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1.1 Von der Geschäftsidee zum Konzept

Wie gründe ich ein Café?

Dein Kopf sprudelt wahrscheinlich förmlich vor Ideen über, aber hier gilt es, sich für eine Idee zu entscheiden. Im Gegensatz zum Businessplan erstellst du das Konzept für dich selbst. Du bringst die Idee in deinem Kopf zu Papier. Das Konzept hilft dir dabei, deine Gedanken zu sortieren und deine Ideen präzise auszudrücken. Natürlich ist das Konzept kein statisches, vollendetes Werk, sondern mehr “Work in Process”.

Dein Café wird dein ganz eigenes Baby! Und genauso viel Verantwortung trägst du auch. Das Projekt “Selbstständigkeit” ist ein Fulltime-Job und darf auf jeden Fall nicht unterschätzt werden. Schlaflose Nächte und ernüchternde Bürokratie inklusive.
Reflektiere über dich und stelle deinen eigenen Willen auf die Probe. Sei dir bewusst, dass die Selbstständigkeit und die Eröffnung eines Cafés ein Langzeitprojekt wird und dass es nur funktioniert, wenn du das nötige Durchhaltevermögen besitzt. Frage dich, wie du mit vorherigen Stresssituationen umgegangen bist. Bist du eher der Hinschmeißer oder treiben dich auch Niederlagen voran? Oftmals ist die Anfangszeit ernüchternd: das Café macht vielleicht nicht genug Gewinn oder sogar Verluste, die Behörden wollen möglicherweise schon wieder Nachweise sehen und es könnte weniger Zeit für Freunde und Familie bleiben. Dann heißt es Durchhalten, Durchhalten, Durchhalten – und nicht aufgeben!

BARISTAZ COFFEE HEROES

Sei dir bewusst, dass du Opfer bringen musst, um Erfolge zu erzielen! Definiere deine persönlichen (kleinen und großen) Ziele, um die Motivation nicht zu verlieren.

Neben Durchhaltevermögen sind auch Teamgeist und Führungsvermögen wichtige Charaktereigenschaften, die du als Café-Besitzer brauchst. Als Boss und Café-Inhaber stehst du ständig mit einem Team in Kontakt: sie alle tragen zu deinem Erfolg bei und du musst dafür sorgen, dass ihr an einem Strang zieht.

Was bedeutet die Eröffnung deines Cafés für dich? Was ist deine Vision? Willst du deinem Umfeld etwas zurückgeben, dient es als persönliche Challenge oder siehst du das Projekt lediglich als Geldeinnahmequelle? Die Umsetzung eines Cafés ist definitiv eine Lebensaufgabe und wie in allen Lebenslagen geht es darum, Kompromisse zu finden. Die perfekte Work-Life-Balance findest du nur, wenn du dein Zeitmanagement unter Kontrolle hast. Denke daran, dir auch Zeit für dich zu nehmen, damit dir die Sache nicht über den Kopf wächst. Auch wenn du anfangs vielleicht einbüßen musst, wird sich der Erfolg lohnen!

Hard Rock Café Berlin

Inspirationsquellen für dein Café

Natürlich hast du in der Einrichtung und im Stil deines Café die freie Wahl. Im Falle einer Übernahme bist du etwas eingeschränkt, dennoch sind dir je nach Budget keine Grenzen gesetzt. Das Schöne ist, dass du dein Café ganz nach deinem Geschmack und Belieben einrichten kannst. Beachte, dass es im Sinne der Ästhetik ist, einen durchgehenden Stil zu verfolgen. So schaffst du ein rundes Konzept, in dem sich deine Gäste wohlfühlen.

In welchen Cafés hast du dich besonders wohl gefühlt? Welches Angebot hast du vermehrt genutzt? Was hat dir gefallen und was weniger? Natürlich geht es nicht darum, bestehende Cafés zu kopieren (es sei denn es handelt sich um ein Franchise-Café), sondern darum, deinen Charakter zum Ausdruck zu bringen. Oftmals hilft es, sich bewusst zu machen, für welche Werte du stehst: Dir ist eine familienfreundliche Einrichtung besonders wichtig? Hast du einen grünen Daumen und fühlst dich der Natur verbunden? Oder fühlst du dich in einer edlen, gehobenen Umgebung besonders wohl?
Es ist durchaus sinnvoll, viele verschiedene Cafés zu besuchen und bewusst auf Inneneinrichtung, Design und Ausstattung zu achten. Wie wird die Karte präsentiert? Bevorzugst du gemütliche Sessel oder cleane Hocker aus Holz? Welche Gerüche nimmst du wahr? Diese Kleinigkeiten tragen maßgebend zum Wohlbefinden deiner Gäste bei.

Zusatzwissen für Streber:
Definiert wird das im Kano-Modell: Zur Ermessung der Kundenzufriedenheit wird zwischen “Basis-Merkmalen” und “Begeisterungs-Merkmalen” unterschieden.
Basisfaktoren werden unbewusst vorausgesetzt und sind so grundlegend und selbstverständlich, dass sie den Kunden erst bei Nichterfüllung bewusst werden. Werden die Grundforderungen nicht erfüllt, entsteht Unzufriedenheit; werden sie erfüllt, entsteht aber keine Zufriedenheit.

Begeisterungsfaktoren hingegen sind Merkmale, die einen Nutzen verfolgen. Da der Kunde nicht mit diesem Faktor rechnet, wird Begeisterung hervorgerufen. Somit grenzt du dich von deinen Konkurrenten ab. Eine kleine Leistungssteigerung kann bereits zu einem überproportionalen Nutzen führen.

Weil zum Beispiel guter Kaffee vorausgesetzt wird, punktest du damit wahrscheinlich nicht zusätzlich. Du grenzt dich nicht von deiner Konkurrenz ab. Mögliche Begeisterungsfaktoren sind z.B. eine wohlriechende Handseife auf den Toiletten oder ein selbstgebackener Keks zu jedem Getränk.

Wunderhaus

Der Aufbau deines Konzepts bleibt dir natürlich selbst überlassen, folgende Punkte sollten allerdings nicht fehlen:

  • Vision: Warum mache ich das alles überhaupt? Was ist meine Mission? Ist mir das die ganze Arbeit überhaupt wert und wenn ja, warum? Wann ist mein Vorhaben ein Erfolg?
  • Konzept: Übernehme ich das Konzept eines anderen Cafés oder mache ich etwas völlig Neues? Was bietet mein Café, das es sonst in meiner Umgebung noch nicht gibt?
  • Design: In welchem Stil will ich mein Café einrichten? Schlicht und minimalistisch oder großzügig und detailreich? Welches Gefühl sollen meine Gäste in meinem Café haben?
  • Location: Habe ich bereits eine Location? Wie groß ist die Fläche, wie viele Personen finden darin Platz? Gibt es einen Lagerplatz?
  • Ausstattung: Gibt es eine Toilette? Kann ich möglicherweise Küchengeräte und Einrichtung vom Vormieter übernehmen?
  • Challenges: Was sind die größten Hürden, die ich auf dem Weg zum Erfolg erklimmen muss? Welche zusätzlichen Hindernisse könnten auftauchen und wie wirke ich dem entgegen?

Das Konzept zeigt auf, wie du dir dein ideales Café vorstellst. Hierbei werden eher grobe, oberflächliche Punkte angeschnitten. Soll es ein reines Café werden oder bietest du noch zusätzliche Leistungen an? Beispielsweise besteht die Möglichkeit, dein Café für externe Events zu vermieten. Auf Plattformen wie eventsofa.de oder eventsofa.at vermarktest du deine Location zusätzlich und generierst zusätzliches Kapital.

Zu einem Businessplan gehört dann doch mehr Planung und Kalkulation. Hier sollen lediglich Fakten und realistische Zahlen genannt werden. Außerdem ist der Businessplan viel formeller und sachlicher. Halte dich auch hier daran, es auf den Punkt zu bringen.

Warum braucht deine Stadt noch ein Café? Unique Selling Point

Wahrscheinlich jeder, der ein Café plant, hat ein bestimmtes Bild im Kopf. Von der Einrichtung bis zur Karte, dir sind keine Grenzen gesetzt. Trotzdem solltest du dir im Klaren sein, dass dein Unternehmen kundenorientiert ist. Denn von Kunden hängt dein Unternehmen ab. Definiere deshalb möglichst präzise deine Zielgruppe. Beobachte und analysiere dein Umfeld genau, um festzulegen, wie dein Kunde aussehen wird. Befindet sich deine Location in einer Großstadt oder in einer kleineren Ortschaft? Leben in dem Ort viele Studenten oder Familien? Wie zentral liegt dein Café? Bedenke, dass du größtenteils von Laufkundschaft abhängig bist. In einer Seitenstraße wirst du also viel schlechter gesehen und besucht. Ein Parkplatz und öffentliche Verkehrsmittel in Cafénähe erleichtern deinen Gästen die Anfahrt.
Auch andere Cafés und Läden im Umfeld tragen zu deinem Erfolg bei. Kommst du gegen die Konkurrenz an? Bietet dein Café etwas, das es noch nicht gibt?
Im besten Fall erstellst du eine Wettbewerbsanalyse von dir und deinen Konkurrenzen.

Bewerte möglichst sachlich alle Konkurrenten nach Kritikpunkten wie folgende:

  • Lage / Erreichbarkeit
  • Preis
  • Angebot
  • Ausstattung
  • Komfort
  • Freundlichkeit des Personals
  • Prestigefunktion

Erstelle anschließend ein Diagramm, um deine Wettbewerbsfähigkeit zu überprüfen. So kristallisieren sich anschaulich alle Stärken und Schwächen deines Cafés.

1.2 Der Businessplan

Wie erstelle ich einen Businessplan?

Der Businessplan ist deine Visitenkarte. Potenzielle Investoren, Kapitalgeber, Banken oder Förderinstitutionen werden dich immer erst einmal nach deinem Businessplan fragen. Auch für deine zukünftigen Geschäftspartner kann er ein wichtiges Dokument darstellen.

Ein wichtiger Schritt zur Eröffnung eines Cafés ist die Erstellung eines Businessplans. Nur wenige besitzen die finanziellen Kapazitäten, die Kosten eines Betriebes zu stemmen. Deshalb müssen Unternehmer oft einen Kreditgeber davon überzeugen, dass ihr Vorhaben sich eines Tages selbst finanzieren kann. Versuche den Businessplan möglichst sachlich und präzise zu gestalten. Hier ist eine nüchterne Reflexion unabdingbar.
Du bist von deinem Konzept überzeugt – jetzt musst du nur noch andere davon überzeugen! Behalte dir diesen Leitsatz im Kopf, wenn du deinen Businessplan schreibst.

Der Businessplan umfasst folgende Punkte:

  • Geschäftsidee
  • Vorstellung des Gründers/der Gründer
  • Zielgruppe / Kunden
  • Markt- und Wettbewerbsanalyse
  • Finanzplan
  • Anhang mit Lebenslauf, Zeugnissen und relevanten Zertifikaten

SmartBusinessPlan.de bietet eine kostenlose Testversion der Software an, in dem du ganz entspannt deinen Businessplan erstellen kannst, inklusive Finanzplan – druckfertig und finanzierungsreif.

Achte darauf, dass dein Businessplan verständlich geschrieben und übersichtlich gegliedert ist. Auch hier gilt: Der erste Eindruck zählt! Eine optisch ansprechende Gestaltung weckt das Interesse eines Kapitalgebers. Außerdem rät SmartBusinessPlan.de: weniger technisches Details, mehr unternehmerisches Know-how ist gefragt. Bei sehr technischen Ideen solltest du wie ein guter Wissenschaftsjournalist für Laien den Kern und Zusammenhang zur Geschäftsidee verständlich darstellen.

So könnte dein Businessplan aussehen:

Neben nützlichen Vorlagen bietet SmartBusinessPlan eine Übersicht an Punkten, die du abdecken solltest. Außerdem beschreibt das Tool in praktischen Leitfragen, welche Inhalte die jeweiligen Punkte umfassen soll. Danach musst du deinen Businessplan nur noch ausdrucken!

1.3 Finanzierung und Finanzplan

Wie finanziere ich mein Café?

Du bist dir über deine Idee im Klaren und würdest am liebsten sofort loslegen. Doch dann stehst du vor entscheidenden Fragen: Wie finanziere ich mein Unternehmen? Besteht Startkapital? Reichen die Einnahmen für meinen Unterhalt? Wie lange brauche ich, um einen Kredit abzubezahlen?

Der Finanzplan ist ein wichtiger Punkt im Businessplan. Vorhandenes Eigenkapital erleichtert die Kreditgewährung und minimiert den enormen finanziellen Druck, weiß finanzchef24.de. Schau dich auch unbedingt nach staatlichen Fördermitteln um, gerade in der Anfangszeit sind diese sehr hilfreich.

Folgende Punkte solltest du bei der Finanzierung deines Cafés beachten:

  • Warenkosten Gemeinkosten
  • Personalkosten
  • Gewinn
  • Mehrwert-/Umsatzsteuer

finanzchef24.de beschreibt die “Vier Teile des Finanzplans”:

1. Teil des Finanzplans: der Kapitalbedarfsplan

Zunächst stellst du dir die Frage, wie viel Kapital du für dein Café benötigst. Wird eine Café übernommen, entstehen nicht so viele Kosten, wie wenn du eines neu aufbaust. Über die Übernahmekosten lässt sich meist verhandeln, während bei einem Neuaufbau mit sämtlichen Umbaukosten und Neuanschaffungen zu rechnen sind.
Das wichtigste beim Kapitalbedarfsplan ist, dass du realistisch bist und auch “kleine” Summen beachtest. Berücksichtige neben den Einrichtungskosten auch Notarkosten, Gebühren beim Gewerbeamt für die Gewerbeanmeldung und Beträge für Marketingmaßnahmen.

Erstelle am besten eine Liste oder Excel-Tabelle, in der du penibel alle Ausgaben aufschreibst und mit welcher Summe du rechnest. Nur so kannst du ein angemessenes Kapital anfordern und diese Forderung begründen.

2. Teil des Finanzplans: der Finanzierungsplan

Anschließend planst du, woher du das Geld nimmst, das du für die einzelnen Unternehmen benötigst. Hier ist es sinnvoll, die Kostenpunkte nach Relevanz zu sortieren, um eine klare Übersicht darüber zu bekommen, was als erstes finanziert werden soll.

3. Teil des Finanzplans: die Rentabilitätsvorschau

Der dritte Teil des Finanzplans soll ermitteln, ob du mit deinem Café genug Einnahmen erzielst, um langfristig davon leben zu können. Dazu wird zunächst dein Umsatz so realistisch wie möglich geschätzt (Umsatzplanung). Der Zeitrahmen sollte monatlich auf drei Jahre belaufen. In der anschließenden Kostenplanung listest du alle laufenden Kosten auf. Versuche auch hier, möglichst präzise zu arbeiten.
Anschließend erstellst du daraus die Rentabilitätsvorschau, also einer Gewinn- und Verlustrechnung. Ziehe die geplanten Kosten von den geplanten Umsätzen ab, um abzugleichen, ob du Gewinne oder Verluste erzielst.

4. Teil des Finanzplans: der Liquiditätsplan

Im letzten Teil zeigst du auf, dass du Gewinne erzielen wirst und dass die Gefahr der Zahlungsunfähigkeit sehr gering ist. Die Liquiditätsplanung wird in der Regel für die ersten 24 Monate aufgestellt. Kontrolliere und gleiche auch unbedingt regelmäßig ab, ob die geplanten Summen deiner Rentabilitätsplanung entsprechen.

1.4 Gewerbeanmeldung

Wie melde ich mein Gewerbe an?

Nach §15 Absatz 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG) muss jeder, der selbstständig tätig sein will und nicht freiberuflich tätig ist, ein Gewerbe anmelden. Des Weiteren ist die Tätigkeit auf Dauer angelegt und hat die Absicht, Gewinne zu erzielen. Da in Deutschland Gewerbefreiheit besteht, hat jeder die Möglichkeit, ein Gewerbe anzumelden.

Ein Gewerbe muss beim jeweils zuständigen Gewerbe- oder Ordnungsamt an- und abgemeldet werden. Dein zuständiges Gewerbeamt befindet sich normalerweise in der Stadt- oder Gemeindeverwaltung.

Folgende Unterlagen brauchst du für die Gewerbeanmeldung für ein Café:

  • gültiger Personalausweis oder Reisepass (ggf. Aufenthaltsgenehmigung)
  • 10 € bis 40 € für die Anmeldegebühr (variiert nach Stadt und Bezirk)
  • Antrag zur Gewerbeanmeldung (PDF)
  • Aufenthaltsgenehmigung mit der Erlaubnis, ein selbständiges Gewerbe auszuführen, falls du nicht deutscher Staatsbürger bist

Anschließend erhältst du die nötigen Unterlagen vom Finanzamt. Wenn du planst, Angestellte zu beschäftigen, musst du beim Arbeitsamt eine Betriebsnummer beantragen. Denke auch unbedingt daran, deine Angestellten bei der jeweiligen Krankenkasse anzumelden. Danach kannst du Mitglied der Industrie- und Handelskammer (IHK) werden. In der ersten Woche, in der du offiziell in deinem Café arbeitest, musst du dich zudem bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden.

Brauche ich eine Konzession? Für Alkohol und Speisen

Neben dem Gewerbeschein benötigst du noch eine Konzession, wenn Alkohol ausgeschenkt wird oder du zubereitete Speisen anbieten willst. Ausgestellt wird die Konzession von dem zuständigen Gewerbeamt. Damit verbunden sind so einige Behördengänge. GRÜNDERDEUTSCH stellt zusammen, welche Unterlagen du für die Konzession benötigst und wo du diese beantragen kannst:

1.5 DSGVO

Was muss ich seit der DSGVO beachten?

Am 25. Mai ist die neue Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) in Kraft getreten. Das Ziel der neuen DSGVO ist es, personenbezogene Daten zu schützen. Das heißt auch: du musst die Grundsätze der Transparenz, die Zweckbindung, Datensparsamkeit und der begrenzten Speicherung beachten.

Du stehst im ständigen Kontakt zu deinen Kunden und Stakeholdern wie Lieferanten. Auch du musst also gewisse Regelungen der DSGVO beachten.

Erstelle ein Verzeichnis, wenn du die Daten von Personen aufnimmst. Folgende Punkte soll das Verzeichnis beinhalten:

  • Zweck der Datenverarbeitung
  • Beschreibung der Kategorien von Personen und der personenbezogenen Daten von diesen.
  • Wann und wie werden Daten gelöscht?
  • Was unternimmst du organisatorisch und auch technisch, damit Daten von Personen bei dir sicher sind vor dem Zugriff Dritter?

Das ist in deinem Café der Fall, wenn du einen Gast einladen willst, eine Bewertung zu schreiben (was durchaus sinnvoll ist!). Außerdem speicherst du Daten, wenn ein Gast eine Reservierung durchführen will. Vertreibst du selbst einen Newsletter, zum Bespiel auf deiner Homepage oder Blog, brauchst du die ausdrückliche Einwilligung des Empfängers deiner Marketing Aktion.

Da du der Geschäftsführer bist, bist du auch für etwaige Fauxpas verantwortlich. Denke deshalb unbedingt daran, auch dein Personal zu schulen.

Du hast die DSGVO zur Kenntnis genommen und ein Datenverzeichnis erstellt? Soweit so gut! Bleibe auf dem Laufenden und folge hier unserem Newsletter, um über Neuigkeiten informiert zu werden!

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