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Pressekonferenz, Press Day, Medienkonferenz – egal wie du deine PR Veranstaltung nennst – einige grundlegende Dinge sind bei der Organisation zu beachten. Denn jedes große Unternehmen, Vereine und Politiker – sie alle müssen regelmäßig Pressekonferenzen zu wichtigen Themen abhalten. Doch eine erfolgreiche Konferenz zu organisieren ist gar nicht so einfach, denn die Medienkonferenz ist eine Veranstaltung, die einen starken journalistischen Charakter hat. Beim Pressekonferenz organisieren solltest du daher mit viel Bedacht vorgehen. Wir haben dir die wichtigsten Punkte zusammengestellt, die für eine erfolgreiche Pressekonferenz wichtig sind. Zusätzlich erhältst du eine praktische Checkliste, an der du dich für deine professionelle und erfolgreiche Presseveranstaltung orientierst.

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Pressekonferenz planen: Anlass checken & Ziel vor Augen haben

Bevor du mit der Vorbereitung der Pressekonferenz loslegst, solltest du den Anlass checken: Ist eine Pressekonferenz wirklich nötig für diesen Anlass oder reicht eventuell eine Pressemitteilung an lokale Journalisten aus? Denn Journalisten werden deine Pressekonferenz nur besuchen, wenn sie sich hier Information erhoffen, an die sie sonst nicht kommen würden. Hast du bereits umfangreiche Informationen zu deinem Anlass verbreitet, so ist eine Pressekonferenz meist nicht nötig. Denke beim Pressekonferenz organisieren auch immer an das Ziel: Was willst du mit dieser Veranstaltung vermitteln und wie erreichst du das?

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Pressekonferenz organisieren: Richtige Location wählen

Die richtige Location ist für den Erfolg der Pressekonferenz essentiell. Sie sollte nicht nur zentral liegen, sondern auch gut angebunden sein, damit die eingeladenen Journalisten keine Probleme bei der Anreise haben. Die Raumkapazität muss genau passen und sollte nicht zu groß gewählt werden, damit der Raum deines Press Days nicht leer wirkt. Auch erstklassige Technik sollte nicht fehlen – eine moderne Tonanlage und gute Akustik stellt sicher, dass die Journalisten den Speakern gut folgen können.

Neben einem einladenden Hauptraum benötigst du separate Bereiche für etwaige Interviews und Gespräche, die Journalisten nach dem Hauptteil der Pressekonferenz führen möchten. Diese Bereiche sollten ruhig sein, damit einem informativen Interview nichts mehr im Wege steht und Journalisten eine hohe Qualität bei etwaigen Ton- oder Filmaufnahmen haben.

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Journalisten: Einladung und Vorbereitung Pressekonferenz

Auf der Pressekonferenz werden der Öffentlichkeit wichtige Unternehmensnachrichten mitgeteilt. Die eingeladenen Journalisten spielen dabei die entscheidende Rolle. Nur durch ihre Berichterstattung und Aufarbeitung von deiner Pressekonferenz wird deine Nachricht verbreitet. Deshalb solltest du beim Pressekonferenz organisieren vor allem daran denken, was sie für eine erfolgreiche Konferenz benötigen. Das beginnt bereits bei der Einladung: Versende diese früh genug, sodass alle Journalisten deine Pressekonferenz einplanen können. Dabei haben sich vor allem die Wochentage Dienstag, Mittwoch und Donnerstag und die Zeit um den Mittag herum bewährt.

Auf der Pressekonferenz sollten alle Journalisten vor Präsentation eine Pressemappe von dir erhalten, in der die wichtigsten Informationen zum Unternehmen und aktuelle Pressemitteilungen enthalten sind. Nicht nur Informationen, sondern auch Essen ist bei deiner Pressekonferenz wichtig. Du solltest zwar kein opulentes Catering auftischen, leckere belegte Brötchen und andere Snacks sollten jedoch für die Journalisten bereit stehen.

Checkliste Pressekonferenz organisieren

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