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Gastbeitrag von Ernst Schneider (Foto), Chefredakteur von business-netz

Ernst Schneider
Ernst Schneider

Die Weihnachtsfeier ist in deutschen Unternehmen ein fester Jahresbestandteil – allerdings feiern hier nicht nur Mitarbeiter und Geschäftsleitung, sondern häufig auch das Finanzamt. Viele Firmen – und ihre Mitarbeiter – unterschätzen nämlich, dass solche Betriebsfeiern nur bis zu einer Höchstgrenze bzw. Freigrenze von 110 Euro steuerfrei sind. Wird die Grenze überschritten, werden Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge fällig.

Weihnachtsfeiern gelten steuerlich als Betriebsveranstaltungen

Steuerrechtlich gilt die Firmenweihnachtsfeier als sogenannte Betriebsveranstaltung. Entscheidende Rechtsgrundlage ist hier R 19.5 „Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen“ der Lohnsteuerrichtlinien (hier derzeit LSTR 2011/2013). In Absatz 1 wird festgehalten, dass Zuwendungen des Arbeitgebers an Arbeitnehmer bei Betriebsveranstaltungen als Leistungen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers nicht zum Arbeitslohn gehören. Es muss sich hier aber um herkömmliche (übliche) Betriebsveranstaltungen und um bei diesen Veranstaltungen übliche Zuwendungen handeln. Selbstverständlich wird in den Richtlinien auch genau definiert, was eine Betriebsveranstaltung ist. Es geht um „Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene, die gesellschaftlichen Charakter haben und bei denen die Teilnahme allen Betriebsangehörigen offen steht, z. B. Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, Jubiläumsfeiern. Ob die Veranstaltung vom Arbeitgeber, Betriebsrat oder Personalrat durchgeführt wird, ist unerheblich.“ 

Aufpassen

Der steuerlich anerkannte Höchstbetrag beträgt  derzeit 110 Euro und zwar einschließlich Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer pro teilnehmendem Mitarbeiter und Firmenevent.

Dabei legt das Finanzamt einen Durchschnittsbetrag zugrunde, es werden nicht die vom einzelnen Mitarbeiter tatsächlich verursachten Kosten angesetzt. Es ist also egal, ob ein Mitarbeiter nur ein Glas Mineralwasser getrunken und ein anderer Champagner bestellt hat. Pro Jahr sind übrigens zwei steuerbegünstigte Betriebsfeiern erlaubt.

Freigrenze von 110 Euro muss unbedingt eingehalten werden

Wird die Freigrenze von durchschnittlich 110 € pro Mitarbeiter auch nur um einen einzigen Cent überschritten, sind die gesamten Kosten der Firmenfeier steuerschädlich und gelten für die Mitarbeiter als „geldwerter Vorteil”. Damit werden Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge fällig. 

Diese Steuerbegünstigungen können Sie bei der Firmenweihnachtsfeier nutzen

Absatz 4 der R 19.5 legt fest, welche Aufwendungen des Arbeitgebers steuerbegünstigt werden. Dabei handelt es sich um übliche steuerfreie Zuwendungen, diese sind „insbesondere

  1. Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
  2. die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten, auch wenn die Fahrt als solche schon einen Erlebniswert hat,
  3. Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Firmenfeier nicht im Besuch einer kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft,
  4. Geschenke.  Üblich ist auch die nachträgliche Überreichung der Geschenke an solche Arbeitnehmer, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsfeier teilnehmen konnten, nicht aber eine deswegen gewährte Barzuwendung,
  5. Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Räume, Musik, Kegelbahn, für künstlerische und artistische Darbietungen, wenn die Darbietungen nicht der wesentliche Zweck des Firmenevents sind.“

Wichtiger Hinweis

Während der Weihnachtsfeier übergebene oder verloste Geschenke sind nur  bis zu einem Gesamtwert von 40 Euro (einschließlich Umsatzsteuer/Mehrwertsteuer) steuerbegünstigt.

Zum Thema Geschenke an Kunden oder Mitarbeiter empfehlen wir unseren Beitrag „Süßer die Steuerkassen nicht klingeln – Weihnachtsgeschenke erfreuen auch den Fiskus

Aufpassen – Teilnahme von Familienangehörigen und Freunden an der Firmenweihnachtsfeier

Das Finanzamt gewährt die Steuerbegünstigungen auch, wenn Familienangehörige oder Freunde an der Weihnachtsfeier teilnehmen. Hier droht allerdings wiederum eine Steuerfalle – die Kosten, die auf den betriebsfremden Teilnehmer anteilig entfallen, werden dem jeweiligen Mitarbeiter als geldwerter Vorteil zugerechnet und bei dessen 110 Euro-Freigrenze mit angerechnet.

Praxisbeispiel

Eine Firma hat 10 Mitarbeiter. Die Geschäftsleitung erlaubt den Betriebsangehörigen, jeweils eine betriebsfremde Begleitung mitzubringen. Die Gesamtkosten der Firmenfeier belaufen sich für die 20 Teilnehmer auf 1.050 Euro. So rechnet das Finanzamt:

Gesamtkosten 1.050 Euro
Anzahl der teilnehmenden Mitarbeiter 10
Anzahl der Teilnehmer insgesamt 20
Kosten pro Mitarbeiter (1.050 ./. 10 Mitarbeiter) 105 Euro

Damit kann die Steuerbegünstigung genutzt werden, die Kosten pro teilnehmenden Mitarbeiter liegen unter der Höchstgrenze von 110 Euro.

Wenn die Kosten aus dem Ruder laufen

Wenn die Weihnachtsfeier im Durchschnitt teurer als 110 Euro pro Mitarbeiter wird, haben Arbeitgeber und Mitarbeiter zwei Möglichkeiten, um den Steuerschaden zu begrenzen.

Option 1: 25 %-ige Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber

Der Arbeitgeber kann beim Finanzamt (auch nachträglich) beantragen, dass er den Kostenanteil pauschal mit 25 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer versteuert und für die Mitarbeiter übernimmt. Wichtig: darauf entfallen auch keine Sozialversicherungsbeiträge.

Aufpassen

Der Nachteil für den Arbeitgeber liegt hier darin, dass die gesamten Kosten  der Pauschalbesteuerung und nicht nur der die 110 Euro Freigrenze übersteigende Kostenanteil angesetzt werden.

Trotzdem wird dieser Weg in der Praxis relativ oft beschritten. 

Option 2: Schriftliche Vereinbarung mit den Mitarbeitern über eigene Kostentragung

Besteht die Gefahr einer Überschreitung der 110 Euro Freigrenze, können Arbeitgeber  mit ihren Mitarbeitern vorab schriftlich vereinbaren, dass diese sich dazu verpflichten, die höheren Kosten der Firmenfeier aus eigener Tasche zu bezahlen. So bleibt die Steuerbegünstigung bis 110 Euro erhalten, der übersteigende Anteil muss aber zur Gänze vom Mitarbeiter bezahlt werden.

Musterformulierung: Kostenübernahme Weihnachtsfeier

Wenn die Kosten der Weihnachtsfeier am …………. den Betrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer übersteigen, verpflichte ich mich, den übersteigenden Betrag, der auf mich entfällt, zu übernehmen. Die Lohnbuchhaltung soll den eventuell zu erstattenden Betrag vom Nettogehalt entsprechend einbehalten.

………………. (Ort, Datum)

………………. (Unterschrift Mitarbeiter)

Über den Autor Ernst Schneider:

Ernst Schneider, Chefredakteur von business-netz, dem Business-Portal für Manager, Fach- und Führungskräfte, ist Jurist und Experte für Steuerfragen mittelständischer Unternehmen. Er war in der Vergangenheit u. a. beim Bundesfinanzhof, in der Ministerialverwaltung und für verschiedene Verbände tätig.

//Titelbild: Alte Turnhalle Berlin

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