Crash, Boom, Bang – Wie wird meine Veranstaltung zum einzigartigen Erlebnis? Unsere Fragen an die Eventexpertin Maximiliane Klinger

eventsofa: Jeder Gastgeber und Veranstalter will, dass sich seine Gäste an das Event erinnern können. Ob Konferenz, Firmenfeier oder Hochzeit – Wie wird das Event zum Erlebnis?

Eventexpertin Maximiliane Klinger
Eventexpertin Maximiliane Klinger

Maximiliane Klinger: Veranstaltungen werden aus den unterschiedlichsten Gründen gegeben, Gastgeber und Gäste sind verschieden. Deshalb ist es schwer, eine Zauberformel für DEN gelungenen Event vorzuschlagen. Als Eventmanager versucht man deshalb zu allererst grundsätzliche Fragen zu stellen, um ein Veranstaltungskonzept auf die individuellen Bedürfnisse des Gastgebers und vor allem der Gäste auszulegen.

Für wen und warum wird die Veranstaltung organisiert? Was sollen die Teilnehmer vom Event mitnehmen – Freude? Begeisterung? Neu Gelerntes? Von diesen und anderen entscheidenden Antworten leiten sich weitere wichtige Fragen und Herausforderungen ab. Zum Beispiel, welche Location gibt dem Event den passenden Rahmen?

eventsofa: Welche Rolle spielt die Location dabei? Und wo sucht man am besten danach?

Maximiliane Klinger: Wie soeben bemerkt: eine ganz Entscheidende! Die Location ist neben Programmpunkten, das Element, das der Veranstaltung eine Seele gibt. Durch die Wahl der richtigen Räumlichkeiten kann ein Eventmanager großen Einfluss auf die Gefühlswelt des Teilnehmers nehmen.

Stellt euch einfach folgende Situationen vor: Ein gläserner Fahrstuhl bringt dich auf die Dachterrasse eines 20-stöckigen Hauses, du steigst aus und erblickst ganz Berlin unter dir. Oder, du läufst einen langen Flur entlang, steigst eine Treppe hinab, wirst durch drei große, quietschende Holztüren geführt und hinter der letzten trittst du in ein kerzenerleuchtetes Kellergewölbe ein. Die Location versetzt dich in zwei völlig unterschiedliche Gefühlszustände.

Die Schwierigkeit für uns Eventmanager ist es, zur Zielsetzung und zum Charakter der Veranstaltung passende Räumlichkeiten zu finden. Und in unserer Wahl originell zu bleiben. Deshalb bin ich auch immer auf der Suche nach neuen, mir noch unbekannten Locations. Ich bin sehr froh für solche Herausforderungen auf eventsofa zurückgreifen zu können. Nicht nur ist die schiere Anzahl der Locations hilfreich, Neues zu entdecken, vor allem profitiere ich von den Vorstellungen und teilweise persönlichen Einschätzungen der eventsofa-Community. Die Kommentare helfen mir eine Location auch ohne eigenen Besuch grob einschätzen zu können. Und bei der Masse an Veranstaltungsräumen erspart mir das eine Menge wertvolle Zeit – vor allem, wenn ich nach Räumlichkeiten in anderen Städten suche.

eventsofa: Wie wichtig ist das Storytelling – zu Deutsch Geschichtenerzählen – für ein Event? Kannst du hier ein Beispiel geben?

Maximiliane Klinger: Storytelling wird wichtig, wenn ein Event Inhalte transportieren muss. Das ist besonders bei markenstärkenden und weiterbildenden Veranstaltungen wichtig. Mit der fortschreitenden Professionalisierung des Eventmanagements hat jedoch fast jede Veranstaltung diesen Anspruch. Denn welche Daseinsberechtigung hat eine Veranstaltung, wenn sie nichts aussagt?

Von den erwünschten Inhalten und der Teilnehmerstruktur sollten die Dramaturgie und die Inszenierung der Veranstaltung abgeleitet werden. Das bedeutet zum Beispiel, dass eine Produkteinführung eines neuen Sportschuhs für den Endkonsumenten von einer Bühnenshow und/oder einem Programm begleitet wird. Das Programm wird einem sich aufbauenden Spannungsbogen angepasst und findet mit der Präsentation des neuen Models seinen Höhepunkt. Anders verhält es sich mit einer Mitarbeiterweiterbildungsveranstaltung: Inhalte sollten gleichmäßig über die Dauer der Veranstaltung verteilt sein. Die Inszenierung ist abhängig von der Kultur des Unternehmens – kreativ, formell, interaktiv etc.

Und übrigens hat selbst eine Sportveranstaltung die Aufgabe eine Geschichte zu erzählen. Denn ginge es hier nur um den Spielstand, könnten wir das Spiel dann nicht einfach im Fernsehen anschauen? So folgen auch diese Events einer durchdachten Dramaturgie und setzen den Hauptinhalt, das eigentliche Spiel, durch Rahmenprogram, Catering, Merchandise etc. in Szene.

eventsofa: Hast du in Sachen Storytelling ein paar Tipps für jemanden, der noch nicht so viele Erfahrungen damit gesammelt hat?

Maximiliane Klinger: Der erste Schritt sollte sein, sich der Inhalte zu vergegenwärtigen. Welche Aussage soll die Veranstaltung haben? Ist das zu präsentierende Thema komplex oder eindeutig? Wer sind die Teilnehmer? Kennen sie die Thematik oder müssen sie langsam herangeführt werden? Die Antworten helfen zu bestimmen, ob man Themen chronologisch oder parallel präsentieren kann, emotional oder sachlich, ob der Veranstalter die Themen „pushed“ (in Form von Vorträgen, Grafiken, klaren Aussagen etc.) oder ob der Teilnehmer sich die Themen „pulled“ (in Form von interaktiven Panels, Gesprächen etc.).

Der Veranstalter hat es in der Hand: durch Dramaturgie und Inszenierung kann er Inhalte streuen, wichtig ist nur, dass am Ende der Veranstaltung die Aussage klar ist und sich wie ein roter Faden durch die einzelnen Eventbausteine zieht.

eventsofa: Gibt es Signale, die auf eine 0815-Veranstaltung hinweisen? Und wenn ja, hast du ein paar Tipps aus dem Erste-Hilfe-Kasten zur kurzfristigen Rettung?

Maximiliane Klinger: Leider ist ein Umstand, der am schwierigsten zu steuern ist, auch der oftmals auschlaggebendste: die Teilnehmerzahl. Je näher die tatsächliche Zahl der Gäste an die geplante rankommt, desto besser.

Deshalb versuchen Eventmanager Wege und Mechaniken zu finden, Teilnehmerzahlen gewiss voraussagen zu können – durch RSVPs oder Vorkasse. Sollte das misslingen und eine Veranstaltung weniger Gäste zählen als erhofft, ist ein guter Trick die Location künstlich zu verkleinern. Entweder – wenn es das Raumkonzept hergibt – einen Raum abtrennen oder nicht nutzen oder eine mobile Wand aufstellen, Stühle rausnehmen, Flächen vergrößern; einfach alles, was den Eindruck erweckt, das Event ist für den bestehenden Gästekreis konzipiert.

eventsofa: Wofür stehst du bei der Eventplanung? „Je verrückter, desto besser!“ oder „Klassisch-konservativ, mit altbewährten Mitteln zum Ziel“

Maximiliane Klinger: „Verrückt“ ist gut, sollte es aber nur sein, wenn der Teilnehmerkreis mitspielt. Deshalb ist „klassisch-konservativ“ bei manchen Veranstaltungen sicherlich der richtige Ansatz. Wovon ich aber abraten möchte, ist der Einsatz von zu vielen „altbewährten Mitteln“.

Die neuen Medien sind mittlerweile auch im Veranstaltungswesen angekommen und das durch alle Phasen eines Events hindurch: die Vermarktungsphase, die Umsetzungsphase und die Nachbereitungsphase. Twitter, Facebook und teilweise noch exotischere Anwendungen dürfen gerne und an vielen Stellen integriert und genutzt werden.

Viele Events, besonders Marketing-Events, unterliegen stark lokalen und globalen Trends und sind Spiegel des Zeitgeistes. Eventmanager sollten deshalb am Puls der Zeit sein und versuchen, den Teilnehmern Neues zu präsentieren. Da ein Event oftmals allumfassend ist, können das neue Essenstrends sein (Catering), neue Techniktrends (Displays, interaktive Module), neue Musik- und Modetrends (Bühnenprogramm, Hostessen etc.) – da sind eigentlich keine Grenzen gesetzt.

eventsofa: Besten Dank für die Einblicke & Tipps aus der Praxis! Ihr habt noch weitere Fragen? Her damit! Wir freuen uns über eure Beiträge über die Kommentarfunktion.

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Dein erfolgreiches Event: Checkliste zur Eventplanung

Alles steht und fällt mit der Location. Aber bevor man gleich wild mit der Recherche startet, macht es Sinn sich ein paar Gedanken zum Event zu machen. In jedem Fall sparst du eine Menge Zeit & Nerven.

Checkliste zur Eventplanung
Checkliste zur Eventplanung

Deshalb habe ich hier die wichtigsten Punkte zusammengestellt – in Frageform zum Beantworten.

1. Worum geht’s denn eigentlich?

  • Was planst du für eine Veranstaltung?
  • Und wozu?
  • Wen willst du erreichen (deine Zielgruppe)?
  • Mit wie vielen Teilnehmern rechnest du?
  • Wie alt ist deine Zielgruppe? Kann vom Alter auf einen besonderen Bedarf geschlossen werden, wie Fahrstuhl, Kindersitze etc.?)
  • Gibt es Teilnehmer mit Handicap?
  • Wann soll dein Event stattfinden? (Wie flexibel kann der Termin festgesetzt werden? Andere Veranstaltungen, Feiertage, Urlaubs-/Ferienzeit beachten)
  • Wo soll das Event stattfinden (Land, Stadt, Ort)?
  • Wie groß ist das Budget?


2. Was für eine Location suchst du?

  • Welcher Veranstaltungstyp passt zu deiner Veranstaltung? Hotel, Restaurant, Kongresszentrum, Schloss oder Schiff (…)?
  • Sollen deine Teilnehmer übernachten können?
  • Wie wichtig ist dir das Drumherum? Soll es eher abgelegen sein oder unbedingt zentral und gut erreichbar?
  • Wie reisen deine Teilnehmer an? Werden Parkplätze benötigt?
  • Catering/Verpflegung vor Ort gewünscht?
  • Wie viele Räume brauchst du?
  • Wie groß sollte der Raum bzw. sollten die Räume sein?
  • Bist du auf eine bestimmte Bestuhlungsvariante angewiesen? Theater-, Bankett- oder parlamentarische Bestuhlung?
  • Tageslicht oder Klimatisierung gewünscht?


3. Was brauchst du alles an Medien und Hilfsmitteln?

  • Welche Technik benötigst du? Beamer und Leinwand für eine Präsentation? Beschallungsanlage? Mikrofon? Internet?
  • Wie sollte der Raum ausgestattet sein? (Podium, Podest, Rednerpult, Tanzfläche, Laufsteg, Verdunklungsmöglichkeit)
  • Wird ein Techniker vor Ort gebraucht?


4. Soll’s noch ein bisschen mehr sein?

  • Bei längeren Veranstaltungen sollte das Freizeitangebot der Location und/oder Umgebung gecheckt werden.
  • Was kannst du dir für ein Rahmenprogramm vorstellen?
  • Moderator, Künstler oder Band gewünscht?

Und auf geht’s in die Location-Recherche. Jetzt kannst du viel gezielter suchen, vergleichen und die Locations direkt anfragen: www.eventsofa.de

Fehlt dir was im Fragenkatalog? Ich freue mich über Ergänzungen!

Hier findest du die Checkliste zur Eventplanung mit Platz für eigene Notizen.

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