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Es ist endlich soweit: Wie versprochen, wird eventsofa jetzt durch den Zusammenschluss mit Spacebase noch besser. Für euch haben wir mithilfe der Spacebase-Expertise einen Relaunch der eventsofa Plattform durchgeführt. Damit wollen wir Schritt für Schritt die direkte Buchbarkeit von Eventspaces möglich machen – und zwar weit über Meetings hinaus.
Als Space Provider profitiert ihr dadurch von einer bis zu 10 mal höheren Buchungsrate als bisher!

„Spaces” und “Venues”

Der erste Schritt zur direkten Buchbarkeit ist, dass es jetzt zusätzlich zur gesamten Darstellung eurer Location (“Venue”) auch einzelne Räume (“Spaces”) gibt, die ihr einstellen könnt. Wenn ihr nur eine Eventfläche habt, ist euer Space zugleich auch euer ganzes Venue. Weitere Spaces könnt ihr auch im Nachhinein noch hinzufügen, falls ihr an diesem Standort neue Räumlichkeiten hinzubekommt, wie z.B. einen Outdoor-Bereich, ein weiteres Stockwerk oder Ähnliches.

So bearbeitest du dein Venue:

  1. Logge dich mit deiner User-Email und deinem Passwort ein.
  2. Klicke rechts oben auf „Spaces“. 
  3. Klicke auf das kleine Bearbeitungszeichen neben deinem Venue-Namen.
  4. Du kannst nun alle Venue-übergreifenden Änderungen vornehmen, also z.B. den Namen ändern, deine Kontaktdaten aktualisieren, die Suchbeschreibung optimieren und angeben, für welche Eventformate dein Venue geeignet ist. 

So bearbeitest du deine Spaces:

  1. Logge dich mit deiner User-Email und deinem Passwort ein.
  2. Klicke rechts oben auf „Spaces“. 
  3. Du kannst jetzt entweder einen neuen Space anlegen (klick auf „Neues Space-Profil anlegen“) oder deine bestehenden Spaces bearbeiten (klick auf „Bearbeiten“ im jeweiligen Space-Kästchen) 

Jeder Space verfügt über alle wichtigen Informationen, die der Veranstalter braucht, um ein Event bei euch organisieren zu können. Diese Infografik führt dich durch die erfolgreiche Gestaltung deiner Spaces:

Spaces direkt anfragen

Die Veranstalter können nach wie vor das gesamte Venue anfragen. Zusätzlich können sie jetzt aber auch einzelne Spaces anfragen, sofern ihr mehr als einen Space eingetragen habt. So könnt ihr für unterschiedliche Spaces separate Preise, Bestuhlungsformen, Catering-Varianten und mehr angeben. Dadurch behaltet ihr die vollste Flexibilität und könnt euer vielseitiges Angebot bestmöglich in Szene setzen. 

Überschreitet die Gästezahl die Maximalkapazität eines Spaces, kann dieser auch nicht angefragt werden. Der Kunde sieht aber eure anderen Spaces, die dafür geeignet sind, oder kann mehrere Spaces per Mausklick kombinieren. 

Kalender-Integration

Die neue Kalender-Funktion könnt ihr auf zwei Arten nutzen:

  1. Als synchronisierter Kalender
  2. Um allgemeine Öffnungszeiten anzugeben

1. Synchronisation

Der neue eventsofa Kalender kann mit den gängigsten Kalender-Tools synchronisiert werden: iCloud, Google, Office 365, Exchange und Outlook. Ihr könnt für jeden einzelnen Space einen separaten Kalender einbinden, in dem eure Buchungen automatisch hinterlegt werden. Das beinhaltet sowohl die vom Veranstalter bestätigten eventsofa-Angebote und Reservierungen als auch die anderen von euch bereits erstellten Termine in eurem synchronisierten Kalender.
Habt ihr also zum Beispiel für einen Vormittag bereits eine Buchung in den Kalender eingetragen, kann der Kunde nur mehr den Nachmittag dieses Tages anfragen.

2. Öffnungszeiten

Ihr habt für eure Spaces keine separaten Kalender? Die eventsofa Kalender-Synchronisation funktioniert mit eurem internen Buchungsprogramm nicht? Dann gebt einfach die Zeiten an, zu denen eure Spaces gebucht werden können. Jede direkte Buchungsanfrage muss von euch ohnehin erst bestätigt werden. So könnt ihr dem Veranstalter vor der Buchung ganz einfach einen anderen Termin vorschlagen, der bei euch noch frei ist.

Für Buchungsangebote, die über eventsofa angenommen werden, wird in jedem Fall ein geblockter Termin in eurem eventsofa-Kalender erstellt.

So geht’s:

  1. Logge dich mit deiner User-Email und deinem Passwort ein.
  2. Klicke rechts oben auf „Kalender“.
  3. Wenn du mehr als einen Space hast, siehst du hier die unterschiedlichen Kalender für jeden Space. 
  4. Du kannst jetzt die einzelnen Kalender bearbeiten, Öffnungszeiten angeben usw. 

Du wirst direkt beim Einstellen Schritt für Schritt durch die Einrichtung geführt. Solltest du trotzdem Fragen dazu haben, schreib uns eine kurze Email an support@eventsofa.de – wir helfen dir gerne weiter!  

Anfrage – Angebot – Annahme

Die Anfragen, die ihr jetzt über eventsofa bekommt, sind qualitativ noch hochwertiger als bisher. Je nachdem welche Infos ihr für eure Spaces hinterlegt habt, sieht der Veranstalter gleich, was bei euch möglich ist und welches Budget er dafür benötigt. Der Veranstalter wählt dann einen Zeitraum aus eurem Kalender und stellt die Anfrage an euch. Diese Anfragen findet ihr unter „Buchungen“ (rechts oben), wenn ihr eingeloggt seid.

Diese Buchungsanfragen könnt ihr entweder bestätigen oder ablehnen. Bei Annahme wird an den Veranstalter aus dem Dashboard heraus ein Angebot verschickt, das er direkt online annehmen kann. Dadurch wird der angefragte Zeitraum in eurem Kalender für den Veranstalter reserviert, bis er das Angebot verbindlich annimmt. Die Buchung ist dann verbindlich und ihr könnt eurem neu gewonnen Kunden gleich eine Rechnung schicken. 

Tipp: Probiert doch mal aus, euch selbst eine Anfrage zu schicken. So wisst ihr am besten, welche Informationen auf eurem Profil noch fehlen, damit der Veranstalter eine Buchung durchführen kann.

Alles auf einen Blick

Für euch haben wir euer altes Dashboard und die Cloud so richtig in Form gebracht. Ihr findet nun alle Daten, Anfragen, Kalender, Spaces etc. in eurem neuen Dashboard auf einen Blick. Es gibt jetzt nicht mehr so wie früher zwei Bereiche, die ihr separat bedient, sondern nur mehr einen, in dem ihr alles findet.

Und solltet ihr einmal etwas doch nicht finden, könnt ihr euch jederzeit gerne bei uns melden. Schreibt einfach eine kurze Mail an support@eventsofa.de und wir helfen euch sehr gerne weiter.

Neue Suchfunktion

Die Suche nach passenden Eventspaces wird für den Veranstalter jetzt noch einfacher gemacht. Wer in die Suche eine Stadt eingibt, bekommt automatisch verschiedene Gebiete vorgeschlagen. Auf der Ergebnisseite befindet sich dann eine Karte, auf der die Veranstalter den Umkreis ihrer Suche erweitern können und direkt die Lage eurer Location sehen.

Wir sind für euch da!

Schreibt uns einfach eine Email an support@eventsofa.de, wenn ihr zu den neuen eventsofa-Funktionen Fragen oder Feedback habt. Wir freuen uns auf euren Input.

Ihr findet hier außerdem unsere aktualisierten FAQs.

Selbstverständlich halten wir euch auch weiterhin über wichtige Entwicklungen auf dem Laufenden und informieren euch über die nächsten Schritte. Wir freuen uns riesig, dass wir euch nun eine noch bessere Vermarktung eurer Eventlocation bieten können und auf alles, was die Zukunft noch für uns bereithält! 

Auf eventsofa findest du die besten Eventlocations in Deutschland und Österreich für deine Veranstaltung wie Sommerfest, Präsentation oder Firmenfeier. Auf Spacebase findest du weltweit die besten Meetingräume und kannst diese auch direkt buchen!