Eventmanagement Serie: Budgetierung von Events – Teil 3

Immens wichtig für die Kalkulation ist die Berechnung der Selbstkosten. Denn hier klärt sich die Frage was beim Event selbst bearbeitet werden kann und welcher Auftrag an Externe vergeben werden sollte. Um dieses Thema geht es im dritten Teil unserer Eventmanagement Serie von Eventexpertin Judith Kobus.

Selbstkosten – „make or buy?“

Wie das Wort schon beinhaltet umfassen die Selbstkosten diejenigen Kosten, die für die Eigenleistungen, bestehend aus Sach-, Personal- und Gemeinkosten, entstehen.

Also:
                  Personalkosten + Sacheinzelkosten + Gemeinkosten = Selbstkosten

Diese Kalkulation ist immens wichtig. Einerseits ist sie natürlich Teil der Auswertung der Veranstaltung, anderseits ist sie Grundlage der Vergabe von externen Aufträgen. Ist es wirtschaftlicher, einen Auftrag oder Teilauftrag selber zu bearbeiten oder sollte ich den Auftrag an Externe vergeben?

Diese Überlegung gilt sowohl für Firmen, die eine Veranstaltung planen, als auch für Agenturen oder Freie, die mit einer solchen Kalkulation Klarheit über die Gewinnspanne eines Auftrags bekommen können.

Die Schwierigkeit stellt sich hier bei der Einschätzung der Kosten. Sachkosten sind schnell ermittelt, aber wie sieht es mit Personalkosten aus? Welche Arbeit und welchen Zeitrahmen umfasst die Arbeit?

Liegt der Kalkulation keine umfassende Übersicht der zu leistenden Arbeitsschritte zu Grunde, wird schnell aus einem als Gewinn angesehenen Betrag ein Minusgeschäft.

Wichtig ist es, die einzelnen Phasen eines Projekts so genau wie möglich zu definieren.

Je mehr Erfahrung man in den einzelnen Aufgabenbereichen hat, desto realistischer sind Zeit- und Arbeitsaufwand ab zu schätzen. In der Regel ist es nicht die Veranstaltung selber, die so „unberechenbar“ ist, sondern die Vorbereitungsphase. Wie lange brauche ich, um den optimalen Ort zu finden? Kenne ich mich in London gut aus und kann die Locations gut einschätzen oder muss ich ggf. mehr als eine Ortsbegehung absolvieren?

Viele Faktoren spielen dabei eine Rolle. Die einzige „Krücke“, die dabei wirklich hilft, so realistisch wie möglich zu bleiben, ist eine dezidierte Aufschlüsselung der Arbeitsphasen:

Die Kostengliederung in Kapitel 1.4. ist eine gute Grundlage. Anhand dieser Grobstrukturierung ebenso wie der detaillierten Auflistung sollten Kostenfaktoren Posten für Posten durchgerechnet und aufgestellt werden.

Vorbereitung:

  • Beratungsleistung
  • Briefing
  • Recherche
  • Konzeption
  • Planung
  • Controlling
  • Design
  • Zwischenabrechnung

Durchführung:

  • Betreuung
  • Produktion
  • Organisation
  • Dokumentation

Nachbereitung:

  • Abwicklungsorganisation
  • Dokumentationsaufbereitung
  • Evaluation
  • Schlussabrechnung

(nach: Schäfer-Mehdi, Stephan: „Event-Marketing“, Cornelsen: 2009)

Wichtig ist, dass man bei der Berechnung der Personalkosten nicht die Arbeitgeberanteile an der Sozialversicherung bzw. als Selbständiger die eigenen Anteile an der Sozialversicherungen vergisst. Eine Berechnungsgrundlage kann sein:

Die Personalkostensumme durch 220 Arbeitstage (inkl. Urlaub und 5% möglicher Krankheitstage) teilen. Die so erhaltenen Tageseinzelkosten durch acht Stunden teilen, so  erhält man den Stundensatz.

Sprich, wenn man als Selbständiger mit einem Nettoeinkommen vom 35.000€/jährlich rechnet, sieht die Gleichung so aus:

35.000,00€ : 220 = 159,10€

159,10€ :   8 =    19,89€

Der Stundensatz 19,89€ bezieht sich auf ein Nettoeinkommen. Arbeitgeberanteile berechnen sich mit mindestens 1/3 der Nettosumme. Das heißt, bei einem Stundensatz von 19,89€ kommen noch wenigstens 6,63€ hinzu. Hinzu müssen noch die Gemeinkosten (siehe unten) gerechnet werden und wenn man in einer Agentur angestellt ist, so muss für diese auf jeden Fall der Gewinn mit einberechnet werden.

Natürlich ist das alles auch abhängig von dem Status, den die Agentur oder man selbst als Freier hat und nicht zuletzt von den Arbeitsaufgaben. Ein Chefberater wird sich mit 35.000€ Jahresgehalt nicht zufrieden stellen.

Wichtig ist, während der gesamten Arbeitsphasen die Zeitkalkulation im Auge zu behalten, egal, ob pauschal oder per Stunde abgerechnet wird. Diese gehören unbedingt auch in die Zwischen- und Nachkalkulation.

Sacheinzelkosten & Gemeinkosten

Während die Sacheinzelkosten diejenigen Kosten erfasst, die allein für das durchzuführende Event anfallen (Bühnendeko, Reisekosten etc.), sind Gemeinkosten generelle Kosten, die eine Agentur oder ein Selbständiger sowieso zu tragen hat. Darunter fallen einerseits die sogenannten „Echten Gemeinkosten“ wie Personalkosten (wenn sie nicht explizit einem Projekt zuzuordnen sind) oder Akquisekosten, Büromaterial und -miete, Betriebsversicherungen, Verwaltungskosten, Steuern, Abschreibungen und Werbung. Anderseits gehören auch „Unechte Gemeinkosten“ dazu. Als Unechte Gemeinkosten bezeichnet man Kosten, deren einzelne Erfassung einen zu hohen Aufwand bedeutet und die dann mit Pauschalen belegt werden, wie Kommunikationskosten, Kopien und Kleinmaterial, Reinigungsmittel, Stromverbrauch etc.

Sind alle Gemeinkosten sorgfältig aufgeführt, so lässt sich anhand der Personaleinzelkosten und der Sacheinzelkosten ein prozentualer Gemeinkostenanteil berechnen:

Gemeinkosten x 100
______________________________               = Gemeinkostenanteil in %
Personalkosten + Sacheinzelkosten

Beispiel:

450.000,- €              Personalkosten
50.000,- €                Sacheinzelkosten
________________
Summe 500.000,- €

Gemeinkosten: 100.000,- €

100.000,-€ x 100
_________________________          = 20%
500.000,-€

Selbstkosten & Gesamtkosten

Um sämtliche Kosten für ein Projekt realistisch zu errechnen, wird mit der sogenannten summarischen Zuschlagskalkulation gearbeitet. D.h., zu den Personalkosten und Sacheinzelkosten wird der Gemeinkostenzuschlag hinzugezählt.

Personaleinzelkosten + Sacheinzelkosten + Gemeinkostenzuschlag % = Selbstkosten

Beispiel:

                  Die Sacheinzelkosten für ein Event betragen 50.000,-€, die Personaleinzelkosten 200.000,-€. Gesamtsumme ist 250.000,-€. Auf die Gesamtsumme werden 20% Gemeinkostenzuschlag (Errechnet durch das Vorjahr) (= 50.000,-€) aufgeschlagen. Die Selbstkosten betragen also 300.000,-€.

Nun hat man die Grundlage, um das Event komplett zu berechnen:

Selbstkosten + Fremdkosten = Gesamtkosten

Natürlich will man als Agentur oder Selbständiger nicht nur Kosten deckend arbeiten, sondern auch Gewinne erzielen.

Das ist ein schwieriges Thema, denn dazu gehören unternehmerische Entscheidungen: Wie sieht der Markt aus? Kann ich mit meinem Gewinnanteil konkurrenzfähig bleiben? Oder ist meine Strategie, durch Dumpingpreise den Zuschlag zu bekommen?

 

Am Freitag geht es im vierten Teil unserer Eventmanagement Serie um die Erfolgsprüfung und Endabrechnung anhand der Gegenüberstellung der Soll-Ist-Kosten.

Hier geht es zum 1. Teil unserer Eventmanagement Serie „Budgetierung von Events“: Das Budget & die Kalkulation.

Hier geht es zum 2. Teil unserer Eventmanagement Serie „Budgetierung von Events“: Die Kostenarten – das „Wie viel?“, die Einzelkosten und die Fragen Wie viel brauche ich? und Wann muss ich was zahlen?

Eventmanagement Serie: Budgetierung von Events – Teil 2

Nachdem Eventexpertin Judith Kobus hier am Mittwoch die Artikelserie zum Thema „Budgetierung von Events“ mit dem Budget und der Budgetkalkulation gestartet hat, geht es heute um die Kostenarten: Das „Wie viel“ und die Fragen wie viel Budget brauche ich für was und wann muss ich was bezahlen?

Kostenarten – „Wie viel“

Da es sich bei einem Event normalerweise um eine individuelle Inszenierung handelt, ist es nur sehr schwer auf Erfahrungen zu setzen. Wird ein Event nur von Stadt A nach Stadt B verlegt, können dadurch schon einige Kosten extra anfallen. So sind beispielsweise Hotelzimmer in Luxemburg deutlich teurer als in Berlin oder Straßburg. Auch schwanken die Preise von Jahr zu Jahr, so dass immer auch eine gründliche Recherche und verschiedene Angebotsanfragen von externen Leistungserbringern, die Grundlage für eine seriöse Kostenkalkulation darstellen sollte.

Wichtig ist, bei der Kostenaufstellung gründlich vor zu gehen. Dafür ist das Konzept die Basis. Alle Leistungen, die im Konzept aufgeführt werden, gehören zur Kalkulation, ob es das 5-Gänge-Menü ist, oder die Dokumentation.

Eine detaillierte Gliederung der Kostenarten ist der erste Schritt. Hier spricht man von den eigenen Kosten, den „Selbstkosten“ und den „Fremdleistungskosten“ externer Leistungsanbieter.

Die Projektkosten beinhalten beide Kostenarten:

Selbstkosten + Fremdleistungskosten = Projektkosten

Die Fremdleistungskosten sind in der Regel leichter ein zu schätzen, da ihnen Angebote zu Grunde liegen, die bindend sind. Auch ist der Vergleich verschiedener Angebote – man sollte mindestens 2-3 Angebote zu Grunde legen – eine Hilfe, um Kosten ein zu schätzen und fest zu setzen.

Ein Tipp: Sowohl das detaillierte „Briefing“ (= Anweisungen geben) für die externen Leistungsanbieter als auch die Angebote sollten in schriftlicher Form vorliegen. Beides bedarf eines Abgleichs, der auch bei Angebotseingang noch einmal gegen geprüft werden sollte: Sind alle Posten und Konditionen des Briefings enthalten? Ist das Angebot bis zur Veranstaltungsdurchführung gültig?

(Fairer Weise sollte man externen Leistungserbringern auch zeitnah eine Absage mitteilen, wenn das Event nicht durchgeführt wird oder die Kosten zu hoch angesiedelt sind. Leistungserbringer müssen ihre Kapazitäten handhaben und beispielsweise ein Hotel wird in der Regel die Zimmer bis zu einem bestimmten Zeitpunkt blocken, bis eine Zu- oder Absage stattfindet.)

Einzelkosten – „Was“?

Eine zunächst grobe Übersicht an Kostenkategorien für ein Event ist sinnvoll, um sich auch über eigene Bedürfnisse an externer Unterstützung klar zu werden. So kann eine Technikfirma eine Agentur für die Konzeptionierung der Veranstaltung beauftragen, stellt aber die Technik selber. Andererseits kann für ein Agenturevent das Konzept intern entwickelt werden, die Technik muss aber angemietet werden.

Folgende erste Gliederung der Kosten hat sich schon oft bewährt:
(nach: Schäfer-Mehdi, Stephan: „Event-Marketing“, Cornelsen: 2009)

Um eine bessere Kontrolle der Kosten vor während und beim Abschluss des Events zu haben, wird diese grobe Kostenstruktur für den Finanzplan in Einzelposten unterteilt:

Wie viel brauche ich?

Das eigentliche Problem bei der finanziellen Planung eines Events ist nicht die Vorbereitung an sich, sondern das ideale Verhältnis zwischen Erwartung und Realität zu finden. Das heißt, ist ein Event mit 1000 Personen geplant, so heißt es nicht, dass nicht vielleicht auch 1200 Personen teilnehmen oder auch nur 800. Geht es nur um die Fässer Kölsch, die zusätzlich zur Verfügung gestellt werden müssen oder die nach dem Event übrig bleiben könnten, lassen sich leicht Lösungen, wie beispielsweise „Getränke auf Kommission“ finden. Bei Übernachtungen hingegen ist es in der Regel sehr schwierig am Veranstaltungsabend noch 200 Zimmer zusätzlich zu buchen oder die Kosten für 200 nicht genutzte Zimmer trotzdem zu tragen.

Insbesondere bei großen Veranstaltungen wird man nie 100%tig korrekt kalkulieren können, da immer der ein oder andere absagt oder vielleicht noch jemand mitgebracht wird. Prämisse ist jedoch, so genau und natürlich so flexibel wie möglich zu rechnen.

Dennoch sollte man immer eine gewisse Reserve als Sicherheit haben. Je nach Gesamtkontingent ist es durchaus üblich, dass Leistungserbringer Angebote machen, die ein Entgegenkommen darstellen. Dennoch: Stornogebühren oder Ausfallkosten können in Rechnung gestellt werden und ein Vertrag sollte möglichst genau auf eben solche Kosten abgeklopft werden.

Auch sollte man bedenken, dass Preise oft anhand von bestimmten Mengen/Qualitäten kalkuliert sind. D.h. bei geringeren Abnahmen, kann es dazu kommen, dass die höheren Einzelpreise das vermeintlich Ersparte wieder aufrechnen.

Wann muss ich was zahlen?

Je nach Kostenaufwand der Zulieferer bzw. Leistungserbringer ist es recht üblich, dass Vorableistungen bzw. Sicherstellungen gefragt sind. Das heißt, ein Caterer fordert das Volumen des Wareneinsatzes als Anzahlung oder ein Hotel erwartet eine finanzielle Sicherheitsleistung, da das gesamte Zimmerkontingent zur Zeit der besten Auslastung für Ihren Auftrag reserviert wird.

Auch wenn eine solche Anzahlung Gang und Gäbe ist, ist hier Vorsicht geboten: nicht immer ist gewährleistet, dass der Leistungserbringer noch am Markt ist, wenn die Veranstaltung stattfindet. Geht eine Firma in die Insolvenz, sind die finanziellen Vorleistungen nicht mehr existent.

Auch sollte man beachten, dass viele Leistungen von externen Zulieferern bereits im Vorfeld der Veranstaltung relevant werden. So muss beispielsweise die Deko produziert, ein Image-Film erstellt oder die Einladungen verschickt werden. Auch hier sind Abschlagszahlungen üblich. Das Szenario „Agentur plant Veranstaltung für Auftraggeber“ kennen Druckereien ebenso wie Dekorateure und es ist Usus, eine Abschlagszahlung zu leisten, während die Auszahlung der Restsumme erst nach Durchführung des Events bzw. nach Auszahlung des Auftraggebers erfolgt. Die Summen der Abschlagszahlungen sind unterschiedlich und können im Verlauf der Durchführungsphase bis zu 90% betragen. Einen guten Überblick zu Reglements bzgl. der Abschlagszahlungen findet man bei den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der FME-Agenturen (Forum Marketing-Eventagenturen).

Arbeitet man das erste Mal mit einem externen Leistungserbringer zusammen, sollte man sich Informationen über den Geschäftspartner besorgen. Dazu kann man über die Creditreform gehen oder eine Bankauskunft verlangen. Ebenso üblich sind Bankbürgschaften.

Als Agentur stellt man dem Auftraggeber eine Rechnung über Konzeption ebenso wie über die Umsetzung. (Auch die Präsentation in einem Pitch kann bereits in Rechnung gestellt werden!) Eine sogenannte „Handlingcharge“, also das Honorar, die im Zusammenhang mit der Betreuung der externen Dienstleister durch die Agentur anfällt, wird zusätzlich berechnet und beträgt zwischen 10 und 20 Prozent der Fremdleistungskosten.

Nächste Woche geht es hier weiter mit unserer fünfteiligen Eventmanagement Serie zur Eventbudgetierung. Im dritten Teil geht es u.a. um die Selbstkosten und die Frage „make or buy?“ sowie um die Gesamtkosten. Ihr dürft euch auch auf Beispielrechnungen freuen.
Hier geht es zum 1. Teil unserer Eventmanagement Serie „Budgetierung von Events“: Das Budget & die Kalkulation.

Eventmanagement Serie: Budgetierung von Events – Teil 1

Ohne Moos nix los – dieses Sprichwort gilt auch in der Veranstaltungsbranche, denn mit dem Budget steht und fällt jedes Event. Grund für uns das Thema für alle Eventfreunde näher zu beleuchten. Wir freuen uns, dass wir mit Judith Kobus eine erfahrene Veranstaltungsexpertin für das Thema gewinnen konnten. In fünf Teilen hat sie das Thema „Budgetierung von Events“ für uns aufbereitet. Hier geht es im ersten Teil um das Budget und die Budgetkalkulation, das „Wie“.

Eventmanagement Serie: Budgetierung von Events
Eventmanagement Serie: Budgetierung von Events

Budgetierung von Events

Eine Veranstaltung steht und fällt mit dem Budget bzw. der richtigen Handhabe des Budgets. Da mag man nur so vor Kreativität strotzen, sich genauestens die Ziele überlegt haben, das Budget ist der Rahmen, der durch die Durchführung nicht gesprengt werden darf. Spätestens mit einem dicken Minus am Ende der Veranstaltung verliert das spannendste Event seinen Reiz – besonders für den Chef oder Auftraggeber. Daher sollte das Veranstaltungsbudget ein wesentlicher Grundbaustein für die Veranstaltungsplanung sein.

Verwirrend können die ganzen Kostenarten sein, die für eine Veranstaltung relevant sind. Auch ist nicht jeder Kostenfaktor für jede Veranstaltung gleich relevant, zum Beispiel folgende Kosten:

  • Personal (Konzeption, Planung, Recherche, Koordination und Realisierung)
  • Veranstaltungspersonal beispielsweise für Hostessen, Services, Dolmetscher
  • Logistik
  • Entertainment (Musiker, Künstler) und Referenten sowie Moderation
  • Hotelkosten
  • Location
  • Dekoration und Ausstattung
  • Veranstaltungstechnik und technischer Support
  • Catering
  • Dokumentation
  • Beratungsleistung/Agenturleistung
  • Versicherungen und Steuern

Leider gibt es nahezu keine Kennzahlen für die Kostenarten, da vielfach die Preise sehr differieren. Das ist abhängig von Anspruch, Qualität und nicht zuletzt Region. Insbesondere Hotelzimmer und Venues unterliegen zusätzlich noch saisonalen Schwankungen, die sich beispielsweise an regionalen Veranstaltungen oder Messen orientieren.

Wie also geht man mit einem Budgetplan um, der durch ganz viele Unwägbarkeiten bestimmt ist?

Das Budget

Es gibt zwei unterschiedliche Ansätze für die Budgetplanung. Die einfachere Variante ist die, bei der man einen finanziellen Rahmen vorgegeben bekommt. Aufgabe ist hier, diesen Rahmen mit seiner Planung einzuhalten.

Muss man eine Kalkulation selber aufstellen, so gilt die Prämisse möglichst genau zu sein. Eine solche Kalkulation aufzustellen, ohne jegliche Richtlinie bzgl. des Budgetrahmens zu haben, bedeutet in der Regel viel vergeudete Zeit. Entweder man hat zu viel recherchiert und zu viele Preise und Kosten zusammengetragen, die im Nachhinein wieder gestrichen werden oder man hat einen großen Teil des Events so eng kalkuliert, dass nur noch wenig Raum für Extras ist. Auch wenn eine gute Veranstaltung nicht zwingend von einem großen Budget abhängig ist, sondern eher von der Kreativität und dem Einfallsreichtum der Veranstalter, so ist die Kalkulation mit zu kleinem Budget sehr schwer.

Steht man vor der Aufgabe einen eigenen Budgetrahmen ohne jegliche Eckpfeiler zu entwickeln, so empfiehlt es sich, vergleichbare Events zu Grunde zu legen. Eine solche Orientierung erleichtert auch dem Auftraggeber die Konkretisierung von Wünschen und einen ersten Ansatz, in welche Richtung ein Event gehen soll.

Budgetkalkulation – „Wie“

Egal in welcher Situation man ein Eventbudget erstellen muss, ob als externe Agentur oder als interner Mitarbeiter, ist eine dreiteilige Gliederung die beste Grundlage:

1. Vorkalkulation
2. Zwischenkalkulation
3. Nachkalkulation

Vorkalkulation

„Vorkalkulation ist eine auf die Leistungseinheit oder den Auftrag bezogene Berechnung der erwarteten oder geplanten Kosten. Sie ist immer produkt- oder auftragsindividuell. […]“ (Quelle: Wirtschaftslexikon24.com)

Bei der Vorkalkulation geht es um die Kostenermittlung eines zukünftigen Projekts bzw. um die Budgetdefinierung während der Konzeptphase. Bei externen Angebotserstellungen dient sie der Preisermittlung und letztendlich der Entscheidung. Wenn das Angebot dann vom Auftraggeber akzeptiert wird, bildet sie den Finanzrahmen für das Event. Wird das Angebot anhand einer Kostenschätzung erstellt, so sind die Zahlen zunächst unverbindlich. Allerdings wird vor Projektbeginn eine detaillierte Kostenaufstellung unerlässlich sein.

Zwischenkalkulation

„Zwischenkalkulation ist die zwischen Vorkalkulation und Nachkalkulation durchzuführende Ermittlung der Selbstkosten je Erzeugnis oder Auftrag.“
(Quelle: Wirtschaftslexikon24.com)

Das heißt, die Zwischenkalkulation findet kontinuierlich oder zu festgesetzten Terminen vor der Veranstaltung statt. Sie ist ein Steuerungsinstrument, mit dem anhand des Soll-Ist-Vergleiches die Einhaltung des Budgetrahmens nachvollzogen werden kann.

Der Idealfall, dass ein Budget nicht von der ursprünglichen Planung abweicht, ist äußerst selten. Ob der Kunde nun extra Wünsche hat oder unvorhergesehene Kosten beispielsweise wegen steigender Benzinpreise anfallen, trotz umfangreicher Erfahrungen sind manche Kosten nicht bis ins Detail fest zu setzen.

Leider lässt der harte Preiskampf innerhalb eines so genannten „Pitches“ (= ein Wettbewerb bei dem Agenturen gegeneinander antreten) zumeist keine „stillen Reserven“ zu. So bleibt nur die Nachverhandlung mit dem Auftraggeber oder den Lieferanten.

Wichtig ist, dass die Kostenstruktur transparent ist, egal, ob es ein internes Projekt ist oder man selber als Agentur für einen Auftraggeber arbeitet.

Bei kleineren Kostensteigerungen sollte man als externe Agentur versuchen, die Kostenstrukturen um zu schichten, um den Rahmen nicht zu sprengen. Ein größerer zusätzlicher Kostenfaktor sollte dem Auftraggeber nicht nur umgehend mitgeteilt werden, sondern man sollte ihn sich auch schriftlich bestätigen lassen.

Nachkalkulation

„Nachkalkulation ist eine auf die Leistungseinheit oder den Auftrag bezogene Kalkulation (Kontrollrechnung), der die belegmäßig erfassten, tatsächlichen Kosten (Istkosten) zugrunde liegen. Sie dient der Kontrolle der Vorkalkulation.“
(Quelle: Wirtschaftslexikon24.com)

Wie das Wort bereits sagt, findet die Nachkalkulation erst nach dem Event statt und dient gleichzeitig als Grundlage der Schlussabrechnung, die alle Belege und Rechnungen der Kosten enthält. Da oftmals Rechnungen erst bis zu 14 Tagen oder noch später nach Leistungserbringung gestellt werden können, ist es kaum möglich, gleich nach Abschluss des Events auch die Endabrechnung fertig zu stellen, was mit in die zeitliche Projektplanung einbezogen werden muss.

Nicht nur für einen Auftraggeber muss die Nachkalkulation sehr präzise sein. Sie dokumentiert den wirtschaftlichen Erfolg oder Misserfolg der Veranstaltung.

Am Freitag geht es hier mit dem zweiten Teil unserer Eventmanagement Serie weiter. Darin geht es um die Kostenarten und die Fragen wie viel Budget man für was braucht und wann man was bezahlen muss.

Über die Autorin Judith Kobus

Judith Kobus
Judith Kobus

Über ihre freie Tätigkeit für namhafte Museen kam die gelernte Kunsthistorikerin Judith Kobus zunächst zur Arbeit im Eventbereich. Hier hieß es passende Rahmenprogramme zu Ausstellungen zu gestalten, internationale und interdisziplinäre Kongresse und Festivals, wie beispielsweise die Filmmusikbiennale in Bonn, zu konzeptionieren und durchzuführen.
Die Bereiche Booking und Touring bildeten anfänglich die Schwerpunkte ihrer eigenen Agentur cubus-music, die Judith Kobus zunächst in Teilselbständigkeit und dann Fulltime setzte.
Heute steht vor allem die Promotion im Vordergrund ihrer Agentur und neben der PR zu regelmäßigen CD-Veröffentlichungen betreut sie ebenfalls regionale wie überregionale und internationale Veranstaltungen wie Festivals (Internationale Jazzwoche Burghausen, das Münsterlandfestival, Festival da Jazz in St. Moritz, CH, Vive le Jazz in Köln etc.) und Messen (jazzahead! in Bremen). Darüber hinaus arbeitet sie als Dozentin für die Ebam Akademie und als Lehrbeauftrage für die Uni Köln.

Buchrezension: “Kompendium Event-Organisation“

Business- und Kulturveranstaltungen professionell planen und durchführen – von Thomas Kästle

Kompendium Event-Organisation
Kompendium Event-Organisation

Das Buch “Kompendium Event-Organisation, Business- und Kulturveranstaltungen professionell planen und durchführen” beschreibt Schritt für Schritt die verschiedenen Etappen zur Durchführung eines Events und dient als Wegweiser mit hilfreichen Tipps zum Eventmanagement. Der Verlag Springer Gabler veröffentlichte das Buch 2012.

Thomas Kästle selbst ist Event-Manager, Gründer und CEO der eloprop GmbH, sowie Initiator und Vorstand eines Kulturzentrums. Außerdem ist er Dozent an der Hochschule Kempten für Kultur- und Eventmanagement. Sein Engagement im Bereich Event beweist er des Weiteren als “Cultural Entrepreneur” Initiator innovativer Projekte.

Von der Definition eines Events bis zur optimalen Durchführung

In 16 Kapiteln und über 230 Seiten vermittelt Thomas Kästle in seinem Buch Eventgrundlagen und geht somit auf verschiedenste Gebiete der Eventorganisation ein. Durch Beispiele und Vorschläge zur optimalen Durchführung adressiert das Buch jedes Publikum, während gleichzeitig die wissenschaftlichen Grundlagen gekonnt vermittelt werden. Detaillierte Beschreibungen und Auflistungen sowie Tools zur besseren Planung runden das Bild eines Buches für organisatorische, steuerliche und rechtliche Eventplanung ab.

Nach einem kurzen Einstieg in das Thema Eventmanagement werden in den nachfolgenden Kapiteln einzelne Etappen vor, während und nach der Durchführung des Events vorgestellt, wobei das Buch über Business- und Kulturveranstaltungen eine sehr breitgefächerte Branche adressiert. Im Verlauf werden neben anfänglichen inhaltlichen Bestimmungen einer Veranstaltung, wie der Zielgruppenfestlegung auch Themen angesprochen wie die richtige Location gefunden und wie das Programm gestaltet werden soll. Auch auf den rechtlichen und finanziellen Hintergrund eines Events wird eingegangen. Weitere wichtige Punkte zur Organisation wie die Gastronomie und das Marketing werden in dem Buch nicht ausgelassen. Zuletzt spricht Thomas Kästle zwei spannende Themen für Eventveranstalter an: Während er die Institutionsmodelle im Eventmanagement präsentiert und erläutert, geht er im letzten Kapitel auf die Kommunale Kulturpolitik ein und verschafft einen ersten Eindruck.

Nachdem ich im Laufe meiner Karriere oft im Event-Bereich tätig war ohne direkt an der Eventorganisation beteiligt zu sein, kam dieses Buch deshalb für mich in Frage, da es auf einen Blick wichtige Entwicklungsetappen einer Veranstaltung wieder gibt. Für jemanden, der bislang keine Erfahrung in diesem Bereich gemacht hat oder eine besser strukturierte Herangehensweise sucht, kann dieses Buch eine gute Vermittlung der Basics darstellen.

Empfehlungen und Tipps für Veranstalter: Learnings und Umsetzung der Kernaussagen

1. Der Erfolg eines Events hängt hauptsächlich von dem Veranstalter ab.

Dieser hat folgende Aufgaben: Er tritt in Kontakt mit Künstlern und Akteuren, Dienstleistern und Partnern sowie mit dem Publikum. Des Weiteren ist er für die Organisation und Umsetzung sowie für das Konzept und das Programm zuständig. Seine Verantwortung ist es auch auf dem Event ein wirtschaftlich profitables Projekt zu inszenieren.

2. Ein klar definierter Zweck führt zu einer klaren Strukturierung der Veranstaltung.

Der Zweck hinter kommerziellen Events ist allein der Gewinn. Events, die einen anderen Mehrwert liefern, können andere Ziele verfolgen: Corporate Communication zielt darauf ab, den Anbieter als attraktiven Arbeitgeber darzustellen.

3. Klar definierte und im Voraus festgelegte Zielgruppen.

Die Definition von Zielgruppen ist das A und O für ein erfolgreiches Event. Ohne diese zu berücksichtigen kann die Veranstaltung schnell zu einem Flopp werden. Thomas Kästle bietet in seinem Buch verschiedene Modelle, wie man wissenschaftliche Zielgruppenanalysen durchführen kann. Die Herausforderung ist hier die Unterscheidung der verschiedenen Zielgruppen. Akteure und Künstler werden anders angesprochen als Lieferanten, Dienstleister oder Partner.

4. Jede Art von Veranstaltung hat andere Anforderungen.

Man unterscheidet im Allgemeinen zwischen Informations- und Bildungsveranstaltungen, Business Events und Public-Events. Um den Überlick über die verschiedenen Anforderungen zu behalten ist es hilfreich verschiedene Planungstools und Software-Tools zu benutzen. Thomas Kästle bietet in seinem Buch dazu verschiedene Beispiele.

5. Die Wahl des Veranstaltungsortes sollte gut überdacht werden.

Steht man vor der Eventplanung ist die Auswahl unter Locations oft wegen der großen Auswahl sehr schwer. Hier sollte man daher bestimmte Rahmenbedingungen berücksichtigen: Infrastruktur, Größe, Ausstattung, Service, Fachkompetenz, Zahlungsbedingungen, Stornofristen, Sensibilitäten des Ortes.
Bei unkonventionellen und neuen Veranstaltungsorten bietet das Buch zusätzlich eine Einführung und die wichtigsten Daten zur Versammlungsstättenverordnung. Diese ist sorgfältig zu beachten, um keine unerwünschten Nachspiele zu haben.

6. Ein gewisses Grundwissen über Veranstaltungstechnik hilft in Notfällen.

Dienstleister und Partner werden diese Aufgabe der Veranstaltungstechnik meist übernehmen. Allerdings ist es wichtig, dass ein Veranstalter auch selbst über ein gewisses Wissen verfügt. Somit können auch bei Ausfall einer Person Probleme beseitigt werden.

7. Das Rahmenprogramm entscheidet über Top oder Flop.

Hier heißt es ein einmaliges Programm für den Kunden zu bieten, indem neben normalen Vorgängen auch außergewöhnliche Akzente gesetzt werden. Der Booking Prozess spielt in diesem Zusammenhang eine große Rolle. Thomas Kästle bietet hierzu eine detaillierte Übersicht in seinem Buch.

8. Rechtliche und steuerliche Rahmenbedingungen sind das Gerüst für die Planung eines Events.

Die rechtlichen Grundlagen sind stets zu beachten. Fristgerechte Recherche und Abgabe von Dokumenten sowie die Auseinandersetzung mit allen möglichen Behörden gelten dazu. Ohne die staatliche Unterstützung kann die Durchführung eines Events schnell gestoppt werden. Dasselbe gilt für die Abgabe der Steuern. Damit aufgrund der unterschiedlichen Umsatzsteuersätze keine Fehler begangen werden, ist es empfehlenswert mit Nettobeträgen zu rechnen.

9. Finanzen – stets über die aktuelle Lage Bescheid wissen!

Eine Veranstaltung ist nur dann durchzuführen, insofern bereits Vorkalkulationen die rentablen Ergebnisse vorweisen können. Fördermittel können in diesem Zusammenhang auch beantragt werden. Es ist wichtig sich mit bestimmten betriebswirtschaftlichen und buchhalterischen Begriffen vertraut zu machen bevor man das Eventmanagement beginnt.

10. Gastronomie ist wesentlicher Bestandteil jedes Events.

Als erstes ist es wichtig zu klären, ob die Location ein eigenes Catering hat. Erst dann kann mit der Planung begonnen werden. Wie auch in anderen Bereichen gilt es sich hier über den rechtlichen Rahmen im Klaren zu sein. Gastronomische Konzepte sollen stets den Wünschen des Kunden entsprechen. Daneben ist auch die Bestuhlung ein wichtiger Punkt. Je nachdem, um was für ein Event es sich handelt, wird eine andere Bestuhlung gewählt. Die Dekoration, Technik sowie den richtigen Catering-Anbieter zu finden sind Punkte, die auch berücksichtigt werden müssen.

11. Die Sicherheit und Ordnung ist oberste Priorität und liegt in der Verantwortung jedes Veranstalters.

Der Veranstalter hat die Pflicht Akteure, Besucher sowie unwillkürlich betroffene Personen, wie Anwohner und Passanten eine sichere Umgebung zu gewährleisten. Daher ist es ratsam sich im Voraus mit den verschiedenen Rechtsgrundlagen auseinander zu setzen.

12. Gezieltes Marketing erhöht die Popularität des Events.

Für den Erfolg eines Events ist ein wichtiger Bestandteil die richtige Vermarktung. Eine Marketingstrategie ist daher empfehlenswert. Wichtig ist auch das Budget stets im Auge zu behalten. Digitale aber auch Print-Werbemittel sind einzusetzen. Internetseiten und Social Media können durch die Bildung sozialer Netzwerke eine große Masse ansprechen. Die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit spielt dabei ebenfalls eine wichtige Rolle. So sind Pressemitteilungen und Berichte sowohl vor als auch nach der Veranstaltung zu veröffentlichen.

13. Personalplanung als wichtiges Instrument zur Einsetzung der Fachkräfte.

Für die Durchführung einer Veranstaltung ist es wichtig, die richtigen Menschen am richtigen Ort zur richtigen Zeit zu platzieren. Die Delegation und Koordination zählt dabei zu den wichtigsten Aufgaben eines Verantalters. Personalakten helfen dabei einen guten Überblick zu behalten und wichtige Dokumente gut aufzubewahren. Einsatz- und Dienstpläne unterstützen die Koordination. Während des Eventmanagements muss darauf geachtet werden, dass alle Details gut kommuniziert werden.

Fazit: Das Buch „Kompendium Event-Organisation, Business- und Kulturveranstaltungen professionell planen und durchführen“ ist ein gelungener Einstieg in das Thema Eventmanagement. Es bietet sich hervorragend dafür an, die Grundlagen der Event-Durchführung kennenzulernen. Auflistungen, Beispiele und Empfehlungen des Autors selbst bewegen einen dazu, das Buch zur Planung stets bei sich zu haben und Kapitel für Kapitel durchzugehen.

Events ohne Risiko: Bin ich mit einer Veranstaltungshaftpflichtversicherung auf der sicheren Seite?

Versicherungsmakler Hans-Peter Schwandt klärt auf über Kosten einer Veranstaltungshaftpflichtversicherung, Katastrophen und wer im Schadensfall haftet

Hans-Peter Schwandt, Versicherungsexperte für Events
Hans-Peter Schwandt, Versicherungsexperte für Events

1. eventsofa: Bei den berühmten 99 Events geht alles gut, aber einmal passiert die Katastrophe. Wie ernst müssen Eventveranstalter dieses eine Mal nehmen, wenn sie Events vorbereiten?

Hans-Peter Schwandt: Genau so ernst wie der hohe Anspruch an Qualität der Vorbereitung/Durchführung des Events und die sorgfältige Vertragsgestaltung sollte die Absicherung gegen die finanziellen Risiken aus einem Schadensfall genommen werden. Nicht umsonst ist das heute auch schon oft eine Forderung der Auftraggeber in ihren Ausschreibungen an die Agenturen oder immer der Städte und Gemeinden bei der Genehmigung von Veranstaltungen im Öffentlichen Raum – zuerst zum Schutze der Besucher und dann der Öffentlichen Hand vor Regressen.

Regressansprüche sind nach geltendem Recht in nachzuweisender Höhe zu erheben. Für diese Höhe gibt es aber keine Grenze! Insbesondere Regressforderungen können daher den Ruin des Unternehmens bedeuten. Allein die Abwehr von Regressforderungen dem Grunde oder der Höhe nach kostet immer Geld und Zeit.

Auch ein möglicher Ausfall oder Teilausfall der Veranstaltung und damit der Ausfall von Einnahmen und Sponsorengeldern stellt ein hohes unternehmerisches Risiko für den Veranstalter dar. Auch hier kann ein Schaden reichen, um alles bisher Aufgebaute zu zerstören.

2. eventsofa: Wenn was passiert, ist das Geschrei groß und jeder schiebt dem anderen den schwarzen Peter zu. Wer haftet im Schadensfall und wer ist für die Veranstaltungshaftpflichtversicherung verantwortlich – der Veranstalter oder die Location?

Hans-Peter Schwandt: Für die Veranstaltungshaftpflichtversicherung sollte sich der verantwortlich fühlen, der tatsächlich die Risiken aus der Organisation und Durchführung der Veranstaltung trägt. Das wird oft gar nicht der Veranstalter sein. Es ist vielmehr die Agentur, die im Auftrage des Veranstalters von der Anmeldung über die Ausschreibung der Gewerke und die Beauftragung derselben bis zur Verkehrssicherung etc. alle Verantwortung trägt und Fehler machen kann. Veranstalterhaftpflichtversicherung ist unseres Erachtens daher nicht zutreffend. Wir ziehen Ihre Formulierung vor: die Veranstaltungshaftpflichtversicherung.

Es haftet immer der, der Schuld am Schaden hat. Das sieht das Gesetz vor. Es kann aber auch der haften, der unabhängig vom Verschulden z.B. im Mietvertrag für die Location die Haftung für jegliche Schäden an den zu nutzenden Räumen übernommen hat. Das wäre dann eine Haftung aus Vertrag. Ich muss hier also gar nicht Schuld sein, hafte aber dennoch!

Die Location wird sich nur für eigene Veranstaltungen um die Versicherung kümmern. Sie wird ansonsten per Vertrag den Gastveranstalter zu solchen Klauseln zwingen, wie mit der für die Schäden am Mietobjekt. Und sie wird sich die entsprechende Police des „Mieters“ zeigen lassen.
Generell ist unseres Erachtens wichtig:
Jeder, der im Ensemble einer Veranstaltung mitwirkt, sollte sich um seine Haftpflichtversicherung kümmern und sie aktuell halten. Nur so wird dann jeder seiner Verantwortung für das Ganze im Miteinander gerecht, kann für Schäden auch einstehen.

3. eventsofa: Ab welcher Veranstaltungsgröße sollte man an eine Veranstaltungshaftpflichtversicherung denken? Und wie unterscheiden sich Eventversicherungen für ein großes Event wie die Love Parade von der für die Weihnachtsfeier mit 30 Mitarbeitern?

Hans-Peter Schwandt: Moderne Privathaftpflichtversicherungen sind für die Familienfeier zu Haus immer ausreichend. Lücken können sich auftun, wenn doch außer Haus gefeiert wird. Hier steigen viele Privatpolicen schon aus. So versichern wir also auch schon Privatveranstaltungen, wie Hochzeiten oder Geburtstage, über unsere Veranstaltungspolice.
Gewerbliche Veranstaltungen sollten immer über eine Veranstaltungshaftpflichtpolice versichert sein, wenn es sich nicht um Werbung im Rahmen der eigenen Geschäftszwecke handelt (z.B. Autohäuser/Kaufhäuser haben das in ihren Betriebshaftpflichtversicherungen schon drin). Geht es um Veranstaltungen für Dritte oder ist die Durchführung von Veranstaltungen der eigentliche Geschäftszweck, dann ist die Veranstaltungshaftpflichtversicherung ein Muss (Konzerte, Kongresse, Feste etc.).

Die Größe der Veranstaltung wird ja in der Regel über die Besucherzahlen bestimmt. Da Haftungsrisiken grundsätzlich aber immer bestehen, sollte die Anzahl der Besucher nicht den Ausschlag geben, ob ich mich versichere oder nicht. Will ich mich z.B. vor Regress des Locationvermieters schützen, dann mach ich eben eine solche Versicherung, die Schäden an der Location, so genannte Mietsachschäden einschließt, sofern meine bestehende Versicherung solche Schäden nicht einschließt. Die Zahl der Besucher ist dann wichtig für den Preis/die so genannte Versicherungsprämie.

Wird die Veranstaltung größer, wird sie gar ein Festival oder ein Volksfest mit Parade, wie der Karneval der Kulturen, dann ist es für uns zuerst wichtig, die Versicherbarkeit des Risikos an sich abzuschätzen. Das gilt immer, tritt hier aber mehr in den Focus. Da versuchen wir über Aussagen des Anfragenden, an ihn versandte Fragebögen, über Recherchen im Internet und aus Erfahrungen, die wir ggf. selbst mit dem Kunden und dessen Veranstaltungsformat sammeln konnten, Klarheit herzustellen. Erst dann bieten wir an oder treten an den Versicherer heran, um ein auf die Veranstaltung zugeschnittenes Angebot unterbreiten zu können.

Es wird mit der Größe der Veranstaltung also komplexer und es werden die Versicherungssummen höher. Das Risiko von Personenschäden steigt mit der Besucherzahl und hängt vom Charakter der Veranstaltung und der Qualität der ausgewählten Location ab.
Die Professionalität des Eventmanagements wird gefordert sein, sich auf diese Risiken einzustellen. Wir werden uns nachweisen lassen, dass entsprechende Sicherheitskonzepte vorliegen. Die Behörden fordern Versicherungsnachweise, um die Veranstaltung zu genehmigen. Das geht dann Zug um Zug. Ebenso wird mehr Equipment eingesetzt, das auch zu versichern ist, wenn die Technikfirmen ihren Kunden nicht von einem möglichen Regress frei stellen.
Ausfallrisiken erreichen dann ein Ausmaß, wo eben die Folgen eines Ausfalls des Topacts eines Konzertes, definierte Wetterrisiken, die Unbespielbarkeit des Platzes oder gar eine mögliche Terrordrohung zu versichern sind.

4. eventsofa: Mit welchen Kosten muss man bei Veranstaltungshaftpflichtversicherungen rechnen?

Hans-Peter Schwandt: Die Versicherungsbeiträge hierfür sind bei unseren so genannten kurzfristigen Verträgen nach erwarteten Besucherzahlen für die Veranstaltung gestaffelt. Diese Staffel beginnt für Versicherungssummen von 3 Mio.€ pauschal für Personen und sonstige Schäden bei 107,10€ inkl. Versicherungssteuer. Damit wäre eine Veranstaltung mit bis zu 420 Besuchern versichert.
Die Staffel endet als Standard bei 9.999 Besuchern und einer Prämie von 0,07€/Besucher zzgl. Versicherungssteuer (Mindestprämie hier 362,95€).
Für Veranstaltungen ab 10.000 Besuchern pro Tag und Ort nehmen wir bei Erstveranstaltungen Einzelabstimmungen mit dem Versicherer vor.
Diese Regelung ist übrigens eine Folge der Love Parade in Duisburg.
Die Anhebung der Versicherungssummen auf 5 Mio. € oder höher ist insbesondere für Personenschäden möglich. Es geht auch weit höher. Wir haben gerade eine 30 Mio.€ Deckung ausgehandelt. Es war die erste Anfrage in dieser Höhe! Mehrheitlich wird mit 3 Mio.€ angefragt.

Wer mehrere Veranstaltungen innerhalb eines Jahres oder Tourneen durchführt, der ist mit unserem Jahresvertrag oft besser aufgehoben. Hier richtet sich die Prämie nach dem Umsatz des Unternehmens. Alle Anmeldungen von Veranstaltungen können entfallen, keine Besucherzählung ist erforderlich – also unternehmensfreundliches Handling. Auch sind die Versicherungsbedingungen und Summen besser als beim kurzfristigen Tarif. Die Prämien für unsere schwandt. mediapolice beginnen hier bei 1.297,10€ im Jahr und wachsen mit dem Umsatz degressiv.

Es gibt auch Anbieter, deren Mindestprämien z.B. für kurzfristige Verträge schon unter 100€ liegen. Der Bedingungsvergleich weist dann aber die Unterschiede aus. Der Kunde spart dann vielleicht 20€, ist aber z.B. nicht gegen Mietsachschäden versichert, die Besucher an der Location anrichten. Bei unserer Police ist eben das mit drin! Ebenso die Schäden an der fest verbauten Veranstaltungs-, Küchen- oder Gastrotechnik. Für Indoor-Events ist das wichtig.

5. eventsofa: Wie genau sieht Ihre Arbeit als Versicherungsmakler aus?

Hans-Peter Schwandt: Versicherungsmakler sind Sachwalter der Kunden. Wir sind an keinen Versicherer gebunden.
Der Markt der in Deutschland tätigen Versicherer steht uns zur Verfügung. Das ist ein Alleinstellungsmerkmal gegenüber jedem Vertreter oder Mehrfachagenten. Diese sind immer Erfüllungsgehilfen des oder der Versicherer.

Wir erfassen Ihren Versicherungsbedarf und suchen am Markt die passende Lösung. Wir prüfen auch, ob Ihre schon vorhandenen Versicherungen Ihrem Bedarf entsprechen. Wenn ja, dann können wir diese Verträge in unsere Betreuung übernehmen – müssen sie also nicht kündigen. So bleibt, was gut ist, auch erhalten.
Nicht Passendes wird aktualisiert, wenn der haltende Versicherer das hergibt und das Preis-Leistungsverhältnis stimmt, oder es wird eben neu gestaltet.
Neues wird ergänzt.
Dann begleiten wir Sie in allen Versicherungsfragen sehr gern weiter, checken immer wieder Marktveränderungen und sprechen Ihren sich ändernden Bedarf durch – bringen also immer wieder Bedarf und Versicherungsschutz in Einklang.

Um die Fülle der Tarife der Versicherer beherrschen zu können, nutzen wir in den Bereichen Rente, Berufsunfähigkeit oder Krankheit so genannte Vergleichsprogramme und sind Mitglied unserer Maklergenossenschaft VEMA. So können wir Vorauswahlen treffen und steigen dann in die Tarife und Gesellschaften ein. Wir nutzen erstellte Marktrecherchen und die auf uns Makler zugeschnittenen Dienstleistungen im Interesse effektiver Angebotserstellung für nahezu alle Sparten.
Hinzu kommt der ständige Erfahrungsaustausch mit Kollegen in Foren oder Arbeitskreisen oder der Bürogemeinschaft hier im Haus.

Ich habe mich 1993 selbstständig gemacht und entschlossen, meine persönlichen Erfahrungen aus der Musik und der Eventbranche in diesen neuen Beruf einfließen zu lassen. Seit dem entwickeln und pflegen mein Team und ich Spezialkonzepte für Versicherungslösungen im Eventbereich.

In der Praxis ist unser Beratungsherangehen darauf ausgerichtet, dem Kunden klar zu machen, wo wir Risiken sehen, wie die versichert werden können und was das kostet.
Und wir sagen eben auch, was nicht zu versichern geht, damit der Kunde hier selbst Risikovorsorge treffen kann.

6. eventsofa: Was war das schlimmste Ereignis auf einem Event, das Sie in Ihrer Karriere bislang erlebt haben? Und wie häufig haben Sie es mit Katastrophen zu tun?

Hans-Peter Schwandt: Leider war das die Katastrophe der Love Parade in Duisburg. Die erste solcher Art und zum Glück auch die letzte, die wir in Deutschland bisher erleben mussten.
Wichtig ist, dass alle Beteiligten, die sich mit der Durchführung von Events befassen – und wirklich alle, verfolgen, was da falsch gemacht wurde – also daraus lernen.
Eine Veranstaltung ist erst erfolgreich, wenn die Besucher auch gesund nach Hause gehen. Dafür ist alles zu tun und jeder muss das zum Maßstab seines Handelns machen. Aber jeder muss sich auch im Klaren sein, dass es trotz aller Prävention immer noch etwas nicht Vorhersehbares geben kann. Und dann kommen Versicherungen ins Spiel.
Wir können Risikoabsicherung kalkulierbar machen.
Und hier sind dann unser Know-how, unsere Erfahrung und die bedarfsgerechten Produktlösungen der wenigen Fachmakler gefragt. Das macht Spaß!

eventsofa: Herr Schwandt, vielen Dank für diese interessanten Einsichten und Hinweise darüber was man beachten muss, wenn man bei Events auf Nummer Sicher gehen will. Welche Fragen habt ihr an Hans-Peter Schwandt? Wir freuen uns über Eure Beiträge und Fragen über die Kommentarfunktion hier im Blog.

Zur Person:
Hans-Peter Schwandt (Jahrgang 1956) ist Versicherungsfachmann (BWV) und seit 01.05.2004 eigenständiger Versicherungsmakler – heute schwandt. Versicherungsmakler e.K., 4 Mitarbeiter
Privat: Verheiratet, 2 berufstätige Töchter, glücklicher Opa
Karriere: Diplomierter Außenwirtschaftler, aktiver Musiker mit Berufsausweis bis 1990; 1990-1992 kaufmännischer Leiter in der Eventbranche; 01.01.1993 Existenzgründung als Unternehmens- und Finanzberater in einer unabhängigen Firmenkooperation; Herbst 1993 – Mai 2004 Aufbau und Leitung des Bereichs Medien- und Eventversicherungen der Heinemann & Henkel Versicherungsmakler GmbH

Compliance in der Veranstaltungsbranche

Der Ruf nach einer Rückkehr zu korrektem Verhalten wird immer lauter

Recht und Anstand - Compliance in der Veranstaltungsbranche
Recht und Anstand – Compliance in der Veranstaltungsbranche

Es mag banal klingen, was sich hinter dem Begriff Compliance verbirgt, der sich in die Deutsche Sprache mit den Worten “Regeltreue” oder “Regelkonformität” übersetzen lässt. Man versteht darunter die Befolgung von Gesetzen und die Einhaltung vorgegebener Richtlinien, also ein ethisches und faires Verhalten.

Doch vor dem Hintergrund immer neuer Skandale – z.B. die so genannten Lustreisen, durch die die Ergo-Versicherungsgruppe in die Schlagzeilen gekommen war oder der Korruptionsskandal um Uli Hoeneß – und der dadurch angefachten öffentlichen Diskussion, scheint es sich als notwendig zu erweisen, dass Amts- und Entscheidungsträger sowie Unternehmen und Angehörige der Veranstaltungsbranche sich mit dieser Thematik intensiver auseinandersetzen.

So wurde im Laufe der letzten Jahre der Ruf nach einer Rückkehr zu korrektem Verhalten immer lauter, was sich in vielen Betrieben in der Verschärfung bestehender Compliance-Richtlinien niederschlägt. Es besteht weitgehende Einigkeit darüber, dass die Festlegung entsprechender Richtlinien eine Notwendigkeit darstellt, um Gesetzesverstöße, ob vorsätzlich oder unwissentlich begangen, zu verhindern und um Kunden einen regelkonformen Ablauf zu garantieren. Demnach sollen sie sowohl der Außenwirkung als auch der innerbetrieblichen Sicherheit dienen. Vermehrt wird allerdings Kritik laut, dass die Verschärfung von Compliance-Richtlinien entgegen der beabsichtigten Wirkung zu Verunsicherung bei Mitarbeitern von Unternehmen und Angehörigen der Veranstaltungsbranche führt. Alles scheint verboten.

Vom Strafgesetzbuch zum Compliance-Management

Wo liegt die Grenze zwischen legaler Kundenpflege und Korruption? Besonders in der Veranstaltungsbranche, wo Einladungen zu Familiarization Trips (Fam-Trips), Fach- und Erlebnisveranstaltungen zur gängigen Praxis gehören, können die Grenzen schnell verschwimmen. In Verruf geraten sind vor allem die so genannten Fam-Trips, deren eigentlicher Zweck darin liegt, dass sich die Teilnehmer mit der Location und der Umgebung vertraut machen. Ein oftmals nicht sachbezogenes Rahmenprogramm, das der Bespaßung und in Folge der Beeinflussung von Reiseveranstaltern zu dienen scheint und der Umstand, dass diese Trips häufig nicht nur vergünstigt, sondern kostenlos angeboten werden, verleihen ihnen jedoch einen zweifelhaften Charakter.

Durch Compliance-Vorschriften soll auch hier für klare Verhältnisse gesorgt werden. Grundlegend und bindend sind Korruptionsvorschriften bzw. die entsprechenden Paragraphen des Strafgesetzbuches. Nicht bindend, aber hilfreich sind z.B. der “Kodex zur Abgrenzung legaler Kundenpflege und Korruption”, des Arbeitskreises Corporate Compliance – der sich laut eigener Angabe “einerseits aus den Compliance-Verantwortlichen bedeutender Unternehmen und andererseits aus hochrangigen Fachleuten der Justiz (Gerichtswesen, Generalstaatsanwaltschaft), des Europäischen Rechnungshofes, des Bundeskriminalamtes, von Eurojust sowie führenden Strafrechtswissenschaftlern und auf das Thema Wirtschaftskriminalität spezialisierten Rechtsanwälten” zusammensetzt – und der “Leitfaden für Hospitality und Strafrecht” herausgegeben durch die Sponsoringinitiative S20 in Zusammenarbeit mit dem Deutschen Olympischen Sportbund und dem Bundesinnenministerium.

Die Etablierung sicherer Compliance-Strukturen sorgt nicht nur für Klarheit hinsichtlich dessen, was von Rechtswegen erlaubt ist, sondern es ermöglicht auch den Aufbau eines Wertesystems, mit dem sich Mitarbeiter in Unternehmen, Agenturen und Veranstaltungsstätten identifizieren und an dem sie sich bei der Beurteilung ihres eigenen Handelns orientieren können.
Wer sich regelkonform verhält, für Transparenz sorgt und dies entsprechend nach außen kommuniziert, wirkt vertrauenswürdiger auf potenzielle Kunden. Die Schaffung eines entsprechenden, möglicherweise verbesserten Images und ein dadurch entstehender Wettbewerbsvorteil können die Folge sein.

Compliance-Richtlinien: Blumen, Fam-Trips - Welche Geschenke sind erlaubt?
Compliance-Richtlinien: Blumen, Fam-Trips – Welche Geschenke sind erlaubt?

Sachlichkeit ist das neue Schwarz

In Bezug auf Veranstaltungen und Einladungen gilt es sich auf den jeweiligen Anlass zu besinnen und sich eventuell von bisher gängigen Geschäftspraktiken zu verabschieden. Wer sich ernsthaft der Compliance verschreiben will, sollte von solchen Angeboten absehen und jeden Anschein versuchter Einflussnahme auf Entscheidungsträger vermeiden. Der Anlass der meisten Veranstaltungen liegt in der Informationsvermittlung und als solcher sollte er auch kommuniziert und die Veranstaltung entsprechend gestaltet werden. Die Auswahl der möglichen Teilnehmer sowie das Programm sollten sachbezogen sein und letzteres aufgeschlüsselt mit Zeit- und Inhaltsangaben präsentiert werden. Die Einladung von nicht fachkundigen Mitreisenden ist demnach zu vermeiden. Auch bei der Vergabe von Geschenken sollte man vorsichtig sein und ein bestimmter finanzieller Wert festgelegt werden, den diese nicht überschreiten sollten.
Zu den entscheidenden Schritten vor der Aussprache einer Einladung zählt unter anderem die Prüfung von eventuellen Compliance-Richtlinien, denen mögliche Teilnehmer unterworfen sind. Was ist im Sinne des Einzuladenden bzw. welche sind die Personen im Unternehmen oder der Agentur, an die eine Einladung gerichtet werden darf oder sollte? Wie sollte die Veranstaltung gestaltet sein, damit sie mit den Compliance-Richtlinien eines (potenziellen) Geschäftspartners übereinstimmt?

Eine Sensibilisierung für das Thema Compliance kann eventuell bedeuten, generell ein geplantes Vorhaben zu hinterfragen und im Zweifelsfall das Vorgehen auf seine Regelkonformität zu überprüfen. Häufig mag man feststellen, dass Compliance-Richtlinien lediglich dem entsprechen, was der gesunde Menschenverstand gebietet und was durch die Verfolgung etablierter Strukturen möglicherweise schlicht nicht mehr in Frage gestellt wird.

Wie ist eure Meinung zum Thema Compliance? Gibt es bei euch im Unternehmen / in der Agentur aktuell Compliance-Richtlinien? Welche Erfahrungen habt ihr damit gemacht bzw. hat es bei euch zu mehr Klarheit oder eher zu Verunsicherung geführt?
Wir freuen uns über eure Beiträge über die Kommentarfunktion hier im Blog.

 

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Firmen Sommerfest 2013: Checkliste zur Umsetzung

Die Sommerfest Saison steht an und mit ihr die Planung und Vorbereitung. Damit das Firmen Sommerfest ein voller Erfolg wird und sich alle Mitarbeiter noch lange daran erinnern, kommt es auf eine gute Planung dieses Events an. Egal für welche Aktivität ihr euch entscheidet, die richtige Planung ist das A & O. Mit unserer Checkliste für die Umsetzung eures Sommerfestes seid ihr auf der richtigen Seite! Ihr vergesst nichts, habt einen Überblick, was ihr schon erledigt habt und was noch zu tun ist und nebenbei bekommt ihr auch noch ein paar tolle Tipps!

Sommerfest
Sommerfest auf der Seeterasse Hinterbrühl in Thalkirchen

1. Wann findet das Firmen Sommerfest statt?

  • Datum?
  • Uhrzeit? Dauer des Events?
  • Wie viel Zeit stellt der Chef für das Sommerfest bereit (1 Tag, Wochenende, ½ Tag, etc.)
  • Worauf muss geachtet werden, z.B. Ferien, Feiertage, Hochsaison?
  • Wann muss mit der Planung begonnen werden?
  • Gibt es einen Plan B falls der Termin nicht klappt?

2. Thema & Ziel des Sommerfestes?

  • Welches Thema/Motto hat das Sommerfest?
  • Gibt es Ziele, die erreicht werden sollen?
  • Hat das Sommerfest einen bestimmten Anlass (Halbjahresbilanz, Motivation, Sommerloch etc.)?

3. Wo findet das Sommerfest statt?

  • Welches Budget steht zur Verfügung (fix / flexibel)?
  • Outdoor oder Indoor-Location?
  • Location Recherche, z.B. auf eventsofa.de
  • Wie groß ist die Location?
  • Wie viele Teilnehmer passen in die Location?
  • Besichtigungstermin vereinbaren?
  • Gibt es genügend Parkplätze?
  • Gibt es Übernachtungsmöglichkeiten?
  • Location buchen!
  • Gibt es einen Plan B, wenn das Wetter schlecht ist / etwas Ungeplantes eintritt?
Spaß im Freien
Spaß im Freien in der Villa Mignon Hamburg

4. An- und Abreise

  • Wie reisen die Mitarbeiter an (Bus, Bahn, Auto usw.)?
  • Erfolgt eine gemeinsame An-/Abreise?
  • Wo ist der Treffpunkt für die gemeinsame Anreise?

5. Vertragsbedingungen

  • Zahlungsmodalitäten klären
  • ggf. Versicherungen abschließen
  • Stornokonditionen prüfen
  • Reservierungs-/Buchungsfristen

6. Vorbereitung Firmen Sommerfest

  • Wer ist für die Dekoration der Location verantwortlich?
  • Müssen die Mitarbeiter etwas beachten (Kleidungsstil)?
  • Ablauf mit der Location besprechen
  • Brauchen wir Präsentationstechnik?
  • Gibt es ein Catering, muss ein externer Caterer organisiert werden oder bringt jeder Mitarbeiter etwas mit?
Buffet Sommerfest
Für die leibliche Versorgung der Gäste will gesorgt sein, hier in der Stiglerie München

7. Ablauf Team Event / Programmablauf

  • Welche Aktivitäten werden durchgeführt?
  • Gibt es ein Rahmenprogramm (DJ, Künstler, Karaoke, Team Spiel usw.)?
  • Informationen zum Programmablauf an die Mitarbeiter weitergeben
  • Mitarbeiter informieren (Wann, wo, wie, was usw. / Kleidung, Motto)
  • Einladungen verschicken & um Rückmeldung bitten

8. Nachbereitung

  • Wer ist für die Ergebnisanalyse verantwortlich?
  • Nachkalkulation
  • Fotos als Erinnerung verschicken / aufhängen
  • Feedback der Mitarbeiter einholen, um für die nächsten Team Events zu lernen

Tipps für ein erfolgreiches Sommerfest

  • Rechtzeitig mit der Planung beginnen
  • Alternativen / Plan B planen
  • Informiert eure Mitarbeiter über die wichtigsten Details, aber verratet nicht zu viel, dass erhöht die Vorfreude und Spannung
  • Eventuell einen Countdown oder ein Rätsel organisieren
  • Versucht nicht es allen Mitarbeitern recht zu machen, das funktioniert nicht
  • Organisiert kein Sommerfest/Team Event, das Mitarbeiter bloßstellen könnte bzw. zwingt niemanden dazu etwas zu tun (z.B. beim Karaoke: Wer nicht singen möchte, muss nicht singen)
  • Danksagung an alle Mitarbeiter, das hinterlässt einen bleibenden Eindruck
  • Schafft langfristige Erinnerungswerte, z.B. durch Fotos oder Videos

Hier gibt es die Checkliste für euer erfolgreiches Sommerfest zum kostenlosen Download: Checkliste zur Umsetzung des Sommerfests (als PDF).

Sommerfest freiRaum Stuttgart
Mit unserer Checkliste wird jedes Sommerfest zum Erfolg, zum Beispiel im freiRaum Stuttgart

Wenn ihr noch nach Location Tipps und Ideen für euer Firmen Sommerfest sucht, hilft euch unser Sommerfest Special weiter: Sommerfest 2013: Von der Betriebsfeier zum Grillfest

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Hochzeitsfeier: Checkliste für die perfekte und stressfreie Hochzeitsplanung

So wird wird deine Hochzeitsfeier zur Traumhochzeit

Die perfekte Hochzeitsfeier
Die perfekte Hochzeitsfeier

Die Hochzeitsvorbereitung ist wohl die aufregendste und gleichzeitig auch stressigste Planung unseres Lebens. Schließlich soll der schönste und wichtigste Tag des Lebens unvergesslich und perfekt werden. Eine wirkliche Traumhochzeit wie im Märchen! Damit euch das gelingt und ihr immer den Überblick behaltet, haben wir euch eine Checkliste mit allen wichtigen Punkten zusammengestellt. Darüber hinaus geben wir euch noch weiterführende Tipps zu Bräuchen und Traditionen u.v.m. Viel Spaß bei der Planung eurer Traumhochzeit!

12 – 10 Monate bis zur Hochzeitsfeier

  • Hochzeitsordner anlegen!
  • Termin für die Hochzeit überlegen (Reservierung ist aber erst 6 Monate vorher möglich)
  • Standesamtlich und/oder kirchlich? Oder ein freier Theologe?
  • Größe/Umfang der Hochzeitsfeier?
    • Wie sollte die Hochzeitsfeier sein: traditionell, ausgefallen, außergewöhnlich etc.?
    • Wo soll die Hochzeitsfeier stattfinden: Outdoor oder Indoor?
    • Im Familienkreis? Mit Familie und Freunden? Arbeitskollegen?
  • Soll es einen Ehevertrag geben?
  • Vorläufige Gästeliste erstellen
  • Gibt es Trauzeugen? Wenn ja, wer kommt dafür in Frage?
  • Welche Unterlagen werden für die Hochzeit benötigt? Müssen bestimmte Unterlagen noch beantragt werden?
  • Welche Dienstleister wollen wir auf unserer Hochzeit (Filmer, Fotografen, Musiker, Catering etc.)? Anfrage stellen, da viele schon früh ausgebucht sind!
  • Gibt es eine Verlobungsfeier? Einen Polterabend?
  • Planung der Hochzeitsreise und Urlaub beim Arbeitgeber einreichen
  • Voraussichtliche Kosten ermitteln

10 – 06 Monate bis zur Hochzeitsfeier

  • Gästeliste überdenken:
    • Wurde jemand vergessen?
    • Gibt es Freunde, Bekannte, Angehörige, die besser nicht kommen sollten?
    • Wen könnte man, z.B. aus Kostengründen, von der Gästeliste streichen?
  • Wo soll die Hochzeit gefeiert werden?
    • Schloss, Strand, Burg, Restaurant, Hotel, Club, Industriehalle, Museum etc.?
    • Hochzeit Location aussuchen, besuchen & vergleichen!
  • Wie soll das Catering aussehen?
    • Gibt es ein Catering in der Hochzeit Location?
    • Müssen wir einen Cateringservice beauftragen?
    • Menü (3-, 4- oder 6- Gänge-Menü)? Fingerfood? Flying Buffet? Buffet? Live-Cooking?
    • Probeessen vereinbaren und Kostenvoranschläge zusenden lassen; Getränkekarte nicht vergessen
  • Reservierung der Hochzeit Location, Catering etc.
  • Hochzeitskleidung ansehen und sich beraten lassen (wichtig ist, dass die Kleidung zum Stil der Hochzeit passt)
    • Welche Farbe trägt die Braut/der Bräutigam?
    • Welche Farben sollen die Gäste tragen? Welche auf keinen Fall?
    • Kurze/Lange Kleider bei den Frauen? Hüte? Blumen?
    • Smoking für die Männer? Krawatte, Fliege oder nichts?

06 – 04 Monate bis zur Hochzeitsfeier

  • Termin beim Standesamt festlegen
    • Unterlagen nicht vergessen (Meldebescheinigung, Geburtsurkunde, Personalausweis oder Reisepass)
  • Anreise zur Hochzeit Location planen & reservieren
    • Auto? Limousine? Bus? Kutsche?
    • Übernimmt der Fahrdienst auch die Blumendekoration am Gefährt?
  • Kirchliche Trauung: Termin mit dem Pfarrer zum Traugespräch vereinbaren (Ablauf der Trauung, Lieder und Texte, Musik, Liederheft usw.)
  • Übernachtungsmöglichkeit für die Hochzeitsnacht buchen: Hotel? Schloss? Honeymoon Suite etc.
  • Musikalische Begleitung für die Trauung organisieren: Welche Musikrichtung? Live oder vom Band? DJ? Hochzeitsband? Welche Lieder/Welche Lieder nicht?
  • Festlegung des Hochzeitfotografen/Hochzeitsfilmer; Ablaufbesprechung
  • Festlegung des Partyservices (Catering, Zeltverleih etc.)
  • Ansprechpartner für die Gäste bestimmen
  • Rahmenprogramm gestalten (Show-Acts, Feuerwerk usw.), Angebote einholen & buchen
  • Liste über Geschenkwünsche erstellen
  • Einladungskarten erstellen, bestellen und drucken lassen (Angebote einholen)
    • Name von Braut und Bräutigam
    • Datum der Hochzeit
    • Uhrzeit der Hochzeit und der Hochzeitsfeier
    • Adresse der Hochzeit Location
    • An- und Abreiseinformationen
    • Kleidungsstil
    • Rückmeldefrist für die Teilnahme oder Nicht-Teilnahme(!!!)
    • Geschenkwünsche
    • Einladungen verschicken!
Ideen für die Hochzeitsfeier
Ideen für die Hochzeitsfeier

04 – 03 Monate bis zur Hochzeitsfeier

  • Gästeliste erneut überprüfen (auch wenn es nervt, sie ist sehr wichtig!)
  • Hochzeitsringe aussuchen und bestellen; Gravur nicht vergessen
  • Ablaufplan für den Hochzeitstag entwerfen (eventuelle Lücken oder Probleme notieren; lieber zu lange Pausen zwischen den einzelnen Programmpunkten als zu kurze) -> Bitte beachten und nicht in Panik ausbrechen: Der Ablauf des Hochzeitstages verläuft meistens nicht 100%-ig wie geplant.
  • Tischordnung:
    • Wie sollen die Tische stehen? Bankett? U-Form? Reihen usw.?
    • Wo soll die Bühne für die Hochzeitsband/den DJ usw. hin?
    • Wo ist die Tanzfläche?
    • Wo steht das Buffet?
  • Programmheft und Menükarten erstellen und drucken lassen
  • Hochzeitskleid bzw. Hochzeitskleidung bestellen (da eventuell noch Änderungen vorgenommen werden müssen)
  • Unterlagen und Dokumente für Standesamt und Kirche zusammenstellen
  • Blumendekoration für Standesamt, Kirche, Hochzeit Location aussuchen

03 – 02 Monate bis zur Hochzeitsfeier

  • Tanzkurs für den Hochzeitstanz buchen
  • Kirchliche Trauung: Zweites Traugespräch mit dem Pfarrer vereinbaren
  • Unterbringung und Transport der Gäste koordinieren; Hotels und weitere Locations zur Unterbringung bei eventsofa
  • Rückantworten in die Gästeliste eintragen; ggf. noch mal nachhaken
  • Polterabend organisieren
    • Party? Restaurant? Essen gehen? Zuhause?
    • Location, Catering, Programm etc.

4 Wochen bis zur Hochzeitsfeier

  • Endgültige Gästeliste
  • Hochzeitstorte bestellen
    • Welche Geschmacksrichtung?
    • Wie viele Ebenen?
    • Mit Figuren oben drauf etc.?
  • Brautstrauß zusammenstellen und bestellen (traditionell Aufgabe des Bräutigams)
  • Reversanstecker für den Bräutigam bestellen
  • Probehochzeitsfrisur & Probehochzeits-Make-up

14 Tage bis zur Hochzeitsfeier

  • Hochzeit Location & Helfer informieren über:
    • Endgültige Anzahl der Hochzeitsgäste
    • Endgütlige Tischordnung/Tischanordnung
    • Namensschilder und Sitzplatzierung (Wo sitzt wer?)
    • Menü-Ablauf durchsprechen
  • Hochzeitsschuhe einlaufen (!!!)
  • Brautkleid und Hochzeitsanzug noch mal anprobieren
  • Eheringe abholen
  • Polterabend

7 Tage bis zur Hochzeitsfeier

  • Ablaufplan noch mal durchgehen (Wo hakt es? Genug Zwischenräume?) und Notfallplan erstellen (für schlechtes Wetter, Zeitverzögerungen usw.)
  • Alle Termine nochmals bestätigen lassen!
  • Friseur- und Kosmetiktermin festlegen
  • Hochzeitsreise vorbereiten (Unterlagen zusammenstellen, Utensilien besorgen usw.)

Der letzte Tag vor der Hochzeitsfeier

  • Alle Kleidungsstücke, Eheringe und Unterlagen bereitlegen
  • Geld zurechtlegen (Trinkgeld für das Personal etc.)
  • Handtasche der Braut packen (Make-up, Pflaster, Nähzeug, Strumpfhose usw.) oder eine Freundin benennen, die die Sachen bei sich hat
  • Koffer für die Flitterwochen packen
  • Entspannt euch und freut euch auf eure Hochzeit! 🙂
  • Wahrscheinlich könnt ihr vor Aufregung nicht mehr schlafen deswegen ruhig ein Gläschen Wein trinken 😉

Der Hochzeitstagsfeier

  • Genießt den Tag, auf den ihr so lange hingearbeitet habt. Lasst euch von kleinen Problemen und Verzögerungen im Ablaufplan nicht die gute Laune verderben. Fehler gehören zum Leben dazu 🙂

Nach der Hochzeitsfeier

  • Rechnungen bezahlen
  • Fotos/Videos vom Fotograf/Filmer ansehen und aussuchen
  • Danksagungskarten an die Hochzeitsgäste schreiben und verschicken
  • Namensänderung durchführen (Personalausweis, Reisepass, Klingelschild, Briefkasten, Versicherungskarten, Bankkarten, Krankenkasse, Finanzamt und Arbeitgeber informieren, Lohnsteuerkarte/Fahrzeugschein/Führerschein anpassen lassen u.v.m.)

Hier gibt es die Checkliste für die perfekte und stressfreie Hochzeitsplanung zum kostenlosen Download: Checkliste Hochzeitsplanung.

Ihr sucht Ideen für eure Hochzeitsfeier? Wir haben euch unsere Top Locations und Tipps auf einer Sonderseite zusammengestellt: Ideen für die HochzeitsfeierFragen zur Hochzeitsplanung und warum es sich lohnt einen Hochzeitsplaner zu engagieren, erfahrt ihr in unserem Experteninterview mit der Hochzeitsplanerin Claudia Seibt.

 

eventsofa ist der Marktplatz für Event Locations im Internet. Hier finden Eventmanager aus Agenturen und Unternehmen über 3.000 Event Locations für MeetingKonferenz, Team Event oder Party.

10 Tipps für eine gelungene Event-Zeitschrift

Cover Event-Zeitschrift
Cover Event-Zeitschrift

Der Event ist perfekt vorbereitet: Das Programm ist rund, die ideale Location ist dank eventsofa problemlos gefunden und auch die Gästeliste steht. Wäre es nicht schön, die Ergebnisse auch angemessen festzuhalten?

Ob ihr einen Workshop oder ein Meeting plant, eine Messe oder eine Ausstellung. Eine Event-Zeitschrift ist eine wunderbare Möglichkeit, Stimmungen einzufangen, euer Unternehmen zu präsentieren und Kunden und Geschäftspartner über eure Aktivitäten zu informieren.

Wenn ihr ein paar Dinge berücksichtig, ist es gar nicht schwer, so eine Zeitschrift selbst auf die Beine zu stellen. 10 Tipps haben wir hier für euch zusammengestellt:

  1. Beginnt frühzeitig mit der Planung der Event-Zeitschrift und macht euch Notizen zu den folgenden Punkten. Je besser ihr gerüstet seid, umso gelungener wird das Ergebnis.
  2. Bestimmt im Vorfeld einen Chefredakteur für die Zeitschrift, der die Fäden in der Hand hält. Wer soll für die Inhalte der Texte verantwortlich sein? Legt das Redaktionsteam fest.
  3. Informiert die Mitarbeiter und bittet sie um Anregungen und Ideen für die Event-Zeitschrift.
  4. Welches Design soll das Magazin bekommen? Wollt ihr Vorlagen nutzen oder etwas Eigenes entwickeln?
  5. Überlegt, welche Themen und Inhalte ihr aufgreifen wollt und welches Material ihr auf dem Event selbst sammelt.
  6. Entscheidet, mit wem ihr Interviews führt und vereinbart entsprechende Termine.
  7. Vergesst das Editorial nicht! Wer soll es schreiben? Wollt ihr über eure Motivation für den Event berichten? Eine Zusammenfassung schreiben oder euer Unternehmen präsentieren?
  8. Sammelt auf dem Event ausreichend Fotomaterial: Schnappschüsse, aber auch Porträts, Gruppenbilder und Fotos, die die Stimmung der Veranstaltung wiedergeben. Habt ihr einen professionellen Fotografen? Oder vielleicht einen engagierten Mitarbeiter im Marketing, der die schönsten Bilder macht? Besonders wichtig: Welches Foto kommt auf das Cover?
  9. Sammelt O-Töne von Teilnehmern, Besuchern oder Ausstellern.
  10. Bestimmt einen Verantwortlichen für die Schlussredaktion, der mit ausreichend Zeit (!) alle Texte noch einmal prüft und das Go! Für den Druck gibt. Nichts ist ärgerlicher als kleine Fehler, die erst im gedruckten Magazin auffallen.

Viel Erfolg!

Die Plattform Jilster.de bietet praktische Tools, mit denen ihr die Erinnerungen an die Veranstaltung und die Resultate in einer Event-Zeitschrift in Form bringen und gelungen in Szene setzen könnt.
Praktisch und unkompliziert auch für größere Teams an verschiedenen Standorten ist, dass ihr über Jilster.de online im Team an der Zeitschrift arbeiten könnt. Die Einladungen sind schnell verschickt und allein der Chefredakteur legt fest, wer Zugriff auf welche Seite hat.
Neben der Auflage, die ihr selbst bestimmen und jederzeit unkompliziert nachdrucken könnt, könnt ihr die Onlineversion eurer Event-Zeitschrift kostenfrei auf Website, Blog und eurer Facebookseite präsentieren oder sie per E-Mail an Mitarbeiter, Kunden oder Freunde verschicken.
Die Jilstertools sind nicht nur toll für die Gestaltung eurer Firmenevent-Zeitschrift. Auch eine Hochzeitszeitung, ein Magazin zum runden Geburtstag oder eine Zeitschrift für andere private Events könnt ihr dort professionell gestalten. Zu jedem Thema gibt es bei Jilster attraktive Schablonen und Vorlagen.

Katia Simon
Katia Simon

ÜBER DIE AUTORIN
Katia Simon ist Buchautorin und freite Texterin und arbeitet für verschiedene Verlage und Unternehmen. Sie schreibt regelmäßig für Jilster.de und gibt Tipps für die erfolgreiche Gestaltung eigener Zeitschriften.

Offsite-Meeting mit Team Event: Checkliste zur Umsetzung

Damit das Offsite-Meeting inklusive Team Event ein voller Erfolg wird und sich alle Mitarbeiter noch lange daran erinnern, kommt es auf eine gute Planung dieses Events an. Egal für welche Aktivität ihr euch entscheidet, die richtige Planung ist das A & O. Mit unserer Checkliste für die Umsetzung eures Team Events seid ihr auf der richtigen Seite! Ihr vergesst nichts, habt einen Überblick, was ihr schon erledigt habt und was noch zu tun ist und nebenbei bekommt ihr auch noch ein paar tolle Tipps!

Checkliste Offsite Meeting mit Team Event
Checkliste Offsite Meeting mit Team Event

1. Wann findet das Offsite-Meeting statt?

  • Zu welcher Jahreszeit? (Outdoor- oder Indoor-Event?)
  • Datum?
  • Uhrzeit? Dauer des Events?
  • Wie viel Zeit stellt der Chef für das Team Event bereit (Tag, Wochenende, ½ Tag, etc.)
  • Worauf muss geachtet werden, z.B. Ferien, Feiertage, Hochsaison?
  • Wann muss mit der Planung begonnen werden?
  • Gibt es einen Plan B falls der Termin nicht klappt?

2. Thema & Ziel des Offsite-Meetings?

  • Welches Thema hat das Offsite-Meeting?
  • Welche Ziele sollen erreicht werden?
  • Welcher Inhalt soll vermittelt werden?
  • Kann man die Inhalte des Team Events auf das Thema des Meetings abstimmen?
  • Konzeptentwicklung

3. Wo findet das Offsite-Meeting statt?

  • Welches Budget steht zur Verfügung (fix / flexibel)?
  • Outdoor oder Indoor-Location?
  • Location Recherche, z.B. auf www.eventsofa.de
  • Passt die Location zum Thema / zu den Zielen des Meetings?
  • Wie groß ist die Location?
  • Wie viele Teilnehmer passen in die Location?
  • Besichtigungstermin vereinbaren?
  • Gibt es genügend Parkplätze?
  • Gibt es Übernachtungsmöglichkeiten?
  • Location buchen!
  • Gibt es einen Plan B, wenn das Wetter schlecht ist / etwas Ungeplantes eintritt?

4. An- und Abreise

  • Wie reisen die Mitarbeiter an (Bus, Bahn, Auto usw.)?
  • Erfolgt eine gemeinsame An-/Abreise?
  • Wo ist der Treffpunkt für die gemeinsame Anreise?

5. Vertragsbedingungen

  • Zahlungsmodalitäten klären
  • ggf. Versicherungen abschließen
  • Stornokonditionen prüfen
  • Reservierungs-/Buchungsfristen

6. Vorbereitung Meeting

  • Wer ist für die Inhalte des Meetings verantwortlich?
  • Müssen sich die Mitarbeiter auf etwas vorbereiten?
  • Tagungsmappen etc. erstellen
  • Ablauf mit der Location besprechen
  • Ist Präsentationstechnik vorhanden?
  • Gibt es ein Catering oder muss ein externer Caterer organisiert werden?

7. Ablauf Team Event / Programmablauf

  • Welche Aktivitäten werden durchgeführt?
  • Wann sind Pausen?
  • Wann beginnt das Meeting?
  • Dauer des Meetings?
  • Informationen zum Programmablauf an die Mitarbeiter weitergeben
  • Mitarbeiter informieren (Wann, wo, wie, was usw. / Kleidung, Motto)

8. Nachbereitung

  • Wer ist für die Ergebnisanalyse verantwortlich?
  • Nachkalkulation
  • Fotos als Erinnerung verschicken / aufhängen
  • Feedback der Mitarbeiter einholen, um für die nächsten Team Events zu lernen

Tipps für ein erfolgreiches Offsite-Meeting

  • Rechtzeitig mit der Planung beginnen
  • Alternativen / Plan B planen
  • Informiert eure Mitarbeiter über die wichtigsten Details, aber verratet nicht zu viel, dass erhöht die Vorfreude und Spannung
  • Eventuell einen Countdown oder ein Rätsel organisieren
  • Versucht nicht es allen Mitarbeitern recht zu machen, das funktioniert nicht
  • Organisiert kein Team Event, das Mitarbeiter bloßstellen könnte bzw. zwingt niemanden dazu etwas zu tun (z.B. beim Karaoke: Wer nicht singen möchte, muss nicht singen)
  • Danksagung an alle Mitarbeiter, das hinterlässt einen bleibenden Eindruck
  • Schafft langfristige Erinnerungswerte, z.B. durch Fotos oder Videos

Hier gibt es die Checkliste Team Event und Offsite Meeting als kostenlosen PDF Download.

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