Herausforderungen im Kongress der Zukunft

Kongresse und Tagungen sind essentiell wichtige Veranstaltungen der Wissensvermittlung. Sie sind heutzutage unverzichtbar und bilden die Events, in denen sich Experten zu unterschiedlichen Themenbereichen und Interessierte treffen, um neues Wissen auszutauschen sowie in Gruppen kooperativ neue Konzepte auszuarbeiten. Die Art und Weise, wie wir Kongresse wahrnehmen und gestalten, ändert sich mit der Zeit stark. Der Hauptauslöser dieser Änderung sind zweifelsohne die fortschreitende Technisierung in Verbindung mit der Digitalisierung, die auch vor der Kongressbranche keinen Halt nimmt. Es stellen sich also drei Kernfragen, wenn wir über den Kongress der Zukunft sprechen:

  • Wie ändert sich unsere Interpretation und Wahrnehmung von Kongressen und Tagungen?
  • Welche Veränderungen in der Technik gibt es?
  • Welche Rolle spielt die Digitalisierung dabei?

Zuvor sollten wir uns aber einen Überblick darüber verschaffen, warum Kongresse so wichtig sind. Nicht nur im Hinblick auf die Funktion des Kongresses an sich, sondern auch im Hinblick auf den Marktanteil und die Rolle in der Eventbranche.

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I. Deutschland – Ein Vorreiter in der Kongressbranche

Die Anzahl an Kongressen und Tagungen nimmt international stetig zu. Gut zu wissen, dass die höchste Konzentration an Kongressen auf einem Kontinent in Europa liegt. Betrachten wir uns die Zahlen von 2016 etwas genauer:
Mehr als 54% aller international veranstalteten Kongresse und Tagungen fanden in Europa statt. International gesehen belegt Deutschland den zweiten Platz (hinter den USA) mit insgesamt über 3 Mio. Events, 393 Mio. Teilnehmern und 7208 Locations!
Berlin war im besagten Jahr international sogar auf Platz 1 unter den Städten, an denen die meisten Kongresse und Tagungen veranstaltet wurden.

Diese Zahlen symbolisieren die immense Nachfrage von Tagungen und Kongressen für Aus-, Fort-, und Weiterbildung, die Präsentation neuer Produkte sowie zum Austausch von Informationen und untermalen ihre Wichtigkeit innerhalb der Event- und Tourismusbranche.
Doch was macht Deutschland als Austragungsort so besonders und warum ist die internationale Nachfrage nach Events in Deutschland so hoch?

Die wirtschaftlich und wissenschaftlich starke Kompetenzen innerhalb Deutschlands ermöglichen die Vielzahl an Events. Dort, wo viel relevantes und neues Wissen vermittelt werden kann, finden auch die Veranstaltungen statt!
Diese Kompetenzen haben eine Anziehungskraft auf internationale Teilnehmer, nach Deutschland zu reisen, um an den hiesigen Kongressen teilzunehmen, sich auszutauschen, Ideen zu entwickeln und Innovationen kennenzulernen.
Die Veranstalter selbst wissen um die hohe Nachfrage, wodurch sie das Potenzial für große und prestigeträchtige Veranstaltungen sehen. Das wiederum schafft Anreize, neuartige Veranstaltungen zu organisieren, die thematisch immer weiter spezialisiert werden können. Somit entsteht eine Dichte an Veranstaltungen in Deutschland, die ein breites Spektrum an unterschiedlichen Themengebieten abdeckt, was wiederum die Nachfrage der Teilnehmer weiter erhöht. Es ist also eine Art Kreislauf, welcher sich selbst antreibt und großes Wachstum in dieser Branche fördert. Solange also die Wissensdichte und der Grad an diversen Themenspezialisierungen hoch bleiben, wird Deutschland als Austragungsort weiterhin ganz vorne mit dabei sein?
Das stimmt großteils. Denn das Erfolgsrezept ändert sich durch die fortschreitende Technisierung und die Digitalisierung im Kongress der Zukunft etwas. Wer es nicht schafft, die zwei neuen Zutaten zu integrieren, muss in Zukunft mit Einbrüchen bei den Besucherzahlen rechnen.

II. Anforderungen an den Kongress der Zukunft

Die Teilnehmer ändern nämlich ihre Vorstellungen und Erwartungen kontinuierlich bezüglich der Vortragsweise und Bereitstellung des Wissens in Anlehnung an die Neuheiten in der Technikwelt. Sie wollen eine stärkere Integration und Interaktion mit den Wissensinhalten und am besten alles jederzeit und übersichtlich abrufbar auf ihren eigenen, vernetzten Geräten vorfinden. Inhalte müssen auch visuell ansprechend und designorientiert vermittelt werden können. Sie sollten zum Sharen mit der Crowd freigegeben sein und durch ihre Visualisierung genügend Anreiz beim Konsumenten der Informationen wecken, diese Inhalte zu teilen.
Die Veranstaltungsbranche kann von der Digitalisierung dramatisch profitieren.

 1. Marketing im Kongress der Zukunft

Die Möglichkeit des “Weiter-Erzählens” des auf dem Event Erlebten über die Sozialen Netzwerke und verschiedenen Plattformen im Netz, stellt eine kostenlose Marketingmöglichkeit in den Raum: selbstständiges Marketing des Kongresses durch die freiwillige Selbstdarstellung des Teilnehmers auf dem Event.
Die sogenannten sozialen Medien bilden somit das digitale Echo der Veranstaltung. Je mehr Raum der Selbstinszenierung und Partizipation das Event also dem Teilnehmer gewährt, umso weiter wird das Echo sein.

2. Attraktion im Kongress der Zukunft

Zusätzlich muss daher gewährleistet werden, dass der Erlebnisfaktor einer Veranstaltung erfüllt wird: Die Besucher wollen bei der stetig steigenden Fülle an diversen Veranstaltungen natürlich diejenigen besuchen, bei denen sie etwas erleben können. Eine Veranstaltung also, die ihnen in Erinnerung bleibt. Und so ist an die Veranstalter die Herausforderung gestellt, nicht nur besondere Inhalte mit der neuesten Technik und einem hohen Grad an digitaler Vernetzung bereitzustellen, sondern eben auch bei der Wahl ihrer Veranstaltungslocation etwas Ausgefallenes und Einzigartiges zu bieten. Es ist also bei der Wahl des Veranstaltungsgebäudes, neben den üblichen wichtigen Kriterien wie Anbindung, Größe, Technikstand, etc., auch etwas Kreativität gefragt, um die ambitionierten Teilnehmer von der eigenen Veranstaltung zu überzeugen. Daher eignen sich Gebäude, die eine auffällige und schöne Architektur haben oder vom Setting eine besondere Atmosphäre verströmen, die den Besuchern das Gefühl der Einzigartigkeit und Exklusivität geben.

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3. Aktualität im Kongress der Zukunft

Die Kurzfristigkeit sowie der Grad der Themenaktualität stellen ebenfalls eine große Herausforderung für Veranstalter dar. Der zeitliche Planungshorizont für die Organisation des Events verkürzt sich durch die Schnelllebigkeit der Themen und Änderungen der Inhalte finden dementsprechend akuter statt. Eine gute Anpassungsfähigkeit der Kongressveranstalter ist daher erforderlich. Die Flexibilität müssen die Veranstalter auch auf ihre Veranstaltungsorte projizieren: Settings, Einrichtung und technische Ausrüstung müssen schnell, ohne allzu großen Aufwand und möglichst kostengünstig veränderbar oder austauschbar sein.

4. Sicherheit im Kongress der Zukunft

Der Sicherheitsaspekt spielt heutzutage ein wichtiges Auswahlkriterium für die Teilnehmer. Auf das erhöhte Sicherheitsbedürfnis der Teilnehmer müssen sich Veranstalter und Veranstaltungsorte einstellen. Sie müssen im Stande sein, Sicherheit zu vermitteln und zu garantieren. Dabei muss bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, die Sensibilität der Teilnehmerdaten genauso stark berücksichtigt werden wie die körperliche und geistige Unversehrtheit der Teilnehmer selbst.
Es bedarf also neben der Bereitstellung von professionellen Sicherheitspersonal auch eine Ausweitung des Datenschutzes und des technischen Know-Hows, damit die sichere Nutzung und Interaktion von mobilen Geräten gewährleistet wird.

5. Nachhaltigkeit im Kongress der Zukunft

Nachhaltigkeitskonzepte und ein ökologisches Bewusstsein bei den Veranstaltern von Kongressen stehen in Zukunft weiter im Fokus als zuvor. Heutzutage schon spürt man bereits, dass sich gesamtgesellschaftlich ein stärkeres Bewusstsein und Verantwortungsgefühl für die Umwelt durchsetzt. Daher ist es für das Image des Events sehr wichtig, dass man es eco-friendly gestaltet. Maßnahmen wären z.B. eine Reduktion der Müllproduktion (zusätzlich sollte der Müll möglichst recyclebar bzw. umweltfreundlich entsorgbar sein) oder Kooperationen mit Firmen, die umweltbewusst produzieren (z.B. bei der Wahl der Verpflegung in Form von Getränken und Snacks). Eine weitere Idee wäre z.B. einen Nahtransport für die Teilnehmer bereitzustellen, der keine Emissionen ausstößt. In den Zentren deutscher Großstädte gibt es Fahrradtaxis, mit denen man schnell und einfach kurze Distanzen umweltfreundlich zurücklegen kann. Man könnte also als Veranstalter eines Kongresses eine Kooperation mit einem Fahrradtaxianbieter eingehen, um z.B. Teilnehmer von einem naheliegenden Bahnhof abzuholen. Eines dieser Unternehmen ist Velotaxi, das seine Fahrradtaxiflotte gerne bei Großevents zum Einsatz bringt.

III. Einige Beispiele neuer Technik auf Kongressen

1. Übersetzungstools

Auf internationalen Events treffen viele verschiedene Kulturen und damit auch Sprachen aufeinander. Wer an solchen Events teilnehmen will, der muss gute Kenntnisse in Englisch mitbringen. Neue Technik ermöglicht es jedoch, dass sich Teilnehmer die Inhalte in ihre Landessprache übersetzt bekommen. Da bedarf es auch keine extra Dolmetscher dafür, die grob zusammenfassen müssen. Diese Aufgabe übernehmen stattdessen intelligente Übersetzungssoftwares, welche viel schneller und genauer arbeiten als der Mensch. Somit existieren Gadgets, die eine digitale Übersetzung in Echtzeit ermöglichen. Eine Diskussion kann so mehrsprachig stattfinden und eine spontane Interaktion ohne jegliche Sprachbarrieren wird ermöglicht. Microsoft, Google und einige Start-Ups, so z.B. Waverly Labs, bieten hier bereits tolle Produkte an.

2. Kollaborationshilfsmittel

Auch an Kollaborationstechnik gibt es etwas Spannendes: Bluescape. Hierbei handelt es sich um eine neuartige Software, deren Plattform für vernetztes Arbeiten an Präsentationen ausgelegt ist. Durch den Einsatz von Bluescape wird es mehreren Referenten ermöglicht, gemeinsam ein Thema zu präsentieren. Ein nicht anwesender Referent oder Veranstaltungsteilnehmer kann den Vortrag von einem anderen Standort aus unterstützen oder Fragen via Chat stellen. Das steigert die Interaktion einer Präsentation enorm.

3. Nebelprojektion

Ebenfalls für einen regen Traffic auf den sozialen Plattformen sorgen Nebelprojektoren: Es werden Projektionen von Bildern und Videos auf einen Nebelvorhang erzeugt. Mit einer Erweiterung lässt sich die Nebelprojektion auch als interaktiver Touchscreen einsetzen. Bei einer Produktpräsentation auf Messen und Events können somit einzigartige Showeffekte erzeugt und das reale Produkt mit Informationen überlagert werden, was eine neue Form der Bewerbung von Produkten darstellt.

4. Industrielle Roboter mit angebrachten LED-Screens

Eine weitere Neuheit sind industrielle Roboter mit LED-Flatscreens. Es sind solche, die auch in Produktionshallen in der Industrie zum Einsatz kommen, jedoch mit dem Unterschied, dass anstelle des Werkzeugs des Roboters ein LED-Flatscreen am Ende des Roboterarmes angebracht ist. Die Screens können für kleine Präsentationen genutzt werden und sorgen für eine Steigerung des Erlebniswertes bei einer Präsentation. Die schwenkbaren und somit räumlich jederzeit veränderbaren Screens können aber auch als Wegeleitsysteme und als Werbeflächen genutzt werden. Diese Roboter verleihen einen unglaublichen Hightech-Eindruck, was Besucher zum Staunen bringen wird. Man bekommt ja schließlich sonst nicht die Möglichkeit, solche Technik zu Gesicht zu bekommen. Fotos und geteilte Inhalte auf sozialen Netzwerken sind daher garantiert.

5. Virtual Reality

Nicht Zuletzt macht auch Virtual Reality einen Siegeszug durch die Kongressveranstaltungen. Die Benutzer tragen eine Multifunktionsbrille mit Miniaturcomputer (auch mit Smartphones möglich) im Brillenrahmen. Mit dieser Brille wird „Erweiterte Realität“ (Augmented Reality) ermöglicht, kurz: die reale Umwelt wird durch Informationen ergänzt. Es findet eine Visualisierung von Daten statt. Möglich wären hier z.B. eine Wegeleitung, zusätzliche Informationen zum Referenten oder zum Gesprächspartner, alles in realtime abrufbar. Die besonderen Brillen können aber natürlich auch für Werbezwecke genutzt werden, indem man den Betrachter durch eine virtuell animierte Welt eintauchen lässt, wo das zu vermarktende Produkt näher vorgestellt wird.
Wer nicht extra auf einen modernen Kongress gehen will um Virtual Reality auszuprobieren, der kann z.B. in der VR-Lounge in Berlin vorbeischauen und in neue Welten eintauchen.

IV. Was können wir vom Kongress der Zukunft erwarten?

Die Zukunft wird immer stärker Technik geprägt sein und neue Erfindungen und Gadgets werden die Gestaltungsmöglichkeiten innerhalb von Kongressen sehr stark erhöhen. Es wird daher Veranstaltern ermöglicht werden, immer präzisere Inhalte für ihre Besucher zu kreieren und immer weiter in Nischenbereiche einzudringen, was aufgrund der kontinuierlich steigenden Anzahl an Kongressen so oder so nötig sein wird, um für das eigene Event die Relevanz zu bewahren und sich von anderen Events zu unterscheiden. Die Digitalisierung wird viele Elemente des heutigen Kongressen ersetzen und verbessern. Jedoch braucht man sich nicht darauf einstellen, dass der Kongress der Zukunft nur noch virtuell stattfinden wird. Es wird viel mehr zu einer Symbiose beider Arten kommen, also zu einem Hybrid aus analogen und digitalen Komponenten. Das Event Kongress wird auch in der Zukunft physisch stattfinden, so wie gehabt, weil das Zusammentreffen von Mensch zu Mensch immer die beste Art der Kommunikation ist. Jedoch wird es, und das ist sehr positiv, Menschen viel leichter möglich sein, von einem anderen Ort der Welt an dem Event teilzunehmen, indem sie z.B. Vorträgen und Präsentationen durch die Freischaltung von Livestreams beiwohnen können. Sie werden von anderen Standorten an Diskussionen teilnehmen und an Projekten mit Hilfe entsprechend ausgereifter, vernetzter Software mitarbeiten können. Dadurch ergeben sich auch unter anderem neue Vertriebskanäle für die Veranstalter, welche z.B. für die Freischaltung eines Livestreams zu einem gesonderten Vortrag extra Tickets online verkaufen können. Somit können zusätzliche Umsätze generiert werden und die Popularität sowie der Bekanntheitsgrad des Events gesteigert werden.
Ein Aspekt bleibt auch im Kongress der Zukunft unberührt und wird immer gelten:
Wer ein erfolgreiches Event veranstalten will, der muss die richtigen Inhalte liefern!
Ein hoher Grad an Technisierung und Digitalisierung kann keine gute Inhalte und fachspezifisches Wissen zu relevanten Themen ersetzen.
Inhalte sind und bleiben für immer das Herz und die Seele eines jeden Events.

Wenn du diesen Blogpost interessant fandest, dann schau auch bei unserem Blogpost “Checkliste für Kongresse und Tagungen” vorbei: hier geben wir dir ein paar kurze Tipps, um dein Event richtig zu planen.

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