Storytelling – So setzt Du ein durchgängiges Event Konzept ein

Interview mit Maria Pelzer von ART + IMAGE

Bei ihrer Eventplanung wird Maria Pelzer von ihrer Begeisterung und ihrem Wunsch angetrieben, ihren Gästen ein Erlebnis mit großen und kleinen Überraschungen zu bieten, denn…

„Nichts ist schlimmer als eine schnöde, langweilige Veranstaltung.“

Ihr Event Konzept sieht sie dabei wie ein Kochrezept, mit dem sie wahre Meisterwerke schafft. Wie sie das genau macht und warum sie damit so erfolgreich ist, liest Du hier im Interview.

Storytelling Marketing – Event Konzept
Maria Pelzer in Tirol: „Save the Heustadl – Make your Camp“ – Hier entsteht unter Wahrung der historischen Substanz eine Eventlocation. //Foto: © Fitz – 8/2016 – ART+IMAGE

Stell Dich doch einmal kurz vor! Wer ist Maria Pelzer?

Maria Pelzer: Meine erste Volkschullehrerin schrieb in mein Zeugnis: „Maria kann fleißig arbeiten, wenn sie will!“ Wenn ich daran denke, muss ich immer noch schmunzeln, denn heute geht es mir noch genau so.

Seit fast 30 Jahren organisiere ich nun die unterschiedlichsten Veranstaltungen – egal ob es ein kleiner, feiner Kunstausflug ist, ein Kulturprogramm, eine klassische Tagung mit einer Kollektiven Kunstaktion als Intervention oder der Weltkongress der Museumsfreunde, das spielt keine Rolle. Wichtig ist, dass mich die Begeisterung für das Tun vorantreibt, für unsere Gäste ein Erlebnis zu gestalten mit großen und kleinen Überraschungen. So sind wir ständig auf der Suche nach neuen, ungewöhnlichen und verborgenen Orten und kreativen Mitstreitern, denn nichts ist schlimmer als eine schnöde, langweilige Veranstaltung.

Warum ist ein durchgängiges Event Konzept bzw. Storytelling so wichtig für Business Events und was kann man überhaupt darunter verstehen?

Maria Pelzer: Vielleicht kann ich diese Frage ganz einfach beantworten, nehmen wir anstatt „durchgängiges Event Konzept“ das Wort „Kochrezept“, dann ist rasch deutlich, wie wichtig es ist, strukturiert und geplant zu agieren, wenn eine wichtige Veranstaltung vorbereitet wird – egal welcher Art.

Und das Wort „Storytelling“ heißt ja nichts anderes als „Geschichten zu erzählen“. Es ist heute recht gehypt und in aller Munde. Wem es gelingt, Inhalte bzw. zu vermittelndes Wissen in „Geschichten zu verpacken“, der wird besser gehört und verstanden. Diese Methode lässt sich natürlich auch auf den Event-Bereich übertragen. Tagungsgäste – egal ob Mitarbeiter, Manager oder Führungskräfte – sind heute ein sehr anspruchsvolles Klientel. Das gilt ebenso für Reisegruppen und Incentive-Gäste. Ohne Professionalität und Kreativität haben Agenturen keine Chance.

Schon während meiner Ausbildung als Sport + Kunstlehrerin habe ich gemerkt, dass Schüler nur zu packen sind, wenn es als Lehrerin gelingt, die Begeisterung für das Thema zu wecken und dann niveauvoll, anschaulich, bildlich und wohl dosiert zu präsentieren. Im Veranstaltungsbereich ist das ganz genau so, jedes Kunstwerk oder Thema kommt besonders gut zur Geltung im passenden Rahmen und wenn es perfekt platziert ist. Genau so muss bei einer Veranstaltung alles zusammenpassen – eine wohldosierte Mischung aus der Leichtigkeit des Seins mit dem sprudelnden Kultur-Katalog der Stadt. Dabei behalten wir immer unseren Kunden im Blick, mit dem wir im intensiven Austausch stehen während der Planung, Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung.

Woran erkennt man ein gut durchdachtes Firmenevent? Was darf auf keinen Fall fehlen und was darf auf keinen Fall passieren?

Maria Pelzer: Na einfach, wenn alles wie am Schnürchen läuft. Wichtig ist, dass das schon bei der richtigen Ankündigung und Information an die Gäste beginnt bis hin zur Nachbearbeitung.

Eine ordentliche Ausschilderung wird oft vergessen, dabei ist das so einfach. So gibt es unzählig viele Details, die zu beachten sind. Dann gibt es Veranstalter, die gerne an den Tontechnikkosten sparen möchten, oder der Veranstaltungsort hat eine wirklich schlechte Akustik – das ist eine Katastrophe. Das erlebe ich leider sehr oft, auch wenn ich mal bei Profi-Events eingeladen bin! Da sollte man die ganze Veranstaltung lieber nicht durchführen. Ich gehe dann, um meine Zeit nicht zu vergeuden.

Namenschilder und Teilnehmerlisten sind oft so winzig klein gedruckt, dass sie nicht gut gelesen werden können. Da tun mir die Hostessen sehr leid, die in Windeseile die richtigen Namen auf der Liste finden und abhaken müssen. Ein Ablauf sollte zeitlich so strukturiert sein, dass er auch funktioniert; wer will schon gehetzt essen oder nach einem Vortrag keine Zeit zum Gedankenaustausch haben?

Viele Details werden leider häufig nicht zu Ende gedacht. Oft wissen die Servicekräfte nicht einmal, was sie eigentlich servieren – gerade heute bei den immer wieder auftretenden Speisenunverträglichkeiten ist das untragbar. Auch der so unglaublich wichtige Abräumservice wird stiefmütterlich so nebenher mitgeleistet oder nicht mitgeplant. Es gibt noch genug ähnliche Beispiele – auch gerade bei hochkarätigen Events.

Welche Arten von Events brauchen unbedingt ein bisschen mehr Kreativität und/oder Storytelling und warum?

Maria Pelzer: So einfach lässt sich das nicht sagen. Jede Veranstaltung ist wieder anders. Das hängt immer von der Intention und vom Ziel des Events ab – und vor allem von der Erwartungshaltung des Auftraggebers. Allerdings, wenn es sich um Team-Events handelt, dann sollte hier unbedingt Kreativität zum Handwerkszeug der Agentur gehören.

Ein ordentliches Budget ist genauso wichtig wie die Tatsache, dass die Entscheider des Unternehmens die Veranstaltungsidee mittragen und sich vorab gemeinsam auf eine „Philosophie“ verständigen.

Event Konzept Storytelling Marketing
Skulptur aus Stahl, Glas und Messing – umgesetzt mit 100 Gästen und handl.e pictures in Zusammenarbeit mit ART + IMAGE //©Fotos: Patrick Meinhold – patrella.de.

Was gibt es für Unternehmen bei der Organisation zu beachten, die ein solches Firmenevent veranstalten wollen?

Maria Pelzer: Als gelungenes Bespiel kann ich die Kollektive Kunstaktion für 100 Mitarbeiter eines internationalen Pharmakonzerns heranführen, die wir in der Malzfabrik durchgeführt haben. Auf den beiden Fotos sieht man erst die Arbeitssituation am Nachmittag, die in etwa 3 – 4 Stunden Zeit in Anspruch nahm. Danach gab es einen Empfang auf der Dachterrasse, ein Galadinner und im Anschluss die feierliche Vernissage mit der Enthüllung des gemeinsam geschaffenen Kunstwerks.

Derartige Events sind meine persönlichen Lieblingsveranstaltungen: Team-Events mit einer „Kollektiven Kunstaktion“ von Handl.e pictures. Diese Aktionen eröffnen Räume der Erfahrung, die Teilnehmer verlassen einengende Denk- und Handlungsmuster und wagen mutig etwas Neues – und am Ende steht der Erfolg – ein gemeinsam im Team geschaffenes Kunstwerk. Der Weg zurück in den Berufsalltag erfolgt mit einem anderen und neuen Bewusstsein. Da könnte ich über viele tolle Beispiele berichten …

Dieses Erfolgserlebnis gelingt nur, wenn im Vorfeld die Künstler mit der Führungsebene in direkten Austausch treten. Die Entscheider und Künstler erarbeiten im intensiven und persönlichen Gedankenaustausch die Zielvorgabe des Events und besprechen wichtige Details und Planungsschritte und verabschieden das Budget. Mit dieser Strategie ist garantiert, dass wir eine erfolgreiche Veranstaltung auf die Beine stellen. Der Erfolg gibt uns recht.

Event Konzept, Kust-Workshop und Storytelling
Enthüllung der Skulptur beim Abschlussdinner //©Fotos: Patrick Meinhold – patrella.de.

Du veranstaltest regelmäßig kreative Business Events und bekommst auch tolles Feedback dafür! Was gefällt den Unternehmen am meisten an dieser Art von Event?

Maria Pelzer: Ich glaube, das liegt nicht unbedingt an der Art des Events, sondern in der gesamten Zusammenarbeit von Anfang bis Ende begründet und vor allem in einer Zusammenarbeit auf Augenhöhe zwischen Agentur und Auftraggeber bzw. mit dem Kunden. Das ist eine wichtige Basis für erfolgreiche Veranstaltungen, besonders wenn ausgefallene Ideen mit oder ohne „Storytelling“ realisiert werden sollen.

Was war das denkwürdigste Erlebnis, das Du schon mal mit einem Veranstalter hattest?

Maria Pelzer: Das ist schon eine ganze Weile her. Wir haben in der Abguss-Sammlung Antiker Plastik für eine Kunst-Reisegruppe einen Überraschungsempfang mit köstlichem Kaffee und exquisiten Pralinen vorbereitet, als solche Arrangements noch total unüblich waren. Die begleitende Kunsthistorikerin hatte die Aufgabe, die Gäste ins Museum zu führen, um die Skulpturen zu präsentieren, doch leider hat sie fälschlicherweise einfach angekündigt: „Jetzt gibt es Kaffee und Kuchen.“ So etwas geht dann natürlich total daneben. Doch es kam noch schlimmer – die Führerin und der Leiter der Gruppe (Sie kannten sich sehr gut.) sind in ein Café nach nebenan gesaust und haben rasch Blechkuchen besorgt, den die Gäste dann ohne Besteck aus der Hand gegessen haben. Das war wirklich eine Farce.

Daher kämpfe ich immer besonders eifrig darum, dass Veranstalter vor allem bei der Ankündigung im Programm die richtigen Worte wählen. Das erfordert eine besonders gründliche Vorbereitung und Abstimmung – und auch die Einsicht, kleine nette Überraschungen als „Geheimnis“ zu planen.

Aber auch tolle Erlebnisse gab es zu Genüge: Bereits vor 15 Jahren haben wir Schauspieler im Park von Sanssouci versteckt, die auf bestimmte Stichworte von den Kunsthistorikern dann die gerade besprochenen Inhalte spielerisch und eindrucksvoll in Szene gesetzt haben. Das war grandios, und die Gäste waren völlig fasziniert. Einen anderen Auftritt, den ich besonders verrückt erinnere, war mit der Schauspielerin Karin Liersch, die als General Harras verkleidet eine Szene im Bunker von Wünsdorf für die Gäste geschrieben und gespielt hat. Für tolle und anspruchsvolle Aktionen wie diese benötigen wir natürlich ein ordentliches Budget.

Was willst Du unseren Lesern sonst noch so mit auf den Weg geben?

Maria Pelzer: Wir haben für den 29. August 2016 einen kleinen Schnupper-Workshop mit den Künstlern von Handl.e pictures entwickelt, um die besondere Methode „Kollektive Kunstaktion als Intervention im Rahmen von Tagungen“ zu vermitteln und vorzustellen. Das findet in Potsdam in der Muschelgrotte statt. Vielleicht sehen wir uns ja in der Muschelgrotte!

Event Konzept Storytelling Marketing
Muschelgrotte – Außenansicht vom See – ©Foerderkreis Muschelgrotte im Neuen Garten e.V. Foto Maria Pelzer

Über ART + IMAGE:

Veranstaltungsagenturen gibt es inzwischen wie Sand am Meer. Für ART + IMAGE ist es besonders wichtig, für die Gäste unserer Kunden im Rahmen von Veranstaltungen Erlebnisse zu gestalten. Wir suchen besondere Orte aus. Wir überlegen uns besondere und vor allem authentische Ideen, die mit der Erwartungshaltung der Gäste korrespondieren. Wir verbinden verschiedene thematische Ansätze in einem Ausflugsprogramm zur Differenzierung, damit jeder Gast seine ganz persönliche Erfahrung machen und mit nach Hause nehmen kann. Für uns besteht der Qualitätsmaßstab darin, Gäste an authentische Orte und Hotspots zu führen und jenseits der Oberfläche ein tiefes Erleben zu ermöglichen. Denn das ist ja das Pulsierende und Inspirierende an der Stadt Berlin, an das sich dann jeder zu Hause nachhaltig erinnern mag. Die positive Rückmeldung unserer Kunden ist die Bestätigung: „The best ever“  oder „Das habe ich ja noch nie gesehen!“

Event Konzept und Storytelling Marketing
Maria Pelzer in der Bauernstube vom Mesnerhof-C in Tirol //© Foto: Fitz – 8/2016 – artundimage.de

 

 

 

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