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Scholz & Friends Director Events, Philip Zeim, plaudert aus dem Nähkästchen und verrät wie Anbieter von Event Locations sein Leben leichter machen können.

Philip Zeim, Scholz & Friends Director Events
Philip Zeim, Scholz & Friends Director Events

eventsofa: Philip, heute ist dein Glückstag, du triffst die Event Fee und hast drei Wünsche für deine nächsten Veranstaltungen frei. Was wünschst du dir?

Philip Zeim: Ein unbegrenztes Budget! (lach). Wenn man die Wünsche auf das Location Management bezieht, dann wünsche ich schnell und unkompliziert die richtige Event Location für meine Kunden zu finden. Diese muss im besten Fall thematisch bzw. dramaturgisch zum inhaltlichen Thema der Veranstaltung passen. Es ist wichtig, dass sich z.B. eine Idee/Story durch alle Eventkomponenten hindurchzieht und da ist die Location ein sehr wichtiger Bestandteil.

Des Weiteren würde ich mir wünschen, dass Event Locations gut aufbereitete Daten wie z.B. offene und korrekt vermaßte Grundrisspläne zur Verfügung stellen oder auch über qualitatives, hochwertiges Bildmaterial verfügen, mit denen man eindrucksvolle Kundenpräsentationen aufbereiten kann. Das Wichtige dabei ist, dass diese Daten schnell und unkompliziert zu finden bzw. zu bekommen sind.

Als letztes wünsche ich mir, und auch für mich persönlich das Wichtigste, dass das Thema Sicherheit noch mehr in den Vordergrund rückt. Verschlossene oder verstellte Fluchttüren, abgelaufene oder nicht in ausreichender Anzahl vorhandene Feuerlöscher, fehlende Fluchtwegpläne oder fehlende Notbeleuchtungen etc. sind leider noch immer in der Praxis präsent.

Wir Eventmanager tragen im Rahmen einer kompetenten Beratung unserer Kunden auch die Verantwortung für das Thema Sicherheit. Entsprechend muss man dem Kunden auch mal von einer Event Location abraten, wenn die Sicherheitsaspekte seitens der Location außer Acht gelassen werden. Mein Wunsch wäre es, wenn jede Event Location dem Thema Sicherheit auch die richtige Priorität beimisst – nämlich Prio „Eins“ !

eventsofa: Was sind deine absoluten NO-GOs bei Events?

Philip Zeim: Z.B. Rückkopplungen während einer Moderation oder Podiumsdiskussion. Der Ton/Sound muss perfekt sein. Auch eine zu schlechte Ausleuchtung der Bühne ist ein NO-GO.

Die Sinnesorgane der Gäste registrieren sofort schlechten Ton oder eine schlechte Ausleuchtung.

Ein weiteres NO-GO ist, wenn die Sicherheit der Gäste gefährdet sein sollte (fehlende Reihenverbinder, verschlossene Fluchttüren etc.). In dem Fall würde man erst gar keine Veranstaltung in den entsprechenden Räumlichkeiten bzw. in der Event Location durchführen.

eventsofa: Wie ist deine Erfahrung, mit welcher Art von Event Location klappt die Zusammenarbeit am besten?

Philip Zeim:  Das kann man so nicht sagen. Es kommt nicht auf die Art der Location an, sondern wichtiger sind die Personen, die für die Location als Ansprechpartner/Vermarkter fungieren.

Man merkt sofort beim ersten Telefonat oder bei der ersten Begehung, ob der Ansprechpartner der Location vom Fach ist oder nicht. Die Erfahrung und Fachkompetenz seitens der Location spielt also dabei eine tragende Rolle, im Interesse der Agenturen und Kunden. Das gilt übrigens auch bei allen anderen Gewerken, mit denen man im Rahmen einer großen Produktion zusammenarbeitet.

eventsofa: Verrätst du uns deine Top drei Event Locations in Deutschland, wo du jederzeit wieder Events durchführen würdest?

Philip Zeim:  Ich werde jetzt keine Werbung für eine spezielle Location machen, aber wichtig ist, dass eine Location etwas Besonderes hat – einen gewissen Charme. Ob das nun eine ganz besondere Lage der Location ist, die Architektur oder besondere Highlights im Innen- oder Außenbereich. Auch Locations sollten sich mit einem USP voneinander abheben. Viele Eventmanager wollen für ihre Kunden und Gäste eine besondere Location. Wenn die Location dann noch zum inhaltlichen Thema passt, ist es der „Lucky-Punch“. Klassische Tagungs- und Konferenzzentren sind meist zu standardisiert. Sollte es aber aus Budgetgründen oder auf Kundenwunsch doch ein Tagungszentrum werden, dann ist eine bestmögliche Inszenierung erforderlich.

eventsofa: Wenn deine drei Favoriten bereits ausgebucht sind und du auf eventsofa nach Event Locations für Tagung, Konferenz oder Mitarbeiter Event suchst: Was wünschst du dir hier von den Locations? Was für Infos sollten sie dir gleich zur Verfügung stellen, ohne dass du extra danach fragen musst?

Philip Zeim: Sehr hilfreich sind immer offene Grundrisspläne einer Location (z.B. AutoCAD oder VectorWorks), hochwertiges Bildmaterial – bestenfalls von vielen verschiedenen Veranstaltungsformaten (gut sortiert), ggf. 3D-Visualierungen (Bühnenvarianten) oder 360Grad Ansichten, die so aufbereitet sind, dass man sie problemlos an Kunden senden oder in Präsentationen einbetten kann. Ein gut strukturiertes Datenblatt mit allen relevanten Infos zur Location (z.B. Räume & Kapazitäten, Serviceleistungen, ggf. gebundene Dienstleister, Anliefergegebenheiten, Parkplatzsituationen, Zusatzleistungen der Location, Infos zu Nebenkosten etc.) sollte schnell abrufbar sein.

Um zeitaufwändige Angebotsanfragen zu reduzieren, wäre eine schnelle Sichtung der „reinen“ Raummieten vorteilhaft.

eventsofa: Philip, vielen Dank für die Insights und Anregungen, die du Anbietern von Event Locations mit auf den Weg gibst. Mit deinen Hinweisen können wir Locations auf eventsofa noch besser in ihrer Angebotspräsentation unterstützen. Wir freuen uns, dass wir dir wie vielen weiteren Eventmanagern damit das Leben leichter machen können!

Habt ihr noch weitere Fragen oder eine Meinung zum Thema? Dann benutzt die Kommentarfunktion hier im Blog.

 

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