Firmen Weihnachtsfeier 2013: Checkliste als Organisationshilfe

Nur noch 90 Tage bis Weihnachten. 90 Tage klingt einerseits weit weg, andererseits heißt das für Firmen und Organisationen höchste Eisenbahn ihre diesjährige Weihnachtsfeier zu organisieren. Um unnötigen Stress am Jahresende zu vermeiden, ist es ratsam, rechtzeitig mit der Planung und Organisation zu starten. Insbesondere die Location als zentrales Element für den Erfolg der Weihnachtsfeier sollte frühzeitig ausgesucht und gebucht werden. So erhöhen sich die Chancen in der Wunsch-Location am gewünschten Termin feiern zu können. Und man profitiert oft von Frühbucherrabatten.

Als Organisationshilfe haben wir Euch hier eine Checkliste für die Firmen Weihnachtsfeier zusammengestellt. Sie gibt Euch einen guten Überblick über das, was alles wann zu tun ist und nebenbei bekommt Ihr noch ein paar Tipps. Damit wird der große Berg Weihnachtsfeier zu einem gut begehbaren Hügel. Auf geht’s!

Villa Mignon Hamburg
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Checkliste Firmenweihnachtsfeier

ca. 6-3 Monate vorher

  • Datum der Weihnachtsfeier
  • Termin Plan B
  • Uhrzeit & Dauer des Events
  • Budget
  • Information an alle Mitarbeiter & Teilnehmerzahlen abfragen
  • Organisations-Team
  • Ideensammlung: Thema, Motto usw., um dazu passende Locations zu finden
  • Location Recherche (z.B. auf eventsofa)
  • Angebote einholen für:
    • Location
    • Catering
    • Musik
    • Rahmenprogramm
  • An- und Abreise der Mitarbeiter organisieren
  • Angebote auswerten und entscheiden
  • Vertragsbedingungen beachten: Zahlungsbedingungen, ggf. Versicherung abschließen, Stornokonditionen überprüfen, Reservierungs- und Buchungsfristen
  • Angebote bestätigen

ca. 8-4 Wochen vorher

  • Vorbereitung der Weihnachtsfeier
    • Dekoration
    • Muss etwas beachtet werden (Kleidungsstil u.a.)?
    • Ablauf mit der Location durchgehen
    • Benötigte Technik
    • Namensliste aller Teilnehmer
  • Catering
    • Menüauswahl
    • Büffet
    • Getränkeauswahl
  • Vor-Ort-Besichtigung
  • Ablauf
    • Welche Aktivitäten sind geplant?
    • Einladung an Mitarbeiter verschicken (mit Information über Programm, Motto, Kleidung u.a.) und um Rückmeldung bitten
Soho House Berlin Red Room
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 ca. 3-2 Wochen vorher

  • Letzter Check
  • Ggf. Generalprobe
  • Reservierungsbestätigungen erhalten?
  • Aktuelle Namensliste
  • Wer macht die Erinnerungsfotos?

Nachbereitung

  • Nachbesprechung im Orgateam & Learnings aufschreiben
  • Kostenübersicht & Rechnungsprüfung
  • Dankschreiben & Feedback der Mitarbeiter einholen
  • Fotos als Erinnerung an alle Mitarbeiter verbreiten

Hier gibt es die Checkliste für eure erfolgreiche Weihnachtsfeier zum kostenlosen Download: Checkliste Firmenweihnachtsfeier (als PDF).

Wenn Ihr noch nach Location Tipps und Ideen für Eure Firmen Weihnachtsfeier sucht, hilft Euch unser X-Mas Special weiter: Weihnachtsfeier 2013: Ideen & Top Locations
Hier findet Ihr auch extra Angebote und Vorschläge für Weihnachtsbuffet und Weihnachtsmenü.

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