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Beim 2. sofatalk von eventsofa gab es neben großartigen Networking-Möglichkeiten und leckeren Snacks und Getränken, einen erstklassigen und lehrreichen Talk von Katie Richard. Hier erhältst du eine Zusammenfassung des sofatalks und des anschließenden Interviews und Diskussion.

Da Katie Richard als gebürtige Texanerin den sofatalk auf Englisch gehalten hat, folgt nun, wie versprochen die deutsche Zusammenfassung.

Thema des Abends ist “How to set up a successful Meetup?” und keine geringere als Kathleen Richard von Zalando wird dafür auf dem Sofa Platz nehmen! Mit ihren 6.500 Mitgliedern bei Meetup ist Katie ein Profi und weiß, welche Herausforderungen Meetups mit sich bringen. 

In Ihrem Talk beantwortet Katie direkt Fragen, die viele Leute aus der Eventbranche interessieren.

Warum sollten Locations Meetups veranstalten?

Katie sagt: “Meetups sind gut für deine Marke! Viele Leute denken, dass der Veranstaltungsort des Treffens besonders beliebt und bekannt sein muss.”
Es ist also eine gute Werbung für deine Location. Hinzu kommt, dass du mit den Meetup Organisatoren kooperieren und vor Ort direkt die Fragen zu deiner Location persönlich beantworten kannst.

Auch Eventveranstalter fragen sich immer häufiger, ob sich Meetups für sie lohnen, denn viele befürchten sich mit Meetups zu verrennen. Doch Katie nimmt uns die Angst!  “Als Veranstalter kannst du nur profitieren!” Durch Meetups kannst du nämlich deine Marke stärken und durch die Zusammenarbeit mit Veranstaltern Kontakte knüpfen und Erfahrungen sammeln.

“Consistency ist der Schlüssel zu guten Meetups!”

Event-Promotion und Networking mit anderen Organisatoren, sowie Kollaborationen sind das A & O bei Meetups. “Kenne deine Meetup Gruppe und ihre Erwartungen”.

Kannst du die Leistung und Qualität vom letzten Meetup erneut liefern? Bedenke, dass sich deine Gäste immer eine Steigerung wünschen werden. Bitte daher um Feedback und lerne aus deinen Fehlern und setze bei jedem Meetup einen neuen Meilenstein!

Eigentlich sei es recht simpel, so Katie: “Habe eine Marke, ein Logo und erstelle genug Werbung für Social Media. Starte immer mit derselben Willkommensfolie dein Meetup und verschaffe damit eine heimische Atmosphäre.”

Katie Richard betont auch immer wieder SEO (Suchmaschinenoptimierung) – die kann dir besonders helfen, wenn du dir aus deinen Meetups Business-Sales erhoffst. Setze hierbei auf Keywords, die relevant sind.

Katie Richard von Zalando weiß wie die Hase läuft, ihre Meetup Gruppe hat über 6000 Mitglieder.

Die leichtesten Dinge werden am häufigsten falsch gemacht

Details – easy, aber dennoch oft vergessen oder falsch umgesetzt: hat dein Speaker was zu Essen und zu Trinken? Sind die Toiletten ausgeschildert, hast du deine Gäste am Eingang empfangen? Stimmt deine Eventpromo mit deiner Eventumsetzung überein? Die kleinen Dinge, die für den Gast selbstverständlich sind, machen einen großen Teil des Gesamteindrucks aus.

Preparation – Du kannst noch so gut vorbereitet sein, am Ende wirst du immer feststellen, dass es irgendwo haken wird. Sei darauf gefasst, bereite Checklisten vor! Nicht nur für dich, sondern für die Location, deine Partner, deinen Speaker, damit alle auf demselben Stand sind.

Scheitern ist kein Grund zum Aufgeben

Katie beruhigt uns alle, indem sie verrät, dass die no-show rate selbst bei ihren super erfolgreichen Meetups bei etwa 50-60% liegt. Doch wie soll ich damit umgehen? Teilnehmerlisten! So bekommst du einen Überblick darüber, aus welchem Bereich deine Gäste kommen, wo du eventuell noch mehr Werbung machen musst und wo nicht.

Ein weiterer wichtiger Aspekt, den Katie nennt, ist Promotion. Erstelle einen Promotions-Plan und bleibe dran! Recherchiere, auf welchen Plattformen deine Teilnehmer online sind und stelle sicher, dass du sie erreichst. Co-hoste mit anderen Gruppen, wenn nötig!

Bleib am Ball

Dranbleiben ist die Devise! Katie Richard betont in ihrem Punkt Execution, dass sie sehr viele Meetups kennt, die nach einem einzigen Event aufgeben. Frage nach Feedback, unterhalte dich mit Experten und gehe den nächsten Schritt. Gib nicht zu schnell auf, denn Meetups brauchen eine Weile, bis sie sich festigen.

Stephan ist der Moderator des Abends und weiß genau, welche Fragen interessant für unsere Gäste sind.

Interview und Podiumsdiskussion

Wow tolle Tipps Katie! Aber damit gehts noch nicht rüber zum Buffet, denn nun steht noch das Interview mit Stephan und die anschließende Podiumsdiskussion an!
Hier kannst du dir den Live-Mitschnitt vom Interview ansehen.

Stephan, CTO bei eventsofa und Moderator des Abends möchte wissen: Was ist growth hacking?
Easy für Katie: Growth hacking ist ein moderner Begriff für Tech-Marketing. Hierbei geht es nicht mehr um das klassische Marketing, denn growth hacking wurde entwickelt um mit Kreativität durch Social Media bekannter zu werden und den Absatz zu fördern. Das bedeutet also, dass es wirklich nur um Wachstum geht und alle weiteren Faktoren, wie Professionalisierung von Marketing und Vertrieb oder Senkung der Kosten wegfallen.

Die nächste Frage von Stephan lautet: Wie lang sollte die Planung für ein perfektes Meetup dauern?
Da man für ein perfektes Event nicht nur die bereits genannten Punkte umsetzten muss, sondern auch an weitere Sachen wie Social Media Verbreitung während des Events, Speaker Briefing, eventuelle Filmaufnahmen etc. denken muss, könne man mit 15 – 20 Stunden Vorbereitungszeit rechnen.

Stephan bekommt zur Zeit viele Einladungen zu Slack-Communities – daher seine Frage: “Werden Meetups virtueller? Siehst du Zalando Tech auf diesen Zug aufsteigen?”
Katies Antwort: “Das hängt sehr von deiner Community ab. Ich habe Meetups gesehen, die komplett Online waren und somit tatsächlich stundenlang nur virtuell kommuniziert haben, das funktioniert – aber nur für bestimmte Gruppen. Slack-Gruppen müssen super groß sein, um erfolgreich zu werden. Gerade hier ist ein großer Zeitaufwand notwendig, da der Veranstalter beginnen muss, Fragen zu stellen, diese zu beantworten usw. Das Problem ist nämlich, die Leute überhaupt zum Kommunizieren zu bekommen. Ich habe erlebt, dass wochenlang keine einzige Konversation in meiner Gruppe stattgefunden hat, also musste ich sie anregen”.

In seiner letzten Frage möchte Stephan Katie Richards Geheimnis erfahren, wie sie es tatsächlich geschafft hat, mit ihrer Meetup Gruppe, die eine der größten in ganz Berlin ist, so erfolgreich zu werden.
“Zeit!” – sagt Kathleen. Ihre eigene Meetup Gruppe ist seit etwa drei Jahren online. Kooperationen und Beständigkeit sind das wichtigste! Ein weiterer Punkt ist, erfolgreiche und bekannte Speaker einzuladen, um mehr Menschen anzulocken.

Als letzten Tipp gibt Katie uns mit, Erwartungen zu setzen. “Was kannst du tun, um dein Meetup erfolgreich zu machen und vor allem, wann ist es für dich erfolgreich?”
Katie rät, aus Fehlern zu lernen. Lass deinen letzten Meetup am Besten Revue passieren und verbessere, was zu Verbessern ist!

Gemütlich auf dem Sofa sitzend, beantwortet Katie eure Fragen.

Zeit für eure Fragen

Zum Schluss kommt natürlich auch das Publikum zum Zug. Die erste Frage dreht sich um Fragen innerhalb von Meetup Gruppen.

„Sollte es Fragen vor einer Aufnahme in die Gruppe geben und welche Art von Fragen kann ich generell in meine Gruppe posten?“
Laut Katie Richard ist es wichtig, dass die Fragen bei der Aufnahme in die Gruppe nicht abschrecken und nicht zu anspruchsvoll sind. Die Fragen, die sie selbst in die Gruppe postet, nutze sie generell, um Speaker oder Locations für Ihre Veranstaltungen zu gewinnen.

Ein weiterer Gast fragt nach weiteren Beispielen für erfolgreiche Meetup-Gruppen neben Zalando Tech. Die Antwort: „IxDA (Interaction Design Community) – Diese Meetup Gruppe ist sehr professionell und fortgeschritten in dem was sie tut und daher auch ein Vorbild für viele Meetup Gruppen“.

Wie kann man das Networking erleichtern?”, fragt jemand aus dem Publikum.
Hier sei die Location besonders wichtig und das Unicorn.Berlin ein Musterbeispiel! Denn Catering und Talk sollten wie hier voneinander getrennt sein, sodass alle sich immer in demselben Raum befinden und somit einander nicht aus dem Weg gehen können. Gruppentische seien außerdem eine gute Möglichkeit, Menschen einander näher zu bringen. Hier könne man Business-Tische, Marketing-Tische und weitere Positionen zusammenbringen.

Abschließend fragt Stephan nach einem goldenen Tipp: „Was sollten alle anwesenden tun, wenn Sie morgen früh ins Büro kommen und eine Meetup Gruppe starten wollen?“
Antwort von Katie: “Mein Vorschlag ist, ruft alle Stephan von eventsofa an, stellt ihm Fragen über Meetups und hört ihm zu!” Welch ein Kompliment!

Vielen Dank an Katie Richard von Zalando.

 

Du willst mehr? Dann melde dich jetzt zum 3. sofatalk an und erhalte spannende Tipps von Stefanie Jarantowski, CEO und Gründerin von eventsofa. Sie wird ihre Erfahrung zum Thema “Location-Trends 2018: WOW is the new Normal” mit uns teilen. Ein wichtiger Punkt wird hier sein, wie du eine Unique Experience für die Besucher deines Events herstellst und selbst Millenials begeistern kannst!

3.sofatalk: 13.03.18, ab 18:30 Uhr

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