Dein erfolgreiches Event: Checkliste zur Eventplanung

Alles steht und fällt mit der Location. Aber bevor man gleich wild mit der Recherche startet, macht es Sinn sich ein paar Gedanken zum Event zu machen. In jedem Fall sparst du eine Menge Zeit & Nerven.

Checkliste zur Eventplanung
Checkliste zur Eventplanung

Deshalb habe ich hier die wichtigsten Punkte zusammengestellt – in Frageform zum Beantworten.

1. Worum geht’s denn eigentlich?

  • Was planst du für eine Veranstaltung?
  • Und wozu?
  • Wen willst du erreichen (deine Zielgruppe)?
  • Mit wie vielen Teilnehmern rechnest du?
  • Wie alt ist deine Zielgruppe? Kann vom Alter auf einen besonderen Bedarf geschlossen werden, wie Fahrstuhl, Kindersitze etc.?)
  • Gibt es Teilnehmer mit Handicap?
  • Wann soll dein Event stattfinden? (Wie flexibel kann der Termin festgesetzt werden? Andere Veranstaltungen, Feiertage, Urlaubs-/Ferienzeit beachten)
  • Wo soll das Event stattfinden (Land, Stadt, Ort)?
  • Wie groß ist das Budget?


2. Was für eine Location suchst du?

  • Welcher Veranstaltungstyp passt zu deiner Veranstaltung? Hotel, Restaurant, Kongresszentrum, Schloss oder Schiff (…)?
  • Sollen deine Teilnehmer übernachten können?
  • Wie wichtig ist dir das Drumherum? Soll es eher abgelegen sein oder unbedingt zentral und gut erreichbar?
  • Wie reisen deine Teilnehmer an? Werden Parkplätze benötigt?
  • Catering/Verpflegung vor Ort gewünscht?
  • Wie viele Räume brauchst du?
  • Wie groß sollte der Raum bzw. sollten die Räume sein?
  • Bist du auf eine bestimmte Bestuhlungsvariante angewiesen? Theater-, Bankett- oder parlamentarische Bestuhlung?
  • Tageslicht oder Klimatisierung gewünscht?


3. Was brauchst du alles an Medien und Hilfsmitteln?

  • Welche Technik benötigst du? Beamer und Leinwand für eine Präsentation? Beschallungsanlage? Mikrofon? Internet?
  • Wie sollte der Raum ausgestattet sein? (Podium, Podest, Rednerpult, Tanzfläche, Laufsteg, Verdunklungsmöglichkeit)
  • Wird ein Techniker vor Ort gebraucht?


4. Soll’s noch ein bisschen mehr sein?

  • Bei längeren Veranstaltungen sollte das Freizeitangebot der Location und/oder Umgebung gecheckt werden.
  • Was kannst du dir für ein Rahmenprogramm vorstellen?
  • Moderator, Künstler oder Band gewünscht?

Und auf geht’s in die Location-Recherche. Jetzt kannst du viel gezielter suchen, vergleichen und die Locations direkt anfragen: www.eventsofa.de

Fehlt dir was im Fragenkatalog? Ich freue mich über Ergänzungen!

Hier findest du die Checkliste zur Eventplanung mit Platz für eigene Notizen.

eventsofa ist der Online-Marktplatz für Event Locations. Hier findest
du bequem und schnell die perfekte Location für deine Veranstaltung,
wie MeetingKonferenzHochzeit und Geburtstagsfeier oder andere
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