Abiball planen – Stressfrei zum perfekten Abschluss der Schulzeit!

Die Schule ist ein für alle mal geschafft und das soll so richtig gefeiert werden! Der Abiball ist der krönende Abschluss der Schulzeit und ein einmaliges Erlebnis. Damit dieses auch wirklich unvergesslich wird, ist eine frühzeitige und strukturierte Planung sehr wichtig. Denn gerade die Zeit vor dem Abschlussball kann sehr stressig werden, schließlich müssen auch noch die letzten Prüfungen geschrieben werden. Und Gedanken darüber, was danach kommt, sollte man sich auch schon einmal machen. Damit die Organisation eures Abiballs trotzdem entspannt und geordnet abläuft, haben wir euch einen Zeitplan sowie Tipps zu den einzelnen Organisation-Schritten zusammengestellt. So kann beim Abiball Planen garantiert nichts mehr schief gehen!

Alte Schlossfabrik Solingen
Für einen gelungenen Abiball ist die richtige Planung das A und O. / Bild: Alte Schlossfabrik Solingen

Hier kannst du dir den Zeitplan zur Planung deines Abiballs runterladen. Gerne kannst du die Infografik auch teilen und an Freunde und Bekannte weitergeben, für die sie interessant sein könnte.

Infografik Zeitplan Abiball planen
Mit diesem Zeitplan steht einem gelungenen Abschlussball nichts mehr im Wege!

Weiter geht’s mit Tipps zu den einzelnen Planungschritten!

Wahl Abiballkomitee & Arbeitsgruppen

(Beginn letztes Schuljahr, September)

Zu Beginn des letzten Schuljahres solltet ihr langsam mit der Planung eures Abiballs beginnen. Dazu bietet es sich an, ein Abiball Komitee, das die Organisation des Abschlussballs übernimmt, aufzustellen. Außerdem könnt ihr auch andere Arbeitsgruppen, beispielsweise für die Abizeitung und den Abistreich, bilden. Das Abiballkomitee sollte aus engagierten und motivierten Schülern bestehen, die die Verantwortung für eine gelungene Abifeier übernehmen. Innerhalb des Abiball Komitees bietet es sich an, einen Vorsitzenden zu wählen, der den Überblick über die gesamte Organisation behält. Außerdem sollten die verschiedenen Aufgaben aufgeteilt werden, damit jeder einzelne für einen bestimmten Bereich verantwortlich ist. Zu den einzelnen Aufgabenbereichen gehören beispielsweise die Finanzierung, das Programm, die Dekoration und die Werbung. Die Verantwortlichen für die Teilbereiche sind auch an dem großen Abend selbst für ihren Teilbereich zuständig.

Das Abiball-Komitee ist zwar für die Organisation des Abiballs zuständig und trifft wichtige Entscheidungen, dennoch sollte aber der gesamte Jahrgang miteinbezogen werden. Gerade um eine Entscheidung bezüglich eines Mottos zu fällen, ist es am besten, wenn alle Schüler sich mithilfe einer Umfrage beteiligen können. Außerdem sollte der Jahrgang regelmäßig über alle Planungsschritte informiert werden und Änderungswünsche, Beschwerden und Kritik aller Schüler berücksichtigt werden.
Nun nochmal zusammengefasst, das ist zu tun:

  • Abiball Komitee bilden
  • Vorsitzenden wählen
  • Aufgaben aufteilen (Arbeitsgruppen)
  • gesamten Jahrgang in wichtige Fragen mit einbeziehen
Kreativräume | die wohngemeinschaft
Arbeitsteilung ist beim Abiball Planen sehr hilfreich. / Bild: Kreativräume | die wohngemeinschaft

Anzahl Gäste

(September)

Bevor ihr euch nach einer geeigneten Location umschauen und mit der Budgetplanung beginnen könnt, müsst ihr wissen, wie viele Gäste zu eurem Abiball kommen werden. Selbstverständlich gehören hierzu alle Schüler des Abschlussjahrgangs, die Schulleitung, Lehrer sowie ggf. Sekretäre, der Hausmeister und Ehemalige. Außerdem muss festgelegt werden, wie viele Familienangehörige und Freunde jeder von euch mitbringen darf. Davon hängt maßgeblich ab, in welcher Größenordnung euer Abschlussball abgehalten wird. Um herauszufinden, wie viele Personen jeder mitbringen möchte, könnt ihr zum Beispiel eine Umfrage durchführen. Erfahrungsgemäß bringt jeder Schüler im Schnitt 3-4 Personen mit.

Gebläsehalle Ilselde
Die Gebläsehalle Ilselde eignet sich super für Veranstaltungen mit vielen Gästen: Bis zu 2000 Personen finden hier Platz.

Budget & Finanzierung

(Oktober)

Nachdem das Abiball Komitee gebildet ist, übernimmt im besten Fall die Arbeitsgruppe “Finanzierung” die Planung des Budgets, das für den Abiball zur Verfügung steht. Da das Budget maßgeblich über die Art und Größe des gesamten Abiballs entscheidet, sollte es frühzeitig eingeteilt werden. Es errechnet sich aus den Beiträgen der Schüler, Sponsorengeldern und Refinanzierungs-Aktionen. Hier einige Anregungen für Aktionen, mit denen ihr Geld für euren Abiball sammeln könnt:

  • Verkauf Abizeitung
  • Abiparty organisieren
  • Kuchen & Waffeln verkaufen
  • Sponsorenlauf

Bei den Aktionen werden natürlich alle Schüler des Jahrgangs miteinbezogen. Je mehr Geld ihr durch solche Aktionen sowie Sponsoren ein nehmt, desto günstiger könnt ihr die Abiballkarten verkaufen. Für die Finanzierung des Abiballs bietet es sich an, ein separates Bankkonto zu eröffnen, um den Überblick über alle Transaktionen zu behalten.

BARt Berlin
Ein Kuchenverkauf kann Geld in die Abikasse bringen. // Foto: BARt Berlin

Abimotto & Abilogo

(Oktober)

Das Abimotto und das dazu passende Abilogo sind die wahrscheinlich am meisten diskutierten Themen im Bereich der Abiballplanung. Dabei sollten alle Schüler mit einbezogen werden! Es bietet sich an, zuerst Ideen zu sammeln und dann eine Abstimmung durchzuführen, damit die Mehrheit mit dem Motto zufrieden ist. Hier einige Ideen:

  • WasABI? – Das war (haar-) scharf!
  • TrABI – 12 Jahre lang darauf gewartet
  • RABIts – Wir machen uns vom Acker!
  • KohlrABI – Wir räumen das Feld
  • KABItulation – Wir ziehen ab!
  • ABIlymp – Auch Götter müssen einmal gehen
  • ABIkalypse 20XX – Das Ende naht
  • Abipunktur – jeder Punkt tut weh
  • DAS WARS – Abisode 12
  • How I got my ABI – nach 13 Staffeln abgesetzt
  • IlluminABI – Endlich erleuchtet!
  • KafkABI – Der Process hat ein Ende
  • HABI Potter – Wir verlassen die Kammer des Schreckens
  • LABIrinth – Planlos zum Ziel
  • TirABIsu – Auch die Crème de la Crème muss mal gehen…

In diesem Rahmen könnt ihr euch auch um einen besonderen Dresscode Gedanken machen. Falls ihr noch weitere Inspirationen zum Thema Mottoparty braucht, schaut doch auch mal hier vorbei:
10 Mottoparty Ideen mit Stil
7 elegante Mottoparty Ideen

Bar Ludwig
Die Bar Ludwig in München eignet sich perfekt für Mottos wie HABI Potter oder ABIlymp.

Location & Termin

(November)

Sobald ihr einen Überblick über das verfügbare Budget sowie die Anzahl der Gäste habt und euch für ein Abimotto entschieden habt, ist es an der Zeit, sich über eine passende Location und einen Termin Gedanken zu machen. Bevor ihr einen Termin festlegt, solltet ihr ihn unbedingt mit der Schulleitung absprechen.
Um eine passende Location zu finden, schaut doch mal auf eventsofa vorbei! Sobald ihr eine passende Location und einen Termin gefunden habt, geht es an die weitere Planung. Fragt dazu am besten bei der Location nach, ob Ausstattung wie Bühne, Bar, Stühle, Tische, Garderobe etc. vorhanden ist oder ob diese gestellt werden kann. Wenn nicht, müsst ihr euch noch um externe Dienstleister kümmern. Tipp: Am besten ihr fragt in dem Fall auch bei der Location nach, mit welchen Dienstleistern sie sonst immer arbeiten.

Kuppel in Hamburg
Eine außergewöhnliche Location für euren Abiball: Die Kuppel in Hamburg.

Bühne & Technik

(Dezember)

Für das Programm des Abiballs ist auch eine geeignete Bühne und die erforderliche Technik sehr wichtig. Das kann je nach Abiball Programm beinhalten:

  • Mikrofone
  • Musik
  • Equipment für DJ und Band
  • Licht und Special Effects
  • Beamer und Leinwand
  • Abspielgeräte (Laptop, DVD-Player, Musikanlage, Videogerät etc.)
  • Zubehör (z.B. Lautsprecher, Verstärker, Beschallungsanlage etc.)

Ihr solltet mit eurer Abiball Location absprechen, was vorhanden ist bzw. was gestellt werden kann und was ihr über einen externen Anbieter mieten müsst. Sobald euer Programm für den Abiball steht, überprüft ihr nochmal, ob die benötigte Ausrüstung zur Verfügung steht.

THE ADDRESS Mühlheim
Lightshow im THE ADDRESS Mühlheim.

Rechtliches

(Dezember)

Damit ihr im Nachhinein keine Probleme bekommt, solltet ihr euch auch mit rechtlichen Bestimmungen auseinandersetzen. Dazu könnt ihr euch an das zuständige Ordnungsamt und/oder die Polizei wenden, um herauszufinden, ob und welche Genehmigungen für euren Abiball benötigt werden. Macht euch ebenfalls Gedanken um folgende Aspekte:

  • GEMA-Gebühren
  • Jugendschutzgesetz
  • Gaststättengesetz
  • ggf. Genehmigung
  • Veranstalter-Haftpflichtversicherung
  • Schankerlaubnis
  • Versteuerung der Speisen
  • Sperrzeiten
  • Sicherheitsvorschriften.

(Hierbei handelt es sich nicht um eine Rechtsauskunft, sondern nur um einen Hinweis.)

Programm planen

(Januar)

Früh genug solltet ihr euch auch um das Programm eures Abiballs Gedanken machen. Obligatorisch sind der Empfang, die Rede des Schulleiters, die Übergabe der Zeugnisse sowie die Auszeichnung besonderer Leistungen. Weitere Programmpunkte können sein:

  • Schülerrede
  • Schulband
  • Sketche / Theaterstück
  • Tänze
  • Abifilm zeigen
  • Dia-Show mit Bildern von Abistreich etc.
  • Zuschauer-Spiele

Wenn ihr einen Überblick über alle Programmpunkte habt, solltet ihr einen Ablaufplan erstellen und ihn allen Beteiligten des Programms zukommen lassen. In diesem Rahmen solltet ihr euch auch überlegen, ob ihr einen DJ für die anschließende Abi Party organisiert.

Al-Hami Münsterfeldhalle
Stilvoller Empfang in der Al-Hami Münsterfeldhalle in Fulda.

Servicepersonal & Security

(Februar)

Erkundigt euch zuerst bei der Location, ob Servicepersonal gestellt wird oder ihr euch selbst darum kümmern müsst/dürft. Auf einem Abiball werden viele helfende Hände gebraucht:

  • Einlass
  • Security
  • Barkeeper
  • Kellner
  • Garderobe
  • Wertmarkenverkauf
  • Auf- & Abbau
  • Reinigung

Am günstigen ist es natürlich, freiwillige Helfer zu finden. Familie und Freunde bieten sich dazu jedoch nicht so gut an, da sie den Abend gemeinsam mit den Abiturienten genießen wollen. An vielen Schulen ist es ein Brauch, dass die Jahrgangsstufe unter dem aktuellen Abschlussjahrgang im Service aushilft. Legt auch immer eine Person fest, die für einen bestimmten Bereich wie zum Beispiel die Bar zuständig ist und den Überblick behält. Erstellt außerdem einen Schichtplan, sodass keine Aufgabe vergessen wird und die Einteilung der Arbeitszeiten klar ist.

Die Villa in Kiel
Ansprechende Bar in der Villa in Kiel.

Eintrittskarten/Einladungen & Abendkasse

(Februar/März)

Der Termin des Abiballs sollte frühzeitig kommuniziert werden, damit die Gäste sich diesen Tag freihalten können. Die Eintrittskarten bzw. Einladungen könnt ihr dann etwas später, etwa 3-4 Monate vor dem Abschlussball, versenden bzw. ausgeben. Sie sollten alle relevanten Informationen wie Datum, Uhrzeit, Dresscode und ggf. schon ein Hinweis auf Catering und Programm enthalten.
Ist neben dem “offiziellen” Teil mit Familie und Freunden auch noch ein “inoffizieller” Teil, also eine anschließende Abiparty geplant, macht dafür auch schon frühzeitig genug Werbung. Tickets dafür könnt ihr auch schon im Vorfeld verkaufen oder an einer Abendkasse zur Verfügung stellen.

Gebläsehalle Ilsede
Auch die ‘inoffizielle’ Abiparty will geplant sein. / Foto: Gebläsehalle Ilsede

Fotograf

(März)

Ein so einmaliges Erlebnis wie der Abschlussball sollte unbedingt festgehalten werden! Dazu bietet es sich an, einen Fotografen zu engagieren. Vielleicht kennt auch jemand aus dem Abschlussjahrgang einen Fotografen, der euch ein Angebot zu besonderen Konditionen macht? Dies kann auch beispielsweise ein fotografie-interessierter Schüler oder Student sein. Sprecht vorher ab, ob beispielsweise gleich beim Eingang Fotos von allen Schülern geschossen werden oder ob der Verlauf des Abends möglichst ungestellt festgehalten werden soll.

Bauwerk Köln
Ein so einmaliges Erlebnis wie der Abiball sollte festgehalten werden! / Bild: Bauwerk Köln

Sitzordnung

(März)

Die Sitzordnung hängt stark von der Anzahl der Gäste ab. Verschiedene Bestuhlungsformen und ihre jeweiligen Vorteile findet ihr hier. Am besten ihr erstellt einen Sitzplan, auf dem die Schüler selbst eintragen können, wo sie mit ihrer Familie sitzen möchten. So entsteht am Tag des Abiballs kein Durcheinander und jeder sitzt an einem Platz mit Leuten, bei denen er sich wohlfühlt. Für Schulleitung und Lehrer bietet es sich an, einen eigenen Tisch bereitzustellen.

Central Location Leipzig
Festliche Dekoration & Galabestuhlung in der Central Location Leipzig.

Essen & Getränke (Catering)

(März/April)

Wie fast alles ist auch das Essen und die Getränke bei eurem Abschlussball maßgeblich von eurem Budget abhängig. Erkundigt euch bei eurer Location, ob ein hauseigenes Catering bzw. ein Kontakt zu einem Cateringservice besteht. Außerdem könnt ihr bei einem Buffet auch super Geld einsparen, wenn ihr euch beispielsweise um Salate, kalte Speisen, Kuchen oder Nachtisch selbst kümmert (also jede Familie einen kleinen Beitrag dazu leistet) und nur die warmen Speisen sowie die Getränke einem Cateringservice überlässt. Vergesst dabei nicht die Getränke für die anschließende Abiparty!

Festhalle Baumhain
Ansprechendes Catering in der Festhalle Baumhain im Luisenpark Mannheim.

Werbung

(April/Mai)

Plant ihr auch eine Abiparty, die für alle offen ist, müsst ihr früh genug Werbung dafür machen, um viele Gäste anzulocken. Denn je mehr Gäste kommen, desto mehr nehmt ihr durch Eintritt und Getränke ein. Dazu könnt ihr beispielsweise Plakate und Flyer drucken lassen. Erstellt am besten auch eine Veranstaltung auf Facebook und ladet alle eure Freunde ein!

Dekoration

(Mai)

Die Dekoration der Location sollte auf das Abimotto ausgerichtet sein, damit euer Abiball etwas ganz Besonderes wird! Hierbei könnt ihr eurer Kreativität freien Lauf lassen. Von bunten Luftballons über eine elegante Tischdeko und Plakaten mit dem Abi Motto bis hin zu einem kreativen Bühnenbild ist alles möglich.

Penthouse ElbPanorama
Abiball Deko: Blumendeko im Penthouse Elb-Panorama Hamburg.

Outfit & Frisur

(Juni)

Ganz zum Schluss müsst ihr euch nur noch um euch selbst kümmern: Das passende Outfit und eine schicke Frisur müssen her. Falls ihr an dem Tag des Abiballs dazu noch zum Friseur gehen wollt, solltet ihr frühzeitig einen Termin vereinbaren. Und dann könnt ihr euren großen Tag in vollen Zügen genießen!

Nocht nicht genug vom Abiball Planen?

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Wir hoffen wir konnten euch mit ein paar Tipps und Tricks zur Organisation von Abibällen weiterhelfen und wünschen euch ganz viel Spaß beim Abiball Planen!

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