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Gastbeitrag von Janin Jandt und Anne Horstmann zum Thema des fünften sofatalks

Hallo!

Wir, Janin Jandt und Anne Horstmann von der adebar GmbH sind weder Kapitäninnen noch besitzen wir Yachten und Schiffe, wir haben einfach nur in den letzten 20 Jahren auf jeder Schiffsart viele Veranstaltungen durchgeführt und so seit 1998 als Nutzer und Veranstalter jede Menge Erfahrungen gesammelt, die wir heute mit Euch teilen möchten. Sobald es zu Detail- und Technikfragen kommt, haben wir in unserem Netzwerk von Seeleuten, die wir dann ansprechen können.

Wer wir sind:

Anne Horstmann – adebar Wieck auf dem Darß, Gründerin und Inhaberin der Eventagentur adebar seit 20 Jahren am Markt, 10 Mitarbeiter und spezialisiert auf Veranstaltungen mit Incentiveprogrammen und Events. Ab und an auch als Dozentin im Bereich Eventmanagement tätig.

Janin Jandt – adebar Berlin, Sales und Ansprechpartner für alle Anfragen zu Rahmenprogrammen, Incentives, Events, Konzepten, Locationsuche, Catering usw.

Traumhafte Sicht auf den Rhein: Auf der Terrasse von Fischers Kahn und im Inneren des Kahns erlebst du eine ganz besondere maritime Atmosphäre.

WARUM sollte man Events auf dem Wasser durchführen?

Sicherlich gibt gibt es gerade in Berlin oder auch Hamburg, an den Küsten Europas und in vielen Städten spannende Standorte mit traumhaften Locations am Wasser oder auf dem Wasser.

Der Satz lies aber die Frage in mir aufkommen, weshalb eine Veranstaltung auf einem Schiff überhaupt so reizvoll ist oder auch für das ein oder andere Event durchaus sinnvoll. Das heißt, die erste Frage, die sich der Kunde, der Veranstalter oder die Agentur immer durchaus fragen sollte, was ist mein eigentliches Ziel der Veranstaltung. Möchte ich Kundenbindung, meine Mitarbeiter motivieren, das Team zusammen wachsen lassen o.ä.
Bei einem Schiff betreten alle Teilnehmer gemeinsam einen anderen Boden als gewöhnlich. D.h. es wird ohne dass wir viel tun müssen, ob gefahren, gestanden oder gesegelt wird – eine gleiche Ausgangsposition geschenkt; alle Teilnehmer/innen machen etwas „ungewöhnliches“ und betreten neuen Boden und das tun alle gemeinsam. Diese Grundausgangssituation kann man sich in unterschiedliche Formen zum Freund seines Veranstaltungszieles machen. Hier haben wir Euch drei unterschiedliche Themenbereiche mitgebracht, die das Warum, man sich für ein Schiffsevent entscheiden soll von ganz alleine beantworten.

1. Yachtsegeln/Teambuilding,
2. Großsegler/große Schiffe als Incentive, Teambuilding und Eventlocation und
3. Der besondere Transfer auf dem Wasser

Die MS Bleichen in Hamburg – eine Location, die eine Geschichte erzählt. Das denkmalgeschützte Schiff beeindruckt mit massiven rostigen Stahlwänden einem Fußboden aus rustikalen Holzplanken.

Was ist bei Events auf Schiffen im allgemeinen zu beachten?

Bevor wir Euch aber die unterschiedlichen Eventmöglichkeiten vorstellen möchten, gibt es natürlich auch wichtige Eckdaten für den Planer, Dienstleister und auch Organisator zu wissen.

Die Auswahl des Veranstaltungstermins

Für Wassersport gilt die Jahreszeit April/Mai bis Mitte Oktober maximal in Deutschland und auch den meisten europäischen Destinationen (Temperaturen und Stürme, starke Winde).

In Deutschland gilt es darüber hinaus zu beachten:
Es gibt verschiedene Wassersportgroßevents (Kieler Woche im Juni, Hansesail im August, alle paar Jahre Bremerhaven Sail, Amsterdam Sail… etc.) zu diesen Zeiten bekommt man nur sehr schwer an anderen Häfen Großsegler und auch viele Yachten und Motorschiffe sind oft in diese Events eingebunden ⇨ also beim Eventtermin und Wunsch Wassersport, diese Termine abchecken.

Ähnliches gibt es je nach Land auch in den Nachbarländern.
Bei Flüssen gilt für Gruppen eigentlich nur, dass sie eisfrei sein müssen und es darf kein Hoch- oder Niedrigwasser herrschen, was z.B. auf der südlichen Elbe bei Dresden aber genauso auch auf dem Rhein über den Sommer (niedrig) und im Frühjahr/Herbst (hoch) passieren kann.

MS KOI – Das Eventschiff an der Nord- & Ostseeküste bietet auf drei Decks Platz für 250-550 Personen.

Auswahl der Schiffsgröße

  • Bei Yachten und Motorschiffen gilt erst einmal bis zu 12 Personen dürfen an Bord befördert werden, ohne dass man weitere aufwendige Genehmigungen benötigt. Somit wird Euch in Deutschland immer wieder die Zahl 12 begegnen, egal ob auf Seen oder Meeren.
  • Der nächste Schritt sind dann meistens Motorschiffe oder Traditionssegler, Motorschiffe vor allem auf Flüssen und Binnenseen und die Traditionssegler an den Küsten. Hier gibt es Schiffe von 20-30 Personen bis zu 200 Personen als Tagesgäste. Es gibt einige sehr wenige meist russische Segelschulschiffe, die mehr als 200 Personen aufnehmen, da muß man allerdings immer schauen, welche Routen die so insgesamt fahren und ob sie in dem Jahr in Deutschland verfügbar sind.
  • Einige der Segler, die im Sommer in der Ostsee sind, liegen im Winter in London als Restaurantschiff oder fahren bis in die Karibik, um dort Törns anzubieten, dann meistens auch mit Übernachtung.
  • Mit Übernachtung in 2er oder Mehrbettkabinen gibt es Schiffe für bis zu ca. 40-50 Personen maximal. Auf Yachten und Katamaranen kann man in der Regel maximal zu 6-8 Personen übernachten.

Auswahl des Segelreviers in Zusammenhang mit der Destination

Mit Yachten sind viele Seen geeignet, bei den Küsten gilt es bei der Nordsee noch Ebbe und Flut zu beachten, auch das kann einem den „Plan versauen“.

Die meisten Großsegler sind deshalb entweder auf der Ostsee oder auch auf der Elbe/in Hamburg stationiert in der Saison. Viele Segler haben den Heimathafen in den Niederlanden, unter anderem wegen der extrem strengen Vorschriften der Seeberufsgenossenschaft in Deutschland für den Betrieb von Traditionsseglern.

Stornierungsbedingungen

Schiffe werden verbindlich gechartert, eine Absage ist ab einem bestimmten Datum nicht mehr möglich, der Kapitän entscheidet dann ob es sicher ist zu segeln, sollte er aus Sicherheitsgründen absagen, gibt es auch kein Geld zurück aber einen Ausweichtermin. Das ist bei Firmenevents meistens nicht interessant. Es gibt Versicherungen gegen Ausfall, die betragen oft aber mindestens 25% der Chartersumme. Bei Motorschiffen/Ausflugsschiffen sind die Buchungs- und Stornierungsbedingungen meistens weniger streng.

Alternativrahmenprogramme

Schlechtes Wetter und Personen, die das Wasser aus was für Gründen auch immer einfach meiden, müssen in jedem Fall mit berücksichtigt werden.

Das Yachtsegeln

Dieser Film zeigte gerade die Königsklasse der Yachten, die ehemaligen Volvo Ocean Racer, die selbst bei leichtem Wind wunderbar segeln und bei etwas mehr Wind unter idealen Bedingungen über 30 Knoten segeln.

Yachtsegeln eignet sich natürlich hervorragend für Teambuilding, allerdings sollten dann alle im Team auch bereit sein auf ein Segelschiff zu gehen. Das sollte man im Vorfeld abklären, denn es gibt immer wieder Gäste, die keine Boote betreten.

Darüber hinaus ist die Frage, was möchte man mit dem Teambuilding erreichen? Soll es einfach nur eine gemeinsame Aktion sein, dann reicht der Skipper an Bord, der Aufgaben und Manöver erklärt und übt und dann das Erlebnis des Teams als Crew zusammen zu arbeiten und z.B. in einem Match- oder Fleet race zu versuchen, zu gewinnen.

Soll es ein Teambuilding sein, dass „interpretiert“ und „analysiert“ wird, muss ein Coach mit an Bord, der das Erlebte anschließend mit dem Team auswertet und im Idealfall auch mehr als ein paar Stunden mit dem Team verbringt.

Es besteht die Möglichkeit von 1-2 bis zu 20 oder mehr Yachten zusammenzubringen und somit dann über 100 Gäste gleichzeitig aufs Wasser zu bringen und wenn man ein Vormittags- und ein Nachmittagsprogramm absolviert, somit auch über 200 Gäste auf Yachten zu bringen. Darüber hinaus gibt es natürlich verschiedene Katamarane und alle Arten von kleinen Booten, Flöße bis zum SUP oder Surfbrett, Die man alle parallel aufs Wasser bringen kann, um die Vielfalt des Wassersports zu erleben und unterschiedliche Aktivitätslevel zu haben.

Alternativ kann man auch einen Großsegler als Homebase planen, mit Catering und ggf. Segelexperten an Bord als Regattabegleitschiff und dann von dort aus immer in Gruppen auf die Yachten wechseln.

Wichtig auch hier: Bedingungen am Starthafen prüfen, Schlechtwettervariante planen ab Windstärke 5 wird es anspruchsvoll, ab Windstärke 6 entscheidet der Skipper ob er mit Laien segelt und darüber hinaus wird das Segeln abgesagt.

Getränke und Snacks an Bord sind kein Problem, ein richtiges Catering geht auf Yachten nur als Fingerfood und nicht mit heißen Speisen.

Das Salonschiff MS Rhein aus den 20er Jahren überzeugt nicht nur mit nostalgischem Charme und liebevoller Einrichtung, sondern auch mit seiner Wandelbarkeit!

Große Schiffe

Beliebt auf der Elbe und an den Küsten sind Großsegler als Tages- oder Halbtagesprogramm weil Sie auch großen Gruppen ein Segelerlebnis ermöglichen und man zugleich Mitarbeiter oder Kunden „gemeinsam an Bord“ hat.

Das Programm ist für Menschen, die nicht an der Küste leben außergewöhnlich und generell geht man als Privatperson nicht sehr häufig auf solche historischen Traditionssegler oder große Ausflugs- und Eventschiffe wie die MS KOI sind eine ungewöhnliche Location und auf dem Wasser unterwegs zu sein, Wind und Wellen zu erleben und bei den Seglern gemeinsam die großen Segel zu setzen sind besondere Erlebnisse.

Mit viel Holz und Messing sind es meistens wertige Schiffe, die den Incentivecharakter des Programms erhöhen. Auch einige neuere Motorschiffe bieten stylisches und wertiges Ambiente, das mit entsprechendem Mietmobiliar ergänzt wird.

Durch Cateringmöglichkeiten und die „Bar“ an Bord können Programm und Speisen verbunden werden.

Bei einer Segelzeit von 3-4 Stunden reichen meistens Catering und das Segeln an sich als Programm. Auch wenn viele Kunden sorgen haben, dass nicht genug passiert, die Gäste erkunden das Schiff, genießen die Aussicht, plaudern, essen, trinken und haben selten Langeweile verkündet. Etwas Livemusik vom Schifferklavier bis zum Saxophon passen zur Atmosphäre und ein paar Angebote wie Knotenkunde können optional vorhanden sein, sind aber nicht notwendig.

Der rustikale Charme eines alten Fischkutters Gret Palucca verleiht dieser Location typisch norddeutschen Flair.

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Sitzsäcke, Decken und Kissen die zum „Chillen“ einladen besser investiert sind als viele Aktionen an Bord. Kommunikation findet so entspannt statt.

Dennoch kann man die Gäste natürlich mit kleinen Highlights überraschen: Das Eis zum Dessert kommt mit dem RIB-Boat angebrettert und wird an Bord gebracht, Ein paar Piraten absolvieren eine Kletterpartie in den Masten, ein Schiff hat immer ein Wakeboard dabei und wer mag, kann mit dem Großsegler Wakeboard fahren oder der Kapitän führt es selbst vor.

Soll das Schiff aber als Ort für Teamaktionen dienen, bieten sich hier viele Aktivitäten in kleinen Mannschaften an, die zum Thema passen: vom Fender stemmen bis zur Navigation.

Wenn es dann etwas größer werden soll, bieten sich natürlich auch Fluss- und Kreuzfahrtschiffe als Incentivereisen an. Hier muss man beachten, dass bei eigenen Tourenwünschen und Daten immer der Gesamtfahrplan beachtet werden muss und die Schiffe immer schon ein bis zwei Jahre Vorlauf in der Routenplanung und den Verkauf über Reisebüros und Internet haben. Somit muss man eher 2-3 Jahre vorher mit der Terminplanung beginnen. Wenn man nur eine Teilgruppe einbucht, richtet man sich nach den vorhandenen Reisen und bucht dann einfach seine Extras wie Tagungsräume und eigene Ausflüge hinzu. Der Vorteil der Kreuzfahrer: die meisten Leistungen sind inkludiert, das Entertainment ist enthalten, man bewegt sich auch über Nacht fort und kann ggf. mehrere Länder auf einer Reise besuchen. Auch hier sind die Gäste alle zusammen auf „einem Boot“. Bei Teilgruppen ist man dafür, ähnlich wie in einer großen Hotelanlage dann gemischt mit Leisure-Gästen. Kreuzfahrten sind aktuelle sehr angesagt und damit steigt der Incentivewert der Reise.

Catering/Speisen auf Schiffen:

Die Crew ist meistens eher entspannt und plant legere Verpflegungssituationen, d.h. nicht jeder Gast hat einen Sitzplatz an einem Esstisch, sondern man sucht sich sein Plätzchen an Deck oder im Salon und nimmt den Teller auch einmal auf die Knie oder steht an einem Stehtisch. Bei unflexiblen Gästen sollte man das Setup an Bord ganz genau prüfen und auch die Personenzahlen genau hinterfragen.

Sofern die Schiffe an der Pier liegen kann man meistens auch noch Loungemobiliar und Stehtische, Beleuchtung etc. ergänzen, auf einem Törn geht das eher nur begrenzt.

Oder man hat auch festliegende Restaurantschiffe, wie die MS Godewind.

Schiffe als außergewöhnlicher Transfer & schwimmende Location

In diesem Film sind 300 internationale Gäste in Düsseldorf zusammengekommen, es ging per Schiff bis an den Niederrhein und an Bord gab es erste Snacks und bereits die ersten Tagungssessions.

Wichtig bei diesem Transfer: der Anleger am Hotel mußte genau geprüft werden und auch die Möglichkeit hing vom Wasserstand ab, die Alternative wäre ein Anleger weiter flußabwärts und Bustransfer gewesen.

Für die Veranstaltung haben wir das Schiff gepimpt und lockere Sitzhocker für erste Meetings anstelle des normalen Mobiliars eingebracht. Die Tagungstechnik wurde passend für den Event im Schiff und auf dem Oberdeck installiert.

Generell ist ein Schiffstransfer innerhalb Berlins, Hamburgs, Kölns immer schon ein anderes Erlebnis als ein Bustransfer. Man kann herumlaufen, es kann Getränke und Snacks geben, ein erster Empfang, erste Reden oder auch schon Workshops. Dadurch wird der Transfer ein Mehrwert, der auch Locations an den Zielorten aufwertet und attraktiv für Kunden macht.

Livemusik oder Dj ergänzen je nach Dauer und Tageszeit das Programm, je nach Schiffstyp kann Mobiliar ausgetauscht oder auch mit Hussen verändert werden.

Je nach Budget können die Schiffe darüber hinaus auch von außen gebrandet werden, Flaggen und Banner sind die schnellere kostengünstigere Alternative.

Für Transfers kommen neben Ausflugschiffen und allen Seeschiffen auch Kreuzfahrtschiffe in Frage. Z.B. mit Flug und Bahn nach Warnemünde und dann mit der Aida direkt nach Kopenhagen – das ist ein „Kreuzfahrtquickie“ mit Speisen und ggf. auch Tagung an Bord. Hier geht es natürlich nach Verfügbarkeit an Bord.

Es muss auf Flüssen ja auch nicht immer zwingend nur ein Transfer gewählt werden, sondern man kann selbstverständlich das Schiff bereits als Event in der Stadt deklarieren. So sind die Flösse oder Schiffe vom Hauptstadtfloß für kleinere Gruppen bestens auch geeignet die Auszeit auf dem Wasser zu genießen. Bis zu 55 Personen können gemeinsam eine entspannte Zeit auf dem Wasser verbringen, mit Barbecue, DJ oder ähnlichem.

Ebenso bieten sich selbstverständlich Sightseeing Touren durch die Flussstrassen einer Stadt perfekt an.

Das war ein kleiner Einblick in unserer Eventwelt mit, auf und manchmal auch unter dem Schiff. Selbstverständlich bewegen wir uns auch an Land sicher und hoffen ihr kommt bald einmal mit uns an Bord.

Die zwei großen Sonnenterrassen des Loungefloßes in Berlin eignet sich für exklusive Events, die in Erinnerung bleiben.

 

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