung im Veranstaltungsmanagement jetzt im Non-Profit Bereich ein. Und hier ist das Budget für Veranstaltungen noch mal geringer. Wie kann man sein Event dennoch zu etwas Besonderem werden lassen? Was sagt deine Erfahrung?

Lissy: Gutes Event trotz kleinem Budget? Teilweise schwierig, aber machbar. Es hängt hier immer sehr stark vom Teilnehmerkreis und deren Erwartungen ab. Ich organisiere derzeit hauptsächlich Veranstaltungen für Sozialarbeiter, da sind die Erwartungen meist recht moderat. Trotz allem haben wir den Anspruch unseren Mitarbeitern eine unvergessliche Veranstaltung zu bieten, um uns für ihr unglaubliches Engagement in dieser Form zu bedanken.

Da es tatsächlich meist sehr schwierig ist eine besondere Veranstaltungslocation für wenig Geld zu finden, erst recht in Berlin, muss man sich viele Gedanken über die inhaltliche Ausgestaltung des Events machen und z.B. mit einer unvergesslichen Moderation oder einem guten „Showact“ punkten. Am Ende ist das „A und O“ Menschen zueinander zu bringen, sie an einem „WIR-Gefühl“ teilhaben zu lassen und sie durch das Event in den Mittelpunkt zu stellen. Das ist auch mit weniger Geld machbar.

Die Erfahrung zeigt auch, dass man am Essen zuletzt sparen sollte, da kann die Location noch so toll sein, wenn das Essen nicht stimmt, ist der gute Gesamteindruck hinüber.

eventsofa: Bei welchen Faktoren lässt sich überhaupt Geld einsparen? Gibt es vielleicht auch so was wie „günstige“ Zeitpunkte im Jahr?

Lissy: Geld sparen lässt sich tatsächlich, wenn man z.B. die Weihnachtsfeier nicht an einem Freitag, sondern unter der Woche durchführt oder wenn man eine Location wählt, die nicht so verkehrsgünstig liegt.

Als gemeinnütziger Verein oder NGO ist es außerdem auch immer sehr hilfreich, offen und transparent zu kommunizieren, dass man nur ein eingeschränktes Budget zur Verfügung hat und dann lässt sich auch bei guten Locations immer noch einmal etwas rausholen.

eventsofa: Wie kommst du an günstige Veranstaltungsorte? Wo sucht man am besten danach?

Lissy: Hier sucht man in der Tat immer wieder die bekannte Stecknadel im Heuhaufen. Zunächst greift man auf seinen Erfahrungsschatz zurück. Neulich habe ich dann versucht über das Berlin Convention Office ein Location-Angebot zu erhalten – für unter 50 Teilnehmer, möglichst günstig – absolut keine Chance, hier habe ich überhaupt keinen Vorschlag bekommen.

Zum Glück ist mir dann eventsofa gleich wieder eingefallen und da wurde ich dann auch sofort fündig, denn eventsofa besticht sowohl durch Quantität als auch durch Qualität bei den angebotenen Locations. Für jeden ist hier etwas dabei, besonders hilfreich sind die Bewertungen von anderen. Oft sehe ich hier sogar schon einen Preis und kann somit gleich einschätzen, ob die Location in Frage kommt oder eher nicht. Absolut genial!

eventsofa: Hast du ein paar Location-Tipps für günstige Veranstaltungsorte für uns?

Lissy: Für eine kleine Klausurtagung, ein Seminar im kleinen Kreis mit bis zu 20 Personen empfehle ich immer wieder gerne das Hotel Fährhaus: Es liegt etwas außerhalb von Berlin, ist aber sehr empfehlenswert, auch mit kleinem Geldbeutel. Ansonsten haben wir auch sehr gute Erfahrungen mit allen drei Locations des Umweltforums Berlin gemacht.

eventsofa: Verrätst du uns zum Schluss etwas über deine bislang günstigste Veranstaltung? Wie hoch war das Budget? Was war das für ein Event und wo hat das ganze stattgefunden?

Lissy: Nun, die günstigste Veranstaltung war definitiv nicht die beste und leider gibt es die Location nicht mehr. Aber eine Veranstaltung, wo das Preis-Leistungs-Verhältnis definitiv gestimmt hat und von der die Mitarbeiter noch heute (nach 3 Jahren) sprechen war eine Schifffahrt an einem lauen Sommerabend mit der „Philippa“ des Anbieters Van Loon:

Kosten: 50,00 EUR brutto pro Person mit tollem mediterranem Buffet, 3-stündiger Schiffstour über Spree und Landwehrkanal und sehr nettem Service-Personal. Getränke kamen noch on top, aber alle Preise auch hier sehr moderat. Da das Schiff sehr nett eingerichtet war, brauchten wir nicht mal in die Deko zu investieren. Wir haben hier eine Mitarbeiterveranstaltung anlässlich unseres 25-jährigen Vereinsjubiläums durchgeführt, mit insgesamt 80 Teilnehmern.

Zugegeben, mit dem Wetter hatten wir einfach riesiges Glück…aber das gehört zu jeder tollen Veranstaltung einfach dazu.

eventsofa: Besten Dank für die Einblicke und deine Location- und Veranstaltungs-Tipps aus der Praxis! Ihr habt noch weitere Fragen? Her damit! Wir freuen uns über eure Beiträge über die Kommentarfunktion.

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du bequem und schnell die perfekte Location für deine Veranstaltung,
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Event Locations in Berlin.

Mit Sicherheit zur gelungenen Veranstaltung

Dieser Artikel erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und stellt keine Rechtsauskunft dar.

Eine eigene Veranstaltung hat fast jeder schon einmal selbst organisiert. Spätestens danach ist jedem klar, so rauschend das Fest auch war, Planung und Organisation davor kosten so einige Nerven und vor allem Zeit!

Was vielen unbewusst ist: Ab einer Gästezahl von über 200 Personen oder bei einer Outdoor-Veranstaltung (wenn die Anlage mehr als 1000 Besucher fasst und ganz oder teilweise aus baulichen Anlagen besteht) gelten strengere rechtliche Regeln. Hier werden erhöhte Anforderungen an den Brandschutz und die Flucht- und Rettungswege gestellt. Deswegen ist es für den Veranstalter besonders wichtig, sich schon im Vornherein über seine Rechte und Pflichten im Klaren zu sein. Einige Veranstalter vergessen bei ihren Planungen, dass sie nicht nur eine gute Organisation an den Tag legen müssen, sondern auch für die Sicherheit ihrer Gäste verantwortlich sind. Deshalb lohnt sich hier ein Blick in die Versammlungsstättenverordnung (in Berlin: Betriebs-Verordnung, § 32 – siehe Bild). Hier ist bundeslandspezifisch die Rechtsverordnung festgehalten, die Bau und Betrieb der Locations regeln. (Näheres z.B. bei Wikipedia nachlesbar.)

Betriebs-Verordnung Berlin, § 32
Betriebs-Verordnung Berlin, § 32

Grundsätzlich haftet im Schadensfall der Betreiber der Location. Jedoch werden oftmals per Vertrag die Pflichten auf den Veranstaltungsleiter übertragen. Deshalb sollte man u.a. die folgenden Punkte beachten:

  • Sicherheit der Gäste und Einhaltung der (baurechtlichen) Vorschriften
  • Anwesenheitspflicht des Veranstaltungsleiters während der Veranstaltung
  • Zusammenarbeit mit dem Ordnungsdienst, der Brandsicherheitswache und dem Sicherheitsdienst muss gewährleistet sein
  • Um die Veranstaltung durchführen zu können, sollten die Sicherheit und die damit verbundene Technik (z.B. Rauchmelder) betriebsbereit sein

Um möglichen Sicherheitsrisiken aus dem Weg zu gehen, lohnt es sich bereits im Vorfeld ein Sicherheitskonzept zu erstellen. Dies ist nichts anderes als eine strukturierte Organisation, die die Maßnahmen auflistet, die zur Sicherheit beitragen. Dadurch wird gewährleistet, dass Notfälle eingeplant sind und man schnell darauf reagieren kann.

Um den bestmöglichen Standard zu garantieren sind z.B. folgende Vorkehrungen zu treffen:

  1. Zu allererst sollte man sich über betriebliche Maßnahmen im Klaren sein. Soll heißen: Führt man ein Glasverbot, Rauchverbot etc. sowie eine Zutrittseinschränkung ein?
  2. Dann sollte man die Notfallorganisation in Sachen Brandschutz kontrollieren:  Zum Beispiel: Sind funktionierende Rauchmelder und Feuerlöscher vorhanden? Sind alle Sicherheitswege zugänglich?
  3. Auch die Erste Hilfe sollte garantiert sein. Existiert ein Verbandskasten? Kann jemand vom  Personal als Ersthelfer fungieren und kann eine reibungslose Übergabe an den Rettungsdienst erfolgen?
  4. Zum Schluss sollte man die technischen Maßnahmen überprüfen: Sind Absperrungen vorhanden? Sind alle Kabel abgedeckt? Sollen Einlassschleusen angebracht werden? etc.

Nichtsdestotrotz können Unfälle nicht 100%ig ausgeschlossen werden. Eine genaue Absprache mit dem Vermieter ist in jedem Fall nötig. Hilfreich können auch Fotos der Räumlichkeiten sein, um bei möglichen Schadensfällen etwas in der Hand zu haben.

Bei der ganzen Planung sollte man jedoch nicht den Spaß an der Sache verlieren und sich auf einen tollen Abend freuen. Somit viel Spaß beim Organisieren deiner eigenen Feier und ein rauschendes Fest, das mit Sicherheit gelingen wird!

by Laura

 

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Startup Day auf der Webinale 2012

Heute haben wir uns und eventsofa auf dem Startup Day, dem Special Day auf der Webinale 2012, mit neuem Input, guten Gesprächen und interessanten Menschen gerüstet. Eine empfehlenswerte Veranstaltung powered by Berlin Startup Academy. Erfahrene Internet CEOs haben ihr Know-how und Handwerk in Sachen Technologie, Vertrieb, Marketing, Förderprogramme und Finanzierung weitergegeben. Der Startup Day schloss mit einer Präsentationsrunde von acht Risikokapitalgebern: vom Business Angel über Inkubatoren und „klassischen“ VCs bis zu Media for Equity und Crowdfunding (siehe Bild Nr. 3 dieses Beitrags). Die Folien der einzelnen Sessions sollen demnächst auf der Webinale Website zum Download zur Verfügung stehen.

Übrigens hat die Konferenz im Maritim proArte an der Friedrichstraße in Berlin stattgefunden. Ihr wart auch da oder kennt die Location? Hinterlasst eine Bewertung auf eventsofa.

Webinale 2012
Webinale 2012
Startup Day auf der Webinale 2012
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Startup Day: Präsentationsrunde von acht Risikokapitalgebern
Startup Day: Präsentationsrunde von acht Risikokapitalgebern

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Crash, Boom, Bang – Wie wird meine Veranstaltung zum einzigartigen Erlebnis? Unsere Fragen an die Eventexpertin Maximiliane Klinger

eventsofa: Jeder Gastgeber und Veranstalter will, dass sich seine Gäste an das Event erinnern können. Ob Konferenz, Firmenfeier oder Hochzeit – Wie wird das Event zum Erlebnis?

Eventexpertin Maximiliane Klinger
Eventexpertin Maximiliane Klinger

Maximiliane Klinger: Veranstaltungen werden aus den unterschiedlichsten Gründen gegeben, Gastgeber und Gäste sind verschieden. Deshalb ist es schwer, eine Zauberformel für DEN gelungenen Event vorzuschlagen. Als Eventmanager versucht man deshalb zu allererst grundsätzliche Fragen zu stellen, um ein Veranstaltungskonzept auf die individuellen Bedürfnisse des Gastgebers und vor allem der Gäste auszulegen.

Für wen und warum wird die Veranstaltung organisiert? Was sollen die Teilnehmer vom Event mitnehmen – Freude? Begeisterung? Neu Gelerntes? Von diesen und anderen entscheidenden Antworten leiten sich weitere wichtige Fragen und Herausforderungen ab. Zum Beispiel, welche Location gibt dem Event den passenden Rahmen?

eventsofa: Welche Rolle spielt die Location dabei? Und wo sucht man am besten danach?

Maximiliane Klinger: Wie soeben bemerkt: eine ganz Entscheidende! Die Location ist neben Programmpunkten, das Element, das der Veranstaltung eine Seele gibt. Durch die Wahl der richtigen Räumlichkeiten kann ein Eventmanager großen Einfluss auf die Gefühlswelt des Teilnehmers nehmen.

Stellt euch einfach folgende Situationen vor: Ein gläserner Fahrstuhl bringt dich auf die Dachterrasse eines 20-stöckigen Hauses, du steigst aus und erblickst ganz Berlin unter dir. Oder, du läufst einen langen Flur entlang, steigst eine Treppe hinab, wirst durch drei große, quietschende Holztüren geführt und hinter der letzten trittst du in ein kerzenerleuchtetes Kellergewölbe ein. Die Location versetzt dich in zwei völlig unterschiedliche Gefühlszustände.

Die Schwierigkeit für uns Eventmanager ist es, zur Zielsetzung und zum Charakter der Veranstaltung passende Räumlichkeiten zu finden. Und in unserer Wahl originell zu bleiben. Deshalb bin ich auch immer auf der Suche nach neuen, mir noch unbekannten Locations. Ich bin sehr froh für solche Herausforderungen auf eventsofa zurückgreifen zu können. Nicht nur ist die schiere Anzahl der Locations hilfreich, Neues zu entdecken, vor allem profitiere ich von den Vorstellungen und teilweise persönlichen Einschätzungen der eventsofa-Community. Die Kommentare helfen mir eine Location auch ohne eigenen Besuch grob einschätzen zu können. Und bei der Masse an Veranstaltungsräumen erspart mir das eine Menge wertvolle Zeit – vor allem, wenn ich nach Räumlichkeiten in anderen Städten suche.

eventsofa: Wie wichtig ist das Storytelling – zu Deutsch Geschichtenerzählen – für ein Event? Kannst du hier ein Beispiel geben?

Maximiliane Klinger: Storytelling wird wichtig, wenn ein Event Inhalte transportieren muss. Das ist besonders bei markenstärkenden und weiterbildenden Veranstaltungen wichtig. Mit der fortschreitenden Professionalisierung des Eventmanagements hat jedoch fast jede Veranstaltung diesen Anspruch. Denn welche Daseinsberechtigung hat eine Veranstaltung, wenn sie nichts aussagt?

Von den erwünschten Inhalten und der Teilnehmerstruktur sollten die Dramaturgie und die Inszenierung der Veranstaltung abgeleitet werden. Das bedeutet zum Beispiel, dass eine Produkteinführung eines neuen Sportschuhs für den Endkonsumenten von einer Bühnenshow und/oder einem Programm begleitet wird. Das Programm wird einem sich aufbauenden Spannungsbogen angepasst und findet mit der Präsentation des neuen Models seinen Höhepunkt. Anders verhält es sich mit einer Mitarbeiterweiterbildungsveranstaltung: Inhalte sollten gleichmäßig über die Dauer der Veranstaltung verteilt sein. Die Inszenierung ist abhängig von der Kultur des Unternehmens – kreativ, formell, interaktiv etc.

Und übrigens hat selbst eine Sportveranstaltung die Aufgabe eine Geschichte zu erzählen. Denn ginge es hier nur um den Spielstand, könnten wir das Spiel dann nicht einfach im Fernsehen anschauen? So folgen auch diese Events einer durchdachten Dramaturgie und setzen den Hauptinhalt, das eigentliche Spiel, durch Rahmenprogram, Catering, Merchandise etc. in Szene.

eventsofa: Hast du in Sachen Storytelling ein paar Tipps für jemanden, der noch nicht so viele Erfahrungen damit gesammelt hat?

Maximiliane Klinger: Der erste Schritt sollte sein, sich der Inhalte zu vergegenwärtigen. Welche Aussage soll die Veranstaltung haben? Ist das zu präsentierende Thema komplex oder eindeutig? Wer sind die Teilnehmer? Kennen sie die Thematik oder müssen sie langsam herangeführt werden? Die Antworten helfen zu bestimmen, ob man Themen chronologisch oder parallel präsentieren kann, emotional oder sachlich, ob der Veranstalter die Themen „pushed“ (in Form von Vorträgen, Grafiken, klaren Aussagen etc.) oder ob der Teilnehmer sich die Themen „pulled“ (in Form von interaktiven Panels, Gesprächen etc.).

Der Veranstalter hat es in der Hand: durch Dramaturgie und Inszenierung kann er Inhalte streuen, wichtig ist nur, dass am Ende der Veranstaltung die Aussage klar ist und sich wie ein roter Faden durch die einzelnen Eventbausteine zieht.

eventsofa: Gibt es Signale, die auf eine 0815-Veranstaltung hinweisen? Und wenn ja, hast du ein paar Tipps aus dem Erste-Hilfe-Kasten zur kurzfristigen Rettung?

Maximiliane Klinger: Leider ist ein Umstand, der am schwierigsten zu steuern ist, auch der oftmals auschlaggebendste: die Teilnehmerzahl. Je näher die tatsächliche Zahl der Gäste an die geplante rankommt, desto besser.

Deshalb versuchen Eventmanager Wege und Mechaniken zu finden, Teilnehmerzahlen gewiss voraussagen zu können – durch RSVPs oder Vorkasse. Sollte das misslingen und eine Veranstaltung weniger Gäste zählen als erhofft, ist ein guter Trick die Location künstlich zu verkleinern. Entweder – wenn es das Raumkonzept hergibt – einen Raum abtrennen oder nicht nutzen oder eine mobile Wand aufstellen, Stühle rausnehmen, Flächen vergrößern; einfach alles, was den Eindruck erweckt, das Event ist für den bestehenden Gästekreis konzipiert.

eventsofa: Wofür stehst du bei der Eventplanung? „Je verrückter, desto besser!“ oder „Klassisch-konservativ, mit altbewährten Mitteln zum Ziel“

Maximiliane Klinger: „Verrückt“ ist gut, sollte es aber nur sein, wenn der Teilnehmerkreis mitspielt. Deshalb ist „klassisch-konservativ“ bei manchen Veranstaltungen sicherlich der richtige Ansatz. Wovon ich aber abraten möchte, ist der Einsatz von zu vielen „altbewährten Mitteln“.

Die neuen Medien sind mittlerweile auch im Veranstaltungswesen angekommen und das durch alle Phasen eines Events hindurch: die Vermarktungsphase, die Umsetzungsphase und die Nachbereitungsphase. Twitter, Facebook und teilweise noch exotischere Anwendungen dürfen gerne und an vielen Stellen integriert und genutzt werden.

Viele Events, besonders Marketing-Events, unterliegen stark lokalen und globalen Trends und sind Spiegel des Zeitgeistes. Eventmanager sollten deshalb am Puls der Zeit sein und versuchen, den Teilnehmern Neues zu präsentieren. Da ein Event oftmals allumfassend ist, können das neue Essenstrends sein (Catering), neue Techniktrends (Displays, interaktive Module), neue Musik- und Modetrends (Bühnenprogramm, Hostessen etc.) – da sind eigentlich keine Grenzen gesetzt.

eventsofa: Besten Dank für die Einblicke & Tipps aus der Praxis! Ihr habt noch weitere Fragen? Her damit! Wir freuen uns über eure Beiträge über die Kommentarfunktion.

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