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Gastbeitrag vom Nachhaltigkeitsexperten Jürgen May

Bei der zunehmenden Nachfrage nach Green Meetings und Green Events stellt sich für viele Locations die Frage wie sie zur nachhaltigen Location werden. Aufklärung darüber gibt der folgende Gastbeitrag von Jürgen May, der den Nachhaltigkeitsprozess am Beispiel der Location ‚Print Media Academy’ aufzeigt und damit ganz konkrete Einblicke gewährt.

Nachhaltige Location Print Media Academy in Heidelberg
Nachhaltige Location Print Media Academy in Heidelberg

Projekt: Nachhaltig tagen in der Print Media Academy
Auftraggeber/Agentur: pro event live‐communication GmbH
Kunde: Heidelberger Druckmaschinen AG
Projektstart-/dauer: 07/2013 – 02/2014

Seit mehr als 20 Jahren spielt das Thema Umweltschutz bei der Heidelberger Druckmaschinen AG eine große Rolle. Fast alle der 17 Produktionsstandorte sind im Bereich Energie- und Umweltmanagement nach ISO Normen zertifiziert. Zudem bietet der Marktführer klimaneutrale Druckmaschinen an. Mit der nachhaltigen Umsetzung des Heidelberger Messeauftrittes bei der Leitmesse der Druckbranche, der drupa 2012, wurde erstmals ein kompletter Messeprozess über einen Zeitraum von 15 Monaten auf Basis nachhaltiger Kriterien realisiert. Mit durchschlagendem Erfolg!

Nachhaltiges Engagement und clevere Ideen in der Umsetzung haben nicht nur der Umwelt Gutes getan, sondern auch 600.000 EUR im Messebudget eingespart. Dies entkräftet auch das Vorurteil, dass nachhaltiges Engagement einiges mehr an Geld kostet!

Basis des Erfolgs war ein eventspezifisches Umweltmanagementsystem: EVENTUMS®, ein Umweltmanagementsystem, eigens für Messen und Events, welches wir im Auftrag und in Zusammenarbeit mit der betreuenden Agentur pro event entwickelt haben. Die Heidelberger Agentur für Live-Kommunikation ist bereits seit vier Jahren einer der führenden Player in Sachen Nachhaltigkeit und wurde als erste Agentur in der Eventbranche mit dem Zertifikat „Sustainable Company“ ausgezeichnet.

Da war es nur die logische Konsequenz, dass die Büro-, Schulungs- und Eventlocation der Heidelberger Druckmaschinen AG – die Print Media Academy – sich dem Nachhaltigkeitsprozess anschloss. Zudem ist die Nachfrage nach Green Meetings und nachhaltigen Locations in den letzten 2 Jahren stark angestiegen. Ein Großteil der Unternehmen, die Eventmarketing als Instrument der Marken- und Unternehmenskommunikation nutzen, achten inzwischen bei diesen „außer Haus“ Aktivitäten verstärkt auf die Einhaltung ökologischer und sozialer Belange.

Sustainability Roadmap: Nachhaltig Tagen in der Print Media Academy
Sustainability Roadmap: Nachhaltig Tagen in der Print Media Academy

Zur Print Media Academy

Die Print Media Academy, kurz auch PMA genannt, ist ein eindrucksvolles Gebäude im Herzen Heidelbergs. Der 50 Meter hohe Glaskubus ist nicht einfach nur schön – er steckt auch voller Metaphern und Symbole, die auf Druckprozesse und die Geschichte der Druckerkunst anspielen. Diese außergewöhnliche Location für Events, Kongresse und Seminare bietet flexible Räume auf sechs Ebenen, ein großzügiges Foyer und ein hochmodernes Auditorium sowie Meetingräume in den beeindruckenden Zylindertürmen.

Die Herausforderung

Die Nachfrage nach sogenannten „Green Meetings“ auf Seiten der Veranstalter steigt stetig. Die Heidelberger Location sollte deshalb zukünftig auch den Erwartungen umweltbewusster Kunden und Gäste bei Kongressen, Konferenzen, Tagungen sowie Seminaren entsprechen.

Beauftragt von der pro event live-communication GmbH entwickelten wir im ersten Schritt die nachhaltigen Leitlinien für ein umweltfreundliches Eventmanagement in der Print Media Academy. Es ging hierbei primär um ein zeitgemäßes Handeln und eine glaubwürdige Transparenz, um die Nachhaltigkeitsaspekte der Location in eine erfolgreiche Businessstrategie zu wandeln.

Die Sensibilisierungsphase

Eine Nachhaltigkeitsstrategie zu entwickeln und in das laufende Geschäft zu integrieren, ist ein kontinuierlicher Prozess, der nur Schritt für Schritt erfolgen kann. Es braucht dazu sinnvolle Systeme, verbindliche Regelungen und vor allem das Mitwirken aller an dem Projekt beteiligter Partner.

Aus diesem Grund wurden die Mitarbeiter aus dem Event- und Objektmanagement, dem Marketing, der Verkaufsleitung, der Haustechnik und internen Sicherheit sowie die wichtigsten Lieferanten und Dienstleister aus den Bereichen Catering, Reinigung und Medientechnik zu einem Informationsgespräch eingeladen. Nur wer informiert ist, ist motiviert – und wer motiviert ist, handelt!

Das Meeting startete mit einem Impulsvortrag zum Thema Nachhaltigkeit und anschaulichen Praxisbeispielen in lockerer Atmosphäre. Dadurch erhielten die Teilnehmer einen kompakten und anschaulichen Überblick über die geplanten notwendigen Maßnahmen, Anregungen sich mit Ideen, Leistungen und Produkten einzubringen, als auch zu Marktchancen und Wettbewerbsvorteilen, die durch eine nachhaltige und klimafreundliche Optimierung der Print Media Academy entstehen.

Die Basisanalyse

Der Weg zur nachhaltigen Print Media Academy begann mit einem kritischen Blick auf das eigene Handeln. Unsere Fragestellung: Wo liegen die Stärken und Schwächen?

Aus diesem Grund wurde die Print Media Academy einem nachhaltigen Auditierungsprozess unterzogen. Die Basisanalyse bezog sich auf alle relevanten Handlungsfelder, wie Mobilität, Energie, Wasser, Technik, Reinigung, Beschaffung, Catering und Abfallmanagement.

Hierbei erfolgte auch die Betrachtung von Aktivitäten und Maßnahmen, welche innerhalb der PMA unter nachhaltigen Gesichtspunkten bereits bewusst, wie auch unbewusst, umgesetzt wurden.

Der Lieferantenaudit

Beim Bereich Beschaffung ging es anschließend um den möglichst umweltverträglichen Einkauf sämtlicher für die Location benötigten Güter und Dienstleistungen. Wichtig dabei war, dass die internen Nachhaltigkeitskriterien und Leitlinien der PMA auch in den Beschaffungsvorgängen verankert wurden und Eingang in Ausschreibungen und Verträge fanden.

Ähnlich einer Basisanalyse wurden alle Lieferanten und Dienstleister einem nachhaltigen Lieferantenaudit unterzogen. Jedes an der Print Media Academy beteiligte Liefer- und Produktionsunternehmen wurde dadurch verpflichtet, transparent über sein Unternehmen und Leistungen zu berichten. Dadurch erhielt das Locationmanagement den Einblick, welche konkreten Maßnahmen zur Reduzierung der negativen Umwelteffekte bereits seitens der Liefer- und Produktions- und Dienstleistungsunternehmen ergriffen wurden – beispielsweise die Etablierung eines Umweltmanagement-Systems oder die Verwendung umweltfreundlicher Materialien und erneuerbarer Energien in den Produktionsprozessen.

Die CO2 – Bilanzierung

Abschließend erfolgte die Erstellung eines CO2-Fußabdrucks der Print Media Academy.

Über die Ergebnisse des CO2-Fußabdrucks wurden sogenannte Emissions-Hot-Spots identifiziert. Die Daten der CO2-Bilanz flossen in den Feedback-Bericht ein und dienten, mit den Ergebnissen der Basisanalyse und des Lieferantenaudits, zur anschließenden Priorisierung von Handlungsempfehlungen. Die Priorisierung unserer Handlungsempfehlungen half anschließend strategische Entscheidungen und operative Umsetzungsmaßnahmen klar zu trennen und in der richtigen Reihenfolge anzugehen.

Der CO2-Fußabdruck der Print Media Academy hat allerdings noch einen zusätzlichen Nutzen für die Kunden der Location. Da immer mehr Unternehmen die CO2-Werte ihrer Eventmaßnahmen in den jährlichen Nachhaltigkeitsberichten aufzeigen möchten, kann der Kunde sich eine CO2-Bilanz und einen Event-Benchmark kostengünstig ermitteln lassen. Kostengünstig deshalb, da die CO2-Bilanzdaten der Location kostenfrei den Kunden und Veranstaltern zur Verfügung gestellt werden.

Die beeindruckenden Zylindertürme beherben die Meetingräume der Print Media Academy
Die beeindruckenden Zylindertürme beherben die Meetingräume der Print Media Academy

Green Guide regionaler Hotel-, Event- und nationaler Servicepartner

Nachhaltigkeit endet nicht vor der Tür der Print Media Academy. Kunden, die nachhaltig veranstalten wollen, betrachten meist die gesamte Wertschöpfungskette ihres Events.
Deshalb wurde in der Nachhaltigkeitsstrategie der Print Media Academy ein besonderer Kundenservice berücksichtigt. Im regionalen Umfeld wurden Hotels auf nachhaltige Kriterien geprüft. Ebenso werden klimafreundlich aufgestellte Transportbetriebe mit Erdgas- bzw. Hybridantrieb empfohlen.

Durch die Kooperation mit der Klimaagentur CO2OL aus Bonn können Veranstalter eine GreenMobility Plattform und CO2-Apps zur optimierten An- und Abreise ihrer Gäste im Rahmen ihres Teilnehmermanagements einsetzen. Ebenso ist es möglich einen CO2-Event- und Messerechner bei der Planung von Events in der Print Media Academy kostengünstig zu nutzen. In Europa ist der Partner CO2OL mit mittlerweile über 500 klimafreundlich optimierten Veranstaltungen Marktführer im Bereich Beratung und Betreuung von Green Events bzw. Green Meetings.

Weiterbildung

In den kommenden Wochen steht das Thema Weiterbildung an. Durch Inhouse-Schulungen bieten wir dem Print Media Academy Team die Möglichkeit, strukturiert und praxisorientiert, das Thema eventspezifische Nachhaltigkeit für die Kundenberatung sowie für die Planung, Organisation und Umsetzung von Events zu optimieren, um somit fachlich immer auf dem aktuellsten Stand zu sein.

Das Fazit

Inzwischen ist energieeffizient, umwelt- und klimafreundlich Tagen in der Print Media Academy möglich durch:

  • ISO 14001 zertifizierte Location
  • CO2-bilanzierte Location
  • ein Energiekonzept mit 100% Öko-Strom
  • energieeffiziente Tagungs- und Veranstaltungstechnik
  • modernste energiesparende Lichttechnik
  • ideale Tageslichtnutzung
  • Heizenergie aus ressourcenschonenden Quellen
  • klimaschonende An- und Abreise
  • regionales, biologisches Catering
  • den Einsatz ökologisch zertifizierter Reinigungsmittel
  • Abfalltrennung und –vermeidung
  • barrierefreie, ebenerdig zugängliche Location
  • individuelle CO2-Optimierungstools für Veranstalter
  • einen Green Guide

Was uns besonders freut

Die Print Media Academy übernimmt damit eine Vorreiterrolle in der Metropolregion Rhein-Neckar. Bereits bei dem ersten Messeauftritt, auf der LOCATIONS Rhein-Neckar vor zwei Wochen, durften wir am Stand die rege Nachfrage zu Möglichkeiten für die Durchführung von Green Meetings live erleben.

 

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