Offsite-Meeting mit Team Event: Checkliste zur Umsetzung

Damit das Offsite-Meeting inklusive Team Event ein voller Erfolg wird und sich alle Mitarbeiter noch lange daran erinnern, kommt es auf eine gute Planung dieses Events an. Egal für welche Aktivität ihr euch entscheidet, die richtige Planung ist das A & O. Mit unserer Checkliste für die Umsetzung eures Team Events seid ihr auf der richtigen Seite! Ihr vergesst nichts, habt einen Überblick, was ihr schon erledigt habt und was noch zu tun ist und nebenbei bekommt ihr auch noch ein paar tolle Tipps!

Checkliste Offsite Meeting mit Team Event
Checkliste Offsite Meeting mit Team Event

1. Wann findet das Offsite-Meeting statt?

  • Zu welcher Jahreszeit? (Outdoor- oder Indoor-Event?)
  • Datum?
  • Uhrzeit? Dauer des Events?
  • Wie viel Zeit stellt der Chef für das Team Event bereit (Tag, Wochenende, ½ Tag, etc.)
  • Worauf muss geachtet werden, z.B. Ferien, Feiertage, Hochsaison?
  • Wann muss mit der Planung begonnen werden?
  • Gibt es einen Plan B falls der Termin nicht klappt?

2. Thema & Ziel des Offsite-Meetings?

  • Welches Thema hat das Offsite-Meeting?
  • Welche Ziele sollen erreicht werden?
  • Welcher Inhalt soll vermittelt werden?
  • Kann man die Inhalte des Team Events auf das Thema des Meetings abstimmen?
  • Konzeptentwicklung

3. Wo findet das Offsite-Meeting statt?

  • Welches Budget steht zur Verfügung (fix / flexibel)?
  • Outdoor oder Indoor-Location?
  • Location Recherche, z.B. auf www.eventsofa.de
  • Passt die Location zum Thema / zu den Zielen des Meetings?
  • Wie groß ist die Location?
  • Wie viele Teilnehmer passen in die Location?
  • Besichtigungstermin vereinbaren?
  • Gibt es genügend Parkplätze?
  • Gibt es Übernachtungsmöglichkeiten?
  • Location buchen!
  • Gibt es einen Plan B, wenn das Wetter schlecht ist / etwas Ungeplantes eintritt?

4. An- und Abreise

  • Wie reisen die Mitarbeiter an (Bus, Bahn, Auto usw.)?
  • Erfolgt eine gemeinsame An-/Abreise?
  • Wo ist der Treffpunkt für die gemeinsame Anreise?

5. Vertragsbedingungen

  • Zahlungsmodalitäten klären
  • ggf. Versicherungen abschließen
  • Stornokonditionen prüfen
  • Reservierungs-/Buchungsfristen

6. Vorbereitung Meeting

  • Wer ist für die Inhalte des Meetings verantwortlich?
  • Müssen sich die Mitarbeiter auf etwas vorbereiten?
  • Tagungsmappen etc. erstellen
  • Ablauf mit der Location besprechen
  • Ist Präsentationstechnik vorhanden?
  • Gibt es ein Catering oder muss ein externer Caterer organisiert werden?

7. Ablauf Team Event / Programmablauf

  • Welche Aktivitäten werden durchgeführt?
  • Wann sind Pausen?
  • Wann beginnt das Meeting?
  • Dauer des Meetings?
  • Informationen zum Programmablauf an die Mitarbeiter weitergeben
  • Mitarbeiter informieren (Wann, wo, wie, was usw. / Kleidung, Motto)

8. Nachbereitung

  • Wer ist für die Ergebnisanalyse verantwortlich?
  • Nachkalkulation
  • Fotos als Erinnerung verschicken / aufhängen
  • Feedback der Mitarbeiter einholen, um für die nächsten Team Events zu lernen

Tipps für ein erfolgreiches Offsite-Meeting

  • Rechtzeitig mit der Planung beginnen
  • Alternativen / Plan B planen
  • Informiert eure Mitarbeiter über die wichtigsten Details, aber verratet nicht zu viel, dass erhöht die Vorfreude und Spannung
  • Eventuell einen Countdown oder ein Rätsel organisieren
  • Versucht nicht es allen Mitarbeitern recht zu machen, das funktioniert nicht
  • Organisiert kein Team Event, das Mitarbeiter bloßstellen könnte bzw. zwingt niemanden dazu etwas zu tun (z.B. beim Karaoke: Wer nicht singen möchte, muss nicht singen)
  • Danksagung an alle Mitarbeiter, das hinterlässt einen bleibenden Eindruck
  • Schafft langfristige Erinnerungswerte, z.B. durch Fotos oder Videos

Hier gibt es die Checkliste Team Event und Offsite Meeting als kostenlosen PDF Download.

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